Урок про правила хранения и архивирования документов был у нас в клубе в мае, а вопросы на эту насущную тему продолжают поступать

Урок про правила хранения и архивирования документов был у нас в клубе в мае, а вопросы на эту насущную тему продолжают поступать. Вот один из них:↘️

Насколько подробно должна быть составлена опись документов и персональных данных при утилизации? Нужно ли отдельно прописывать каждый документ? Можно ли измельчить документы, а обрезки сдать в спецорганизацию по сбору макулатуры? Есть ли ответственность за несвоевременную утилизацию? Документы не уничтожены с 2016 года.

1️⃣ При составлении акта на утилизацию необходимо указать следующие сведения:

⭕️заголовок дела (папки) и типы документов, которые включаются в эту группу, например акты на оказание услуг;

⭕️годы оформления документов;

⭕️количество дел (папок);

⭕️указать причину ликвидации документов — «Окончание срока хранения», общее количество документов, которые отобрали к уничтожению: сначала пропишите количество цифрами, а потом прописью.

Удобнее всего все данные систематизировать в таблицу. Переписывать каждый документ не нужно, но общее количество пересчитать необходимо.

Что касается уничтожения документов, содержащих персональные данные (привет, любимый РКН!!!), то надо руководствоваться Федеральным законом №152-ФЗ и политикой, утвержденной в организации, а также Приказом Роскомнадзора № 179 от 28 октября 2022 г. , в котором содержатся требования к подтверждению уничтожения персональных данных.

Среди прочего в акте об уничтожении надо указать:

⭕️перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных;

⭕️наименование уничтоженного материального носителя, содержащего персональные данные субъекта, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя;

⭕️способ уничтожения персональных данных и причину.

По факту если вы уничтожаете, персональные данные на бумажных носителях, то в этом случае нужно подробно перечислить каждый документ.

Акт об уничтожении персональных данных подлежат хранению в течение 3-х лет с момента уничтожения.

2️⃣ Измельченные обрезки бумаги (например, пропущенные через шредер) можно сдать в организацию по сбору макулатуры. Если это опять-таки касается персональных данных, то сдаваемая в утиль измельченная макулатура не должна содержать никакой личной информации.

3️⃣ За несвоевременную утилизацию есть штраф по части 1 статье 13.11 КоАП:

⭕️для должностных лиц — от 5000 до 10 000 руб.;

⭕️для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

А за несоблюдение положений №152-ФЗ в части уничтожения персональных данных влечет последствия по ст. 13.11 КоАП РФ:

⭕️ Для физ лиц – до 10 000 рублей.

⭕️ Для должностных лиц – до 50 000 рублей.

⭕️ Для юр лиц – до 500 000 рублей.