Этот вопрос не теряет актуальности для бизнеса уже третий год — с момента выхода новой редакции 3.0 1С:Документооборота. Параллельно с ней продолжала развиваться старая редакция 2.1, поэтому многие компании откладывали переход. Но разработчики призывают больше этого не делать: лучшего времени, чем сейчас, для радикального обновления системы не будет.
С одной стороны, все улучшения в системе — новые функции, повышение скорости и удобства работы — теперь выходят только в версии 3.0. Причём обновления публикуются раз в квартал. Достаточно взглянуть на список изменений в последней версии 3.0.17, чтобы убедиться: будущее уже здесь.
С другой стороны — разработчики пока окончательно не прекратили поддержку предыдущей редакции: исправляют ошибки, вносят законодательные изменения, отвечают на вопросы пользователей. Осенью ожидается ещё один релиз... То есть у вас еще есть время, чтобы грамотно спланировать и провести переход.
С чего начать? Что важно учесть? Рассказывает консультант-аналитик компании 1С-КПД Вячеслав Андреев.
Подготовка: нужна не всем
Этот этап касается только тех, кто до сих пор работает на устаревших версиях 1С:Документооборота — например, 2.0 или даже 1.4. Перейти с них напрямую на 3.0 не получится, отмечает Вячеслав Андреев.
Сначала нужно обновиться до редакции 2.1 (точнее — до версии 2.1.30: только с неё возможна миграция в версию 3.0.6 или выше).
А вот следующие шаги зависят от того, как вы планируете обращаться с историческими данными, накопленными в редакции 2.1.
Сценарий 1. Исторические данные — только для просмотра
Это более простой и менее затратный вариант. Подходит компаниям, которым достаточно иметь доступ к старым данным для просмотра, но не для работы с ними.
Например, вы решаете, что все документы, созданные до 1 июля 2025 года, остаются в архиве и используются только для просмотра. А с 1 июля переходите на новую редакцию — и обрабатываете документы уже в ней.
Что нужно сделать:
Шаг 1. Разверните и настройте новую базу на платформе 3.0.
Шаг 2. Сохраните текущую базу версии 2.1 в виде архива.
Шаг 3. Переведите пользователей на работу в новой системе.
Фактически, день, когда вы прекращаете работу в старой редакции, становится стартом в новой.
Сценарий 2. Исторические данные остаются в работе
Этот путь чаще выбирают крупные компании. У них длинные жизненные циклы документов: например, договоры могут согласовываться больше года. Поэтому важно, чтобы часть документов, созданных ранее, продолжала использоваться и после перехода.
Здесь потребуется не просто миграция данных, а, по сути, перевнедрение системы, отмечает консультант-аналитик 1С-КПД Вячеслав Андреев.
Шаг 1. Начните с миграции данных
Загрузите данные из старой редакции в новую через механизм миграции.
Но просто перенести данные — недостаточно! Структура базы данных в 3.0 заметно изменилась, появились новые объекты, маршруты обработки документов работают иначе. И главное — изменилась логика документооборота. В новой редакции процесс обработки документа стал преимущественно более линейным: документ последовательно переходит с этапа на этап. И если у вас в 2.1 процессы были тоже линейными, а не разветвленными, вам будет легче их перенести в 3.0.
Поэтому сделайте…
…шаг 2. Заново настройте маршруты обработки исторических документов
Шаг 3. Проверьте и актуализируйте доработки системы, сделанные под вашу компанию
В первую очередь, нужно провести ревизию доработок и оценить, какие из них нужны в редакции 3.0.
Затем следует проверить: можно ли их реализовать типовыми средствами 3.0? И только после этого решать, будет эта доработка переноситься или нет.
Вполне возможна ситуация, что доработку можно реализовать типовым функционалом 3.0. Такое решение может быть продиктовано бизнес-потребностями, а не технической необходимостью.
При этом логику нетиповых механизмов и форм придётся реализовать заново. Методы, которые использовались для решения различных задач раньше, в 3.0 могут не сработать, напоминает эксперт Вячеслав Андреев.
Шаг 4. Тщательно проверьте, как перенеслись нетиповые данные
Например, если в 2.1 вы добавили в заявку на оплату нестандартный реквизит (допустим, номер заказа из CRM), то при переходе его придется создать заново. А потом — убедиться, что значения загрузились корректно.
Шаг 5. Переведите пользователей на работу в новой системе
Это уже не про технологии, а про организацию процесса. Важно учитывать: если документ начали обрабатывать в 2.1, закончить его обработку в 3.0 не получится — нужно запускать заново.
Поэтому в реальности, возможно, придётся какое-то время работать параллельно в двух системах: завершать старые документы в прежней базе, начинать новые — в обновлённой.
Да, это трудозатратно. И да, возможна волна сопротивления со стороны сотрудников. Важны участие руководства и мотивация пользователей, чтобы переход прошёл спокойно.
Финальный шаг: заархивируйте и сохраните старую базу
Завершив работу с историческими документами, отключите обмен между базами и закройте доступ к старой системе.
«При этом важно сохранить эталонный архив — на случай, если в будущем возникнут вопросы по корректности переноса. Иногда ошибки проявляются не сразу, и тогда сверка с архивом помогает быстро всё восстановить», — напоминает консультант-аналитик компании 1С-КПД Вячеслав Андреев.
