Процедура начисления отпускных требует соблюдения определенных норм, установленных законом. Как сотрудник, так и работодатель должны учитывать эти требования. В этой статье, мы подробно расскажем о правилах и особенностях расчета отпускных в 2025 году.
Зачем нужен график отпусков
Ежегодный оплачиваемый отдых полагается сотрудникам в соответствии с утвержденным графиком отпусков. Данный локальный нормативный акт является обязательным для исполнения всеми работодателями, за исключением индивидуальных предпринимателей. Организации должны утвердить его не позднее, чем за две недели до завершения 2024 года. Утверждение графика оформляется приказом руководителя.
Сотрудники должны быть ознакомлены с утвержденным графиком отпусков. Законодательство не устанавливает конкретную форму ознакомления, поэтому работодатель вправе самостоятельно определить наиболее удобный способ. К примеру, можно вести специальный журнал, в котором сотрудники будут ставить свою подпись, подтверждая факт ознакомления.
Нередко компании формально подходят к составлению графика отпусков, исключительно с целью избежать штрафных санкций со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ). Однако, наличие графика и оперативное внесение в него изменений значительно упрощает решение вопросов, связанных с отпусками, для обеих сторон трудовых отношений. Помимо этого, график отпусков способствует более эффективной организации деятельности предприятия.
В Письме Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1 акцентируется внимание на том, что в график отпусков должны быть включены все сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с организацией на момент его утверждения, включая тех, с кем трудовой договор будет расторгнут в течение текущего рабочего года.
Включение определенных категорий сотрудников в график отпусков может вызывать вопросы:
- Внешние совместители
Вопрос о необходимости включения внешних совместителей в график отпусков является спорным. Некоторые эксперты полагают, что это необходимо, несмотря на то, что статья 286 Трудового кодекса РФ предусматривает предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков внешним совместителям одновременно с отпуском по основному месту работы. При этом статья 123 Трудового кодекса РФ не уточняет, каких именно работников необходимо включать в график отпусков.
- Мобилизованные сотрудники
В Письме Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1 делается отсылка к статье 351.7 Трудового кодекса РФ. Согласно данной статье, в случае призыва сотрудника на военную службу по мобилизации, действие трудового договора приостанавливается на период прохождения им службы. В течение этого периода работодатель и мобилизованный сотрудник временно освобождаются от исполнения прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и другими нормативными актами. Следовательно, мобилизованных сотрудников не требуется включать в график отпусков.
Вопросы, касающиеся порядка предоставления отпусков, регулируются Трудовым кодексом РФ, однако на практике часто возникают спорные ситуации. Разъяснения по этим вопросам можно найти в письмах, выпускаемых Рострудом. Кроме того, полезным источником информации является судебная практика по трудовым спорам.
Когда работник получает право на отпуск
Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ, сотрудник получает право на использование отпуска за первый год работы по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. До истечения указанного срока отпуск может быть предоставлен по соглашению между работником и работодателем.
Вместе с тем, для определенных категорий работников предусмотрена возможность получения оплачиваемого отпуска до истечения шестимесячного срока по их заявлению. К ним относятся беременные женщины (перед или сразу после отпуска по беременности и родам), сотрудники, не достигшие 18-летнего возраста, а также усыновители детей в возрасте до трех месяцев.
Отпуск за последующие годы работы предоставляется в любое время в течение рабочего года в соответствии с утвержденным графиком отпусков.
Основной оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней.
Для некоторых категорий сотрудников отпуск рассчитывается в рабочих днях, например, для тех, кто работает по срочному трудовому договору или занят на сезонных работах.
В соответствии со статьей 291 Трудового кодекса РФ, сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляется оплачиваемый отпуск из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы. Аналогичным образом, сезонным работникам отпуск предоставляется из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы (например, за три месяца работы полагается шесть рабочих дней отпуска).
Некоторые работники имеют право на отпуск в удобное для них время.
В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан проинформировать сотрудника о предстоящем начале его отпуска, получив от него письменное подтверждение, не позднее, чем за две недели до первого дня отпуска. Однако, некоторые категории работников обладают правом выбора наиболее удобного для них времени использования ежегодного оплачиваемого отпуска.
