Иногда нужно научить сотрудников обдумывать процессы и строить их корректно. И добиваться достижения цели.
Например, заключить 10 договоров за 45 минут.
1. Чтобы игра была максимально полезна и приближена к реальности, стоит:
1.1. взять реальные должностные инструкции участников того процесса, который нужно показать в игре. Например, нужно показать, что процесс заключения договоров не рационален. Или научить команду самоорганизовываться так, чтобы анализировать процессы и видеть некорректную организацию (или реализацию) процесса.
1.2. должностные инструкции нужно сократить, чтобы для игры в них осталось только 3-4 функции (это нужно для реализации игровой механики здесь и сейчас). Например, подписать документ / получить согласование на бумаге / поставить печать. 1 должностная = 1 лист А4 (печать с одной стороны). Достаточно 6-7 ролей (6-7 должностной).
Например,
ген дир или пер дир
фин дир
юрист
младший юрист
бизнес-аналитик (или тополог)
младший аналитик (или помощник аналитика)
сотрудник службы безопасности
спец по снабжению
1.3. прописать некорректно работающий бизнес процесс. Лучше всего для этого сделать большую доску. Справа - отделы (или контрактные должности). Напротив должности - цветной прямоугольник с функцией (размер текста на прямоугольнике хотя бы 16). Для усложнения игры (особенно, если играют руководители с опытом), лучше всего эти прямоугольники просто сложить стопочкой рядом с доской. Чтобы они наклеили операции самостоятельно. И потом соединили функции стрелками.
Для этого можно использовать технику BPMN.
1.4. Далее готовим материально-техническую базу (столы / стулья / распечатать материалы). Часто для оживления и полного погружения столы игроков оформляют рамками с фото, канцелярией, папками.
1.5. Прописываем ход игры:
1.5.1. Участники приходят, выбирают роли. Одна (обязательная) роль - ходить за участниками и замерять скорость обработки запросов, а также рисовать диаграмму спагетти. В этой роли может быть и два участника, чтобы изменения были точнее (а также подойдет для тех, кто опоздал на игру. Или не очень общителен). Конечно, лучше пробег каждого сотрудника изображать разным цветом.
1.5.2. Прописать расположение столов. Для игры лучше всего расположить столы так, чтобы операции, которые нужно делать как минимум в одном кабинете производились на разных углах площадки. Именно это и должны понять участники сами: не только, что плохо работающий процесс нужно перестроить, но и добиться цели игры (например, заключить 10 договоров за 45 минут) через физическое изменения расположения людей в пространстве.
Показать участникам, кто где будет сидеть стоит в начале, до начала игры.
Обозначить, что скотч (или имитацию стен из паллет между игровыми кабинетами) нельзя игнорировать. Ходим там, где нет стен.
1.5.3. Нужно озвучить участникам цель, задачи. Показать, чем они могу пользоваться. Например, если цель игры - заключить договоры, то, обратить внимание участников, кто у них директор, кратко сказать, что директор ставит задачи. Показать табличку на его двери (или на стойке рядом с импровизированной дверью).
Показать где какой отдел и какие в этом отделе сидят люди, чем занимаются. На каждом столе должен быть условный список телефонов, названия кабинетов (или нумерация кабинетов), в которых сидит игровой специалист. С небольшим описанием функционала.
Указать, что на каждом столе есть распечатанная должностная инструкция. А также доп. оборудование, которое может помочь (руки / печати /спец.таблицы / калибраторы / списки одобренных контрагентов; зависит от того, договоры на что конкретно нужно заключить).
1.5.4. Ведущий сообщает, что у них есть 10 минут, чтобы прочитать инструкции, индивидуально задать вопросы ведущему. Далее дается 45 минут на реализацию цели игры, например, заключить 10 договоров.
Ведущий может быть представителем контрагента, который визирует договор. Например, если, игроки представляют компанию АО "Один", то ведущий представляет компанию ЗАО "Пять", с которой АО "Один" должна заключить договоры.
1.5.5. Ведущий имеет список требований к заключению договора. Такой же список требований должен быть у одного из игроков (например, у помощника аналитика или младшего юриста). Эта роль может казаться простой. И часто притягивает тех, кто хотел бы "отсидеться". Однако именно эту роль нужно усложнить: например, за счет задачи обязательно зарисовать что - то для договора.
Например, если нужно заключить 10 договоров на обслуживание логистического контракта, то именно младший сотрудник (или помощник) должен рисовать от руки какую-либо схему (например, схему склада или схему расположения товара). Без использования линейки или транспортира. При этом нужно использовать разные маркеры и разные ручки. А в наличии только карандаш. Именно такая ситуация поможет подсветить участникам, насколько быстро они поймут, что нужно обратиться к спецу по снабжению (тем более, что у них с самого начала игры есть все данные, к кому и по какому вопросу обратиться).
1.6. По истечению 45 минут ведущий озвучивает результат, сколько договоров он принял. И предлагает провести анализ, почему не получилось заключить 10 договоров.
1.6.1 Важно также отдельно оценить удовлетворенность участников трудового процесса (например, через оценки от 0 до 10, где 10 - полностью доволен. Это лучше сделать на доске, чтобы оценки, оставались переде глазами).
1.6.2 нужно посмотреть время выполнения каждой операции ( в секундах).
1.6.3 нужно посмотреть диаграмму спагетти.
1.7. после этого обед.
1.8. И наконец, обсуждение, как правильно выстроить процесс. Куда и кого пересадить физически. Какие этапы убрать вообще.
1.9. Потом снова 45 минут игра. И вот тут уже цель должна быть достигнута.
P.S.
для усиления эффекта от игры можно показать денежную составляющую:
1. например, 1 договор приносит 100 у.е.
2. за 45 минут игрового тура нужно оплатить: зарплату, налоги, поставщикам, за свет, за тепло, за аренду.
Такой расчет может провести сам участник, выполняющий роль аналитика: показать экономический эффект после первых 45 минут и после вторых 45 минут.
Конечно же, после оптимизации процессов эффект должен выразиться в прибыли игроков.