Аудит мероприятия — аналитика, необходимая для оценки его эффективности. Другими словами, важно понимать — что сработало, а что нет. Без этой информации есть риск снова сделать те же ошибки.
Мероприятия — это объемный комплекс, который включает в себя участников, техническую часть, спонсоров, логистику и др.
И аудит решает следующие задачи:
- найти слабые места в планировании и реализации;
- проанализировать отзывы гостей;
- оценить рентабельность спонсорских инвестиций;
- учесть все слабые места и сделать следующее мероприятие лучше.
Основные элементы оценки
Мы выделяем пять наиболее эффективных:
1. Отзывы и впечатления посетителей.
2. Финансовые показатели.
3. Скорость и качество логистики и прочей "операционки".
4. Рентабельность спонсорства и поставщиков.
5. Работа технической части.
Отзывы и впечатления посетителей
Основная часть аудита любого мероприятия. Собирайте отзывы во время мероприятия — посредством опросов, формирования фокус-групп и других инструментов. Важно делать это в течение всего вечера — в начале, середине и конце. Такой "срез мнений" покажет наглядную картину — что получилось хорошо, а что можно сделать еще лучше. Пусть гости расскажут об атмосфере, поделятся мнением о технической части и дадут совет — что они сделали бы иначе.
Примерный список вопросов, которые можно задать:
- Оправдало ли мероприятие ваши ожидания?
- Приняли участие в нетворкинге?
- Что понравилось и не понравилось больше всего?
- Что мы можем сделать еще лучше?
- С каким настроением покидаете мероприятие?
- Придете еще?
Финансовые показатели
Критически важным компонентом аудита событий является подробный обзор финансовых показателей. Помимо балансировки расходов и доходов, аудит событий помогает определить, были ли ваши финансовые ресурсы распределены эффективно и были ли полностью изучены возможности для повышения прибыли. И основной вопрос — можно ли увеличить ее в следующий раз?
- Обязательно сравните суммы из бюджета с фактическими затратами. Если были непредвиденные расходы, то почему это произошло? Можно ли было их избежать?
- Оцените источники прибыли. Это и продажа билетов, и доступ к эксклюзивному контенту, и все то, то приносит вам деньги. Все ли финансовые каналы отработали на 100% или есть упущенная выгода?
- Эффективность затрат. Не было ли перекосов между статьями расходов? Если да, не повлияло ли это на получение общей прибыли?
- Доходы. Была ли прибыль или вышли "в ноль"? Некоторые компании проводят мероприятия для продвижения бренда, а не получения прибыли. Но достижения финансовых целей все равно важно оценить.
Логистика
Логистика — это успех любого события. Здесь важно оценить каждый этап, от начала до завершения. Аналитика позволит выявить слабые места, задержки и другие негативные моменты, которые изменили план мероприятия.
- Были ли очереди гостей при регистрации? Технические сложности?
- Нарушался ли тайминг?
- Как отработал кейтеринг?
- Гости чувствовали себя в комфорте и безопасности? Если нет, то почему?
Спонсорство и привлечение поставщиков
Эффективное взаимодействие со спонсорами и поставщиками — залог успешного проведения мероприятий и получения ожидаемого дохода. В идеале предложения спонсоров должны быть понятны посетителям, а сотрудничество с ними — комфортным и результативным. Проанализируйте впечатления обеих сторон, чтобы понять, что можно улучшить. Хорошо, если их общение продолжилось и после завершения события. Здесь же можно оценить количество и качество генерации лидов.
Работа технической части
Здесь нужно оценить работу оборудования и сотрудников в режиме онлайн и офлайн. Все ли работало четко и бесперебойно? Возникали ли сложности на каком-то этапе? Техническое оснащение — это фундамент мероприятия. Поэтому важно, чтобы гости были окружены комфортом и вниманием.
А что если не делать аудит
К сожалению, идеальных мероприятий, проведенных без накладок, не существует. И отказ от работы над ошибками — это сознательное согласие с тем, что следующее событие будет проведено на еще более низком уровне. И если в планах рост и развитие, то без аналитики ни расти, ни развиваться просто не получится. Ни один организатор не сможет посмотреть на мероприятие глазами посетителя. Поэтому необходимо сделать хотя бы поверхностный анализ проведенного события. Только такой подход поможет сделать работу над ошибками и увеличить доход.