Оформление на работу — это процесс, строго регламентированный трудовым законодательством. В настоящее время основным нормативным актом остается Трудовой кодекс Российской Федерации. Также есть ряд подзаконных актов и бухгалтерских документов, которые обеспечивают правильное оформление трудовых отношений. В этой статье подробно разберем этапы приема на работу, обязательные документы и бухгалтерские аспекты.
Процесс трудоустройства
1. Подача заявления о приеме на работу
Соискатель может подать письменное заявление на имя руководителя организации. Хотя с 2022 года это не является обязательным требованием [1], многие работодатели сохраняют такую практику для внутреннего документооборота.
2. Сбор и проверка документов
Соискатель обязан предоставить следующие документы [1]:
– Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
– Трудовую книжку, если это не первое место работы и не ведется электронная трудовая книжка.
– СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) или сведения о нем.
– Документы воинского учета (для военнообязанных).
– Документы об образовании или квалификации (если требуется для должности).
– Справку о наличии/отсутствии судимости (для определенных должностей, например, в сфере образования или работы с детьми).
С 2021 года трудовые книжки могут вестись в электронном виде [2]. Если у работника электронная трудовая книжка, он предоставляет форму СТД-Р или СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности).
3. Заключение трудового договора
Трудовой договор — основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем [3]. Он должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах не позднее трех рабочих дней с момента допуска к работе.
Обязательные условия трудового договора:
– ФИО работника и наименование работодателя.
– Место работы.
– Должность и обязанности.
– Дата начала работы.
– Условия оплаты труда (оклад, премии, надбавки).
– Режим рабочего времени и отдыха.
– Условия труда на рабочем месте (на основе спецоценки условий труда).
– Положения об обязательном социальном страховании.
4. Издание приказа о приеме на работу
На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная форма работодателя) [4]. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение трех дней.
5. Регистрация в системе кадрового учета
Работодатель вносит данные о новом сотруднике в кадровую систему и передает сведения в СФР. С 2023 года используется единая форма ЕФС-1, которая заменила ранее действовавшие СЗВ-ТД и 4-ФСС [5].
6. Сроки подачи ЕФС-1:
– При приеме на работу — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
– При изменении данных — в течение 14 календарных дней.
7. Организация рабочего места и охрана труда
Работодатель обязан провести вводный инструктаж по охране труда [6] и обеспечить рабочее место в соответствии с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ). Результаты СОУТ фиксируются в карте СОУТ и влияют на размер дополнительных страховых взносов в СФР.
Бухгалтерский аспект: Если условия труда признаны вредными, работодатель уплачивает дополнительные взносы по тарифам [7].
Особенности 2025 года
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2023 года активно внедряется кадровый ЭДО [8]. Организации могут использовать электронные подписи для подписания трудовых договоров и приказов.
Упрощение отчетности
Форма ЕФС-1 объединяет данные для СФР, что сокращает объем отчетности.
Удаленная работа
Если сотрудник принимается на дистанционную работу, в трудовом договоре указывается соответствующий режим [9].
Рекомендации для работодателей
1. Проверяйте актуальность предоставленных документов.
2. Ведите журнал регистрации трудовых договоров и приказов.
3. Своевременно подавайте сведения в СФР во избежание штрафов [10].
4. Храните кадровые документы в соответствии с Федеральным законом [11].
Заключение
Оформление приема на работу в России в 2025 году требует строгого соблюдения ТК РФ и бухгалтерских нормативов. Правильное оформление документов и своевременная подача отчетности в СФР минимизируют риски штрафов и обеспечивают законность трудовых отношений. Использование кадрового ЭДО упрощает процесс, но требует наличия электронной подписи.
А если ищите сотрудников, рекомендуем воспользоваться сервисом Городские Вакансии, позволяющим размещать объявления по принципу “одного окна” на различных площадках: сайтах о работе, досках объявлений, в газетах, соцсетях и рассылках. А также работать откликами со всех площадок в одном кабинете. Просто разместите вакансию и выберите подходящий тариф. Все остальное мы сделаем за вас!
Ссылки на нормативные документы:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 65 (в ред. от 25.12.2023).
2. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
3. Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 56, 57 (в ред. от 25.12.2023).
4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в ред. от 2023 года).
5. Приказ Минтруда России от 20.01.2023 № 23н «Об утверждении формы ЕФС-1 и порядка ее заполнения».
6. Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 225 (в ред. от 25.12.2023).
7. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в ред. от 25.12.2023).
8. Федеральный закон от 22.12.2020 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в ред. от 2023 года).
9. Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 312.1–312.5 (в ред. от 25.12.2023).
10. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 5.27 (в ред. от 25.12.2023).
11. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 25.12.2023).