Например, супругу полагается отпуск в период декретного отпуска его жены, вне зависимости от его трудового стажа у текущего работодателя.
Право определять время своего отпуска предоставляется следующим категориям сотрудников:
- Работники, не достигшие совершеннолетия (18 лет).
- Беременные женщины (непосредственно перед отпуском по беременности и родам, на основании медицинского заключения или листа нетрудоспособности).
- Женщины, вернувшиеся из отпуска по уходу за ребенком.
- Матери, воспитывающие двух и более детей, не достигших 12-летнего возраста (на основании свидетельств о рождении детей).
- Сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев, в период усыновления (на основании судебного решения об усыновлении).
- Отцы-одиночки, воспитывающие двух и более детей в возрасте до 12 лет.
- Совместители (на основании справки с основного места работы, устанавливающей очередность предоставления основного оплачиваемого отпуска).
Федеральным законом № 360-ФЗ, вступившим в силу 11 октября 2018 года, Трудовой кодекс был дополнен статьей 262.2, которая наделяет работников, имеющих трех и более детей, не достигших 14 лет, приоритетным правом выбора времени отпуска. Эти работники могут воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском в удобное для них время по их желанию.
Однако, наличие статуса многодетного родителя не предоставляет права на отпуск в любой момент, особенно если сотрудник не отработал положенные шесть месяцев. Письмо Минтруда № 14-2/ООГ-9211 от 20 ноября 2018 года подчеркивает, что наряду с Федеральным законом № 360-ФЗ продолжает действовать статья 122 ТК РФ, устанавливающая, что право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Соответственно, многодетные родители не имеют дополнительных преимуществ в получении отпуска до истечения этого срока, если иное не оговорено соглашением между сторонами.
Помимо стандартного ежегодного отпуска, существуют также удлиненные и дополнительные оплачиваемые отпуска.
Согласно постановлению Правительства № 949 от 12 августа 1994 года, научные организации, финансируемые из федерального бюджета, имеют право устанавливать для научных сотрудников с ученой степенью доктора наук ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью 48 рабочих дней, а для кандидатов наук – 36 рабочих дней.
Статья 334 Трудового кодекса РФ гарантирует педагогическим работникам право на удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
В отличие от удлиненного отпуска, дополнительный отпуск служит дополнением к основному.
Право на него имеют категории лиц, перечисленные в статье 116 ТК РФ, а именно:
- работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
- лица, выполняющие работу особого характера;
- работники с ненормированным рабочим днем;
- работники, занятые в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Порядок и условия предоставления дополнительных отпусков регулируются коллективными договорами или локальными нормативными актами, действующими в организации.
Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются.
Согласно статье 120 Трудового кодекса Российской Федерации, праздничные нерабочие дни, совпадающие с периодом ежегодного оплачиваемого отпуска (основного или дополнительного), не включаются в общее число календарных дней отпуска.
Часто практикуется перенос праздничных дат, если они выпадают на выходные. Как в этом случае производится расчет отпускных дней? Важно помнить, что из периода отпуска исключаются только те праздничные дни, которые четко определены в статье 112 ТК РФ. Этот список является исчерпывающим и не подлежит расширению.
Не все периоды трудовой деятельности учитываются при определении права на ежегодный оплачиваемый отпуск. В частности, в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительных на то причин, а также время, проведенное в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста, установленного законом.
Статья 121 ТК РФ содержит пояснение для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда: в их стаж, дающий право на дополнительный оплачиваемый отпуск, включается только то время, которое фактически было отработано в соответствующих условиях.
Неиспользованные отпуска не теряют своей силы.
Если организация в течение нескольких лет не предоставляла сотрудникам положенные отпуска, это указывает на систематическое нарушение трудового законодательства со стороны работодателя. При расторжении трудового договора с такими сотрудниками работодатель обязан выплатить им денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (статья 127 ТК РФ).
Письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6 также подтверждает, что право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков сохраняется: неиспользованные ежегодные отпуска за прошлые периоды работы могут быть предоставлены либо в соответствии с графиком отпусков на текущий календарный год, либо по взаимной договоренности между сотрудником и работодателем.
Постановление Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 № 38-П также подтверждает, что неиспользованные отпуска не аннулируются. Суд постановил, что при увольнении работодатель обязан выплатить сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска, накопленные за время работы.
В судебной практике часто используется Конвенция МОТ № 132, которая устанавливает, что неиспользованный остаток отпуска должен быть использован не позднее чем через 18 месяцев после окончания года, за который он был предоставлен. Однако Конституционный Суд не рассматривает этот срок как строго обязательный и не применяет 18-месячный лимит к уволенным работникам. Таким образом, даже если прошло 5 лет с момента, когда сотрудник в последний раз использовал отпуск, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за весь период неиспользования при увольнении.
Расчет отпускных в 2025 году
Для определения размера отпускных выплат необходимо опираться на установленный порядок расчета среднего заработка. В соответствии с трудовым законодательством (ст. 139 ТК РФ), расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Каждый календарный месяц включает период с первого по последнее число (30-е или 31-е, в феврале – 28-е или 29-е).
Например, если сотрудник планирует отпуск в июне 2025 года, то для расчета будут учитываться доходы за период с 1 июня 2024 года по 31 мая 2025 года.
В коллективном договоре или ином локальном акте организации может быть установлен другой период для расчета, но он не должен ухудшать положение работников по сравнению с расчетом за стандартные 12 месяцев.
Размер отпускных напрямую зависит от заработка сотрудника и количества фактически отработанных им дней.
Расчет отпускных производится по следующей формуле:
Отпускные = Средний дневной заработок * Количество дней отпуска
Детальный порядок расчета среднего заработка регламентирован Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. В расчет включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, применяемой у работодателя и зафиксированные в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных нормативных актах, в том числе различные надбавки, доплаты и премии.
Постановление № 922 также регулирует нестандартные ситуации, возникающие при расчете отпускных. Например, если у сотрудника отсутствовал заработок в течение последних 12 месяцев, для расчета можно использовать более ранний период, предшествующий этим 12 месяцам. Это актуально, например, для сотрудниц, выходящих из декретного отпуска и планирующих очередной отпуск.
При расчете среднего заработка используется среднемесячное число календарных дней, равное 29,3. Это значение применяется для месяцев, отработанных полностью. Если месяц отработан не полностью, то среднемесячное число календарных дней рассчитывается пропорционально отработанному времени по формуле:
Среднемесячное число календарных дней = (Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время * 29,3) / Количество календарных дней в месяце
При расчете среднего заработка необходимо исключить определенные периоды и начисленные за них суммы, указанные в п. 5 Постановления № 922:
- Периоды, когда за работником сохранялся средний заработок (за исключением перерывов для кормления ребенка).
- Периоды получения пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам.
- Периоды простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника.
- Периоды участия в забастовке, когда работник не имел возможности выполнять свою работу.
- Периоды предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
- Другие случаи освобождения работника от работы с сохранением или без сохранения заработной платы в соответствии с законодательством.
Формула для расчета среднего дневного заработка
Формула расчета среднего дневного заработка выглядит следующим образом:
Средний дневной заработок = Доходы за расчетный период / (Количество полных месяцев * Среднемесячное число календарных дней (29,3))
При выплате отпускных необходимо удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Выплата отпускных должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
Индексация отпускных
Если в расчетном периоде происходило повышение заработной платы, необходимо произвести индексацию отпускных. Процедура пересчета определяется пунктом 16 Постановления Правительства РФ № 922 и напрямую связана с тем, в какой момент были повышены оклады или тарифные ставки. Индексации подлежат все выплаты, учитываемые при вычислении среднего заработка, начисленные в месяцы расчетного периода, предшествующие увеличению.
В разъяснениях Минтруда, представленных в Письме от 12.05.2016 № 14-1/B-447, уточняется, что в расчет необходимо включать размеры выплат (тарифные ставки, должностные оклады), зафиксированные в месяце их последнего повышения, и сопоставлять их с тарифными ставками (окладами), действующими в каждом месяце расчетного периода.
