Введение
Совещание руководителя с управленческим составом является не только важным инструментом контроля работы руководителей структурных подразделений, но и действенным методом планирования и организации деятельности всей компании. Кроме того, совещание служит своего рода платформой для получения обратной связи от сотрудников компании, что важно не только для мотивации персонала, но и его развития.
Другое дело, что иногда сотрудники и руководители подразделений обращают внимание на неэффективность или бесполезность подобных мероприятий: "совещание ради совещания", "пустая трата времени" и т.п.
Указанная проблема свидетельствует о том, что данный бизнес-процесс должным образом в компании не выстроен и потому не работает.
В сегодняшней статье я дам вам практическую инструкцию (ключевые шаги), которая позволит руководителю компании проводить совещания с управленческим составом со 100% эффективностью.
Почему я в этом так уверен?!
Я не просто написал несколько статей (есть также вебинар для руководителей) на тему проведения совещаний, но и сам многократно и регулярно проводил подобные встречи с линейным руководителями в формате "10+".
Эта инструкция на практике показала отличные результаты, она работает! Но работает она только тогда, когда руководитель желает развиваться, понимает важность применения работающих инструментов управления и прилагает усилия для улучшения бизнес-процессов (систем управления) компании, а также собрал вокруг себя компетентную команду управленцев.
Ключевые шаги к проведению эффективных совещаний
Перейдём к ключевым шагам и важным деталям, которые необходимо предусмотреть при подготовке к совещаниям, а также во время их проведения.
Итак, для проведения 💯 эффективных совещаний необходимо:
🔴 Правильно определить состав участников совещания.
Детали: приглашать только заместителей или ещё и руководителей структурных подразделений; возможно, нужно пригласить специалистов, которые возглавляют направление или проект, но формально не являются руководителями; какое комфортное количество участников - 10-15 человек или меньше/больше.
🔴 Выбрать удобное время и периодичность совещания.
Детали: еженедельно или ежемесячно; в первый рабочий день (понедельник) или иной день (до середины недели); утром или вечером.
🔴 Определить строгие временные рамки или ограничение длительности совещания.
Детали: 30 - 60 - 90 минут; до обсуждения всех вопросов, но не более 1.5 - 2 часов.
🔴 Предусмотреть резервное время для проведения совещания.
Детали: в начале или середине недели; утром или вечером.
🔴 Внедрить в компании еженедельные планы и отчёты руководителей структурных подразделений.
Детали: необходимо разработанное положение о внедрении планов и отчетов или описание бизнес-процесса; руководитель компании изучает отчёты и планы до совещания и формирует список вопросов к совещанию; подготовка к совещанию осуществляется руководителем в конце отчётной недели или непосредственно в день совещания.
🔴 Определить формат проведения совещания.
Детали: обсуждение вопросов руководителя компании к участникам или доклады руководителей подразделений; есть ли последовательность выступлений, какова структура совещания: сначала вопросы директора, потом вопросы от руководителей подразделений; сначала итоги, а потом новые задачи; какие темы и вопросы можно поднимать участникам, и т. п.
🔴 Исключить отмены совещаний.
Детали: совещания не отменяются, а только переносятся (в исключительных случаях) на резервное время.
🔴 Создать работающую систему оповещения участников совещания.
Детали: закрепить ответственное лицо, определить поводы (перенос совещания, новый протокол и др.) и каналы оповещения.
🔴 Организовать процесс протоколирования совещаний.
Детали: определить исполнителя и регламентировать процесс (сроки подготовки, механизм ознакомления и т. п.); на совещании фиксировать все поручения и по каждому поручению контролировать установление ответственного лица и срока исполнения.
🔴 Определить правила посещения и поведения на совещании.
Детали: можно ли использовать телефон, нужна ли замена (ио) в случае отсутствия руководителя подразделения, какие вопросы и темы можно поднимать, дресс-код и т. п.
🔴 Рассматривать и обсуждать ранее утверждённый протокол на предмет невыполненных, несвоевременно выполненных и/или некачественно выполненных поручений и задач.
Детали: отсутствие данных вопросов в повестке совещания или мер реагирования увеливает количество неисполненных или ненадлежаще исполненных поручений.
🔴 Учесть в kpi руководителей структурных подразделений премирование / депремирование за выполнение / невыполнение протокольных поручений.
Детали: у всех руководителей подразделений один из показателей kpi должен быть "исполнение протокольных поручений", иначе больше рисков неисполнения.
🔴 Предусмотреть дисциплинарные взыскания за систематические опоздания или неявки на совещания руководителей подразделений.
Детали: скрытый или открытый саботаж, нарушение дисциплины способны сломать любую систему работы компании; руководителю необходимо определить "красные линии" для наказания и даже увольнения соответствующих сотрудников, а также заранее предупредить о них участников совещания.
🔴 Описать бизнес-процессы "Проведение совещаний" (для руководителя компании) / "Участие в совещаниях" (для руководителей структурных подразделений), которые должны содержать вышеописанные ключевые шаги.
Выполнение этих простых шагов сделает совещания эффективными - проверено!
Заключение
Итак, мы рассмотрели ключевые шаги, которые необходимо выполнить руководителю компании на пути к проведению эффективных совещаний со своим управленческим составом. По каждому шагу привёдены также различные детали, которые руководитель компании должен выбрать сам, исходя из особенностей компании и своих методов управления.
В одной из будущих статей я планирую разобрать с вами вопрос важности правильного выбора периодичности совещаний.
Рекомендую подборку статей:
Подпишитесь на мой канал и читайте больше управленческих статей!
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#компания#управление
#планирование#контроль
#совещание#план#отчет#протокол
#руководитель#подразделение
#система#процесс#эффективность
#продуктивность#мотивация
#организация#координация
#задача#поручение#работа#8