Приведем случай из судебной практики. Компания «Фаворит» привлекала самозанятых для выполнения определенных работ. Однако Федеральная налоговая служба посчитала такое сотрудничество умышленным уходом от налогообложения. ФНС переквалифицировала гражданско-правовые договоры в трудовые, доначислила 3,2 млн ₽ страховых взносов и 500 000 ₽ пени. Компания не согласилась с выводами инспекции и подала в суд, однако тот встал на сторону налоговиков. Разберем, что делать руководителю в подобной ситуации.
Выпустить приказ о признании трудовых отношений
В нем нужно зафиксировать дату, с которой отношения с самозанятым считаются трудовыми. Обычно это дата фактического начала работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ).
Например, 1 декабря 2024 года руководитель подписал договор ГПХ с самозанятым, который стал исполнять обязанности курьера. В мае 2025 года ФНС переквалифицировала взаимоотношения заказчика и исполнителя в трудовые. В такой ситуации курьера оформляют в штат задним числом — с 1.12.2024 года.
Приказ составляют в свободной форме, но следует указать в нем суть документа: оформить трудовой договор, ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, подать необходимые отчеты.
Заключить трудовой договор с работником
Если самозанятого признали сотрудником, то с ним нужно подписать трудовой договор — также задним числом с момента выявления трудовых отношений.
Теперь «заказчик» переквалифицируется в «работодателя», и на него ложатся новые обязанности: вести кадровый учет, предоставлять работнику социальные гарантии и сдавать за него отчеты в контролирующие органы.
Кадровый учет
Если размер зарплаты совпадает с суммой вознаграждения по гражданско-правовому договору, трудовой договор с бывшим исполнителем можно не заключать. Но если зарплата и гонорар различаются, рекомендуем заключить новое соглашение.
Кроме этого, на нового сотрудника нужно оформить личную карточку, включить в штатное расписание и в график отпусков, а также подписать согласие на обработку персональных данных. Оформлять заявление о приеме на работу необязательно.
В трудовой книжке — бумажной или электронной — датой приема на работу указывают день заключения договора ГПХ, а саму запись фиксируют текущей датой. В основании следует указать приказ о признании отношений трудовыми: по решению суда, Федеральной налоговой службы или Государственной инспекции труда.
Социальные гарантии
Поскольку самозанятый становится штатным сотрудником, на него распространяются социальные гарантии: оплачиваемые отпуск и больничный лист, компенсация за использование личного имущества, оплата командировок и прочее.
У нового сотрудника появляются и обязанности. Теперь он должен подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. Его можно уволить за прогул в случае неявки на работу, а если он постоянно опоздает — наказать за нарушение дисциплины. Подробнее о том, какие меры можно применить к недобросовестному работнику, мы рассказывали в этой статье.
Кадровые отчеты
Самозанятых не включают в кадровые отчеты — ЕФС-1 и персонифицированные сведения. Поэтому после переквалификации отношений нужно предоставить эти отчеты за все периоды со дня заключения с новым сотрудником трудового договора. За неполные данные в персонифицированных сведениях компании грозит штраф — 200 ₽ за каждый отчет, неважно, сколько лиц в нем отражено.
Если бывший самозанятый — пенсионер, то Социальный фонд России может потребовать возврата доплаты к пенсии, которую СФР перечислял пенсионеру. Возместить убытки фонду обязан именно работодатель, а не сотрудник.
Также нужно скорректировать ранее сданные отчеты — РСВ, 6-НДФЛ и раздел 2 ЕФС-1 — и подать их заново. Если суд вынес решение, что новому сотруднику полагается зарплата, ее тоже нужно включить в уточненные сведения.
Доплатить налоги и взносы
Работодателю придется доначислить страховые взносы и подоходный налог со всей суммы вознаграждения, перечисленной самозанятому.
Поскольку теперь работодатель становится налоговым агентом, он обязан вовремя удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Если он этого не делал, то обязан выплатить неудержанный налог из собственных средств. Это так называемая правовосстановительная мера, которая обеспечивает восполнение недоимки в бюджет из-за неправомерных действий налогового агента.
Пример:
Компания платила самозанятому курьеру по 50 000 ₽ в месяц. За год он получил 600 000 ₽.
ФНС переквалифицировала отношения с курьером в трудовые. Рассчитаем суммы налогов и взносов, которые работодателю нужно перечислить в бюджет:
— 600 000 × 13% = 78 000 ₽ — размер НДФЛ;
— 600 000 × 30% = 180 000 ₽ — страховые взносы за работника;
— 78 000 + 180 000 = 258 000 ₽ — компания должна уплатить в бюджет без учета пени и штрафов.
Как снизить риски при работе с самозанятыми
Проверяйте наличие статуса самозанятого. Если исполнитель утратил этот статус, платить налоги с гонорара придется налоговому агенту, то есть, заказчику. Даже если вы не знали об утере статуса, налоговая ответственность может лечь на вас.
Сформулируйте конкретную задачу. В договоре и актах нужно четко указывать перечень работ и услуг, которые обязуется выполнить исполнитель. Это поможет подтвердить, что между вами — не трудовые, а гражданско-правовые отношения.
Оплачивайте только конкретный результат. Каждая выплата должна быть связана с выполнением определенного задания.
Всегда требуйте чек. Самозанятый должен выдавать его после оплаты, желательно сразу, но не позднее 9 числа следующего месяца. Чек — это подтверждение, что исполнитель платит налог сам.
О том, как компаниям работать с самозанятыми и не нарушить закон, можно почитать в этой статье.
Ваша компания сотрудничает с самозанятыми? Возникли вопросы? Задайте их правовой поддержке для бизнеса от Ак Барс Банка: наш сервис работает онлайн круглосуточно, консультирует по всем отраслям права, а обойдется вам дешевле штатного юриста.
Вам могут быть интересны эти статьи: