Для оформления дубликата трудовой книжки взамен утерянной необходимо обратиться к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Также при приеме на работу к новому работодателю можно обратиться к нему для оформления новой трудовой книжки.
Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения
В период трудовой деятельности трудовая книжка работника (в случае ее ведения) хранится у работодателя по основному месту работы (ч. 3 ст. 66 ТК РФ; п. п. 2, 42 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).
По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 36 Порядка).
Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться об оформлении ее дубликата к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. По общему правилу обратиться надо с письменным заявлением. Выдать дубликат бывший работодатель должен в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка).
При потере трудовой книжки работник также вправе обратиться с письменным заявлением об оформлении трудовой книжки к работодателю, к которому он поступает на работу. В заявлении необходимо указать, что трудовая книжка была потеряна. Данный порядок не применяется, если трудовая книжка на работника не ведется (ч. 5 ст. 65 ТК РФ; Письмо Минтруда России от 01.09.2021 N 14-6/В-1049).
Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы
В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом Фонда пенсионного и социального страхования РФ (далее - СФР). Работник обязан вернуть работодателю трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение) (ч. 1, 2 ст. 62 ТК РФ; ч. 1 ст. 1, ч. 6 ст. 2, ч. 1 ст. 5, ч. 1, 4 ст. 18 Закона от 14.07.2022 N 236-ФЗ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015; п. 34 Порядка).
Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дубликата он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 27 Порядка).
Полагаем, что такой же порядок применяется и тогда, когда трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (за исключением массовой утраты работодателем трудовых книжек).
Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 42 Порядка).
Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек
Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Эта комиссия по имеющимся у работников документам (сведениям о трудовой деятельности, предоставляемым работнику работодателем, сведениям о трудовой деятельности, предоставляемым из информационных ресурсов СФР), а при их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе, устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.
Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (ч. 1, 4 ст. 18 Закона N 236-ФЗ; п. 31 Порядка; п. п. 4, 5 Положения, утв. Распоряжением Минсоцразвития МО от 22.05.2018 N 19РВ-47).
На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).
Отметим, что работодатели представляют в СФР сведения о трудовой деятельности работников (в частности, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении), которые могут использоваться также для внесения записей в трудовую книжку (ч. 1, 3 ст. 66.1 ТК РФ; ст. 5, п. 2.1 ст. 6, пп. 4 п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
Данные сведения можно получить, в частности, в ТО СФР, в МФЦ или через Единый портал госуслуг (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ; п. п. 6, 9, 10, 32, 49, 66 Административного регламента, утв. Приказом СФР от 04.09.2024 N 1541; п. 31 Порядка).