История создания.
Основным триггером, сподвигшим меня на создание файла, стала возникшая вдруг необходимость самостоятельного заполнения конвертов, описей и внесения информации в журналы входящей и исходящей корреспонденции.
Эти обязанности, с учетом того, что тружусь я в группе компаний, пусть и малого бизнеса, меня немного напрягали. Помимо того, что писать от руки – это не мой конек в принципе, так еще и куча журналов, требующих внимательного и аккуратного заполнения.
И я решил снова немного упростить себе жизнь, а именно:
1. Избавиться от бумажных журналов входящей и исходящей корреспонденции, которые, как оказалось присутствуют в количестве 16 штук.
2. Автоматизировать заполнение и печать почтовых конвертов и описей.
Итогом моей работы стал файл, который позволяет:
- существенно сократить трудозатраты на регистрацию входящей и исходящей документации;
- вести журналы исходящей и входящей документации в одном файле по нескольким организациям;
- формировать и выводить на печать конверты и описи непосредственно после внесения записи в журнал исходящей документации;
- формировать и выводить на печать печатные формы журналов регистрации входящей и исходящей документации с возможностью отбора в разрезе фирм, периода времени и контрагентов, или без отборов.
Скачать файл можно по ссылке в конце статьи.
Порядок работы с файлом – в материале ниже.
Файл Делопроизводитель – содержит макросы, позволяющие упростить и оптимизировать внесение информации, навигацию, и печать. Если макросы будут заблокированы, в полной мере оценить функциональность не получится, поэтому выполнение макросов обязательно должно быть разрешено.
При открытии файла, пользователю доступны 3 листа (вкладки):
1. СТАРТ.
Лист содержит информацию о том, как активировать макросы, для корректной работы с файлом.
Также на листе есть возможность внести адрес папки (на компьютере, или сетевой, без разницы, лишь бы она была доступна для пользователя) для резервного сохранения копий файла.
На этом же листе, после того как с файлом начнут работу, появиться присвоенный ему регистрационный номер.
После присвоения регистрационного номера, с файлом без ограничений можно будет работать в течение 31 дня. Затем, для продолжения работы с файлом потребуется внесение кода активации, который можно заказать, отправив на e-mail: agroapgreid@yandex.ruзаявку с указанием регистрационного номера файла и контактной информации для отправки вам реквизитов для оплаты и кода активации.
2. Исх.
На листе имеется следующий функционал:
Кнопки ввода информации:
«Новая запись» - при нажатии создает новую строку таблицы на листе для ввода информации;
«Редактировать запись» - при нажатии открывает последнюю строку таблицы для редактирования.
Кнопки для открытия справочников:
«Фирмы», «Исполнители», «Контрагенты». «Способы». Заполнение справочников необходимо для возможности выбора из раскрывающихся списков при вводе информации в таблицу листа. Особенности и нюансы заполнения каждого из справочников будут приведены ниже.
Кнопки для формирования и печати документов:
«Конверт маленький» - используется для формирования и печати конверта DL (европейский стандарт Е65) — удлиненного узкого евро конверта размером 110х220 мм. В него можно уложить лист формата A4, сложенный в три раза. Для этого необходимо активировать соответствующую ячейку строки таблицы, и нажать кнопку;
«Конверт средний» - используется для формирования и печати конверта С5. В конверт формата С5 помещается лист формата А4, сложенный пополам. Для этого необходимо активировать соответствующую ячейку строки таблицы, и нажать кнопку;
«Опись» - используется для формирования и печати описи вложения в ценное письмо. Для этого необходимо активировать соответствующую ячейку строки таблицы, и нажать кнопку, при этом нужно, чтобы в графе «Способ отправки основной» было выбрано «Письмо с описью вложения», а в графе «Краткое описание (опись вложения)» - содержалось описание (опись) с указанием наименования, количества экземпляров и листов;
«Печатная форма» - используется для формирования и вывода на печать журнала регистрации исходящей корреспонденции, при этом после нажатия кнопки, нажав «Настроить форму» можно отфильтровать по Фирмам, Дате, Контрагенту.
Кнопка для удаления всей внесенной на лист информации:
«Очистить журнал» - используется для очистки всех ранее внесенных на листе данных. Используется при начале ведения, для удаления демонстрационных данных, либо при необходимости начать новую нумерацию исходящей документации с нового года. При нажатии кнопки потребуется ввод пароля. После введения правильного пароля данные на листе файла будут удалены, если после этого файл будет сохранен - то без возможности восстановления.
3. Вх.
Функционал листа аналогичен функционалу листа Исх. И отличается в основном отсутствием кнопок печати конвертов и описи.
Особенности заполнения справочников:
Новые данные во все справочники вносятся кнопкой:
«Новая запись» - при нажатии создает новую запись справочника.
Все справочники имеют кнопку для очистки справочника:
«Очистить справочник» - используется для очистки всех ранее внесенных на листе справочника данных. Используется при начале ведения, для удаления демонстрационных либо устаревших данных. При нажатии кнопки потребуется ввод пароля. После введения правильного пароля данные на листе справочника будут удалены, если после этого файл будет сохранен - то без возможности восстановления.
«Фирмы»: в этом справочнике вводятся:
- наименования фирм, по которым будет вестись документация в файле;
- их почтовые индексы и адреса;
- должности и ФИО должностных лиц – подписантов (если от лица ИП подписывает сам ИП, то можно не вносить);
- префикс исходящего документа, -если не используется, можно не вносить;
- номера исходящих и входящих документов, с которых нужно начать нумерацию – вносятся в случае, если нумерация начинается не с первого номера.
«Контрагенты»: в справочник вносятся наименования контрагентов, ИНН контрагентов (ввод необязателен), их почтовые индексы и адреса, а также адреса электронной почты и телефоны.
«Исполнители»: в справочник вносятся фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудников, создающих и (или) получающих документы. В разрезе фирм.
«Способы»: в справочник вносятся способы отправки (получения) исходящей и входящей документации.
Итог проделанной работы меня устраивает. Ведение журналов исходящей и входящей документации, формирование и печать конвертов - по всем фирмам - в одном месте файле - просто и удобно. Резервная копия - при каждом закрытии, на сетевом диске. Информация защищена от потери и искажения. Скачать файл можно здесь или здесь.
Скачивайте, пробуйте.
Тестовый период – 30 дней с начала внесения информации в файл – бесплатный.
Если понравится, пишите, заказывайте код активации
Мои контакты:
WhatsApp, Telegram: +79220043175
e-mail: agroapgreid@yandex.ru