Приведем пример.
Работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 по 28 февраля. В прошлом году его оклад составлял 29 000 рублей, а с января текущего года он был увеличен до 31 000 рублей. За все дни расчетного периода им была произведена полная отработка.
Расчетный период: с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года.
Определяем коэффициент индексации: 31 000 руб. / 29 000 руб. = 1,0689655
Коэффициент индексации применяется к заработной плате, начисленной в период с февраля по декабрь предыдущего года (11 месяцев).
Общая сумма выплат за расчетный период: (29 000 руб. * 1,0689655 * 11 мес.) + (31 000 руб.) = 371 999,99 руб.
Среднедневной заработок: 371 999,99 руб. / (12 мес. * 29,3) = 1 058,02 руб.
Размер отпускных: 1 058,02 руб. * 28 дней = 29 624,57 руб.
Важно помнить, что индексация проводится только в ситуациях, когда повышение окладов затрагивает всех сотрудников организации, ее структурного подразделения или отдела. Индивидуальное увеличение оклада не служит основанием для пересчета отпускных.
При проведении всеобщей индексации заработной платы средний заработок каждого сотрудника за расчетный период подвергается индексации:
- На коэффициент увеличения его оклада (тарифной ставки).
- На общий коэффициент повышения.
В соответствии с пунктом 16 Постановления № 922, премии, установленные в диапазоне или в фиксированной сумме, а также компенсационные выплаты и надбавки не подлежат корректировке.
Начисление отпускных с учетом больничных в расчетном периоде
Рассмотрим ситуацию, когда работник уходит в отпуск с 1 по 28 июля, его ежемесячный оклад составляет 20 000 руб., а в период с 16 по 22 мая он находился на больничном и получил за отработанные дни 16 500 руб.
Расчетный период: с 1 июля предыдущего года по 30 июня текущего года.
В расчет включаются 11 полностью отработанных месяцев (по 20 000 руб.) и выплаты за фактически отработанное время в мае (16 500 руб.).
Сумма выплат за расчетный период: (20 000 руб. * 11 мес.) + 16 500 руб. = 236 500 руб.
Определяем количество дней, учитываемых при расчете. В полностью отработанных месяцах используется среднемесячное число календарных дней (29,3). Количество дней, которые включаются в расчет, но были отработаны не полностью, определяется пропорционально: (29,3 / 31 * 24) + (11 * 29,3) = 22,68 + 322,3 = 344,98
Средний дневной заработок: 236 500 руб. / 344,98 = 685,55 руб.
Сумма отпускных: 685,55 руб. * 28 дней = 19 195,32 руб.
Нестандартные ситуации, связанные с оформлением отпуска в 2025 году
Теперь давайте разберем случаи, когда отпуск оформляется для недавно принятого сотрудника, не включенного в предварительный план, или когда требуется всего один день отдыха, и другие нестандартные ситуации.
Отпуск новичку, которого нет в графике отпусков
Вновь принятый сотрудник получает возможность уйти в отпуск после шести месяцев работы в организации. Как правило, порядок предоставления отпусков определяется графиком. Однако, часто бывает, что новые сотрудники в этих графиках не фигурируют. Выходом из ситуации может стать внесение корректировок в график отпусков, когда возникает потребность в отпуске для нового сотрудника.
Однодневный отпуск
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 125), допускается разделение отпуска на части, при этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни могут быть использованы работником по своему усмотрению, включая оформление однодневных отпусков.
Такой отпуск может быть как запланированным, так и согласованным между сотрудником и работодателем, например, при изменении дат отпуска. Процедура оформления однодневного отпуска аналогична стандартной, включая выплату отпускных не позже чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Отпуск после больничного
Если работник заболел и не намерен переносить свой отпуск, то его продолжительность автоматически увеличивается на количество дней болезни, совпавших с периодом отпуска (ст. 124 ТК РФ). В случае принятия решения о переносе отпуска, новая дата согласовывается с работодателем, и в график отпусков вносятся соответствующие поправки. Если заболевание наступило после уведомления об отпуске или получения отпускных, отпуск автоматически продлевается на период болезни.