Если вы хоть раз сталкивались с проверкой от ГИТ (Государственная инспекция труда), то наверняка знаете: одними из первых документов, которые проверяют, являются журналы инструктажей. И тут нередко начинаются проблемы — то подпись не та, то страницы не пронумерованы, то даты «гуляют». В этой статье разберу, как вести журналы инструктажей по охране труда правильно — так, чтобы к вам не было вопросов ни у инспектора, ни у прокуратуры.
🔍 Какие бывают журналы инструктажей?
Для начала напомню, что существует несколько видов инструктажей — и, соответственно, журналов:
- вводный инструктаж (для всех вновь принятых работников, командированных, практикантов и т.д.),
- первичный инструктаж на рабочем месте,
- повторный (не реже одного раза в 6 месяцев),
- внеплановый (при изменении технологий, ЧП, предписаний и пр.),
- целевой (при выполнении разовых, опасных работ).
Каждый вид инструктажа требует отдельной формы журнала. Не путайте: это не один универсальный журнал, а разные. И если вы все ведёте в одном — это нарушение.
🧾 Как должна выглядеть форма журнала?
Типовой формы журналов не существует, в настоящий момент требуется, чтобы журнал содержал определенную информацию:
- Вводный инструктаж (п. 86 Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464)
- Инструктаж на рабочем месте - первичный, повторный, внеплановый, целевой (п. 87 Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464)
Важно: журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплён подписью и печатью. Любая незаполненная строка — потенциальная проблема.
⚠️ Частые ошибки, которые приводят к штрафам
- Инструктаж провели, но в журнал не внесли — «устно рассказали, всё помнит» не считается.
- Подписи неразборчивы или отсутствуют — особенно у новых сотрудников.
- Инструктаж провёл работник, не имеющий права — право проведения инструктажей должно быть оформлено приказом по предприятию, работник должен пройти обучение.
- Дата в журнале позже даты допуска к работе — серьёзное нарушение, особенно при несчастном случае.
- Журнал не соответствует актуальной форме — с 1 марта 2022 года требования обновились в связи с реформой трудового законодательства.
- Не указано наименование локального акта (локальных актов), в объеме требований которого проведен инструктаж по охране труда — после изменения формы журнала, многие организации оставляют эту графу не заполненной.
✅ Как правильно организовать процесс ведения?
Вот мой личный пошаговый подход, проверенный на десятках предприятий:
- Назначьте ответственных лиц за проведение каждого типа инструктажей. Убедитесь, что они прошли необходимое обучение и имеют удостоверение.
- Заведите отдельные журналы — не пытайтесь всё вести в одном.
- Следите за актуальностью форм — лучше использовать типовые или готовые, разработанные под новые требования.
- Раз в месяц проверяйте заполненность — это можно включить в план проверок по СУОТ.
- Храните журналы не менее 5 лет, даже если работник уволился.
📌 Пример правильной записи
Дата проведения инструктажа по охране труда: 12.06.2025
Фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, прошедшего инструктаж по охране труда: Иванов Иван Иванович
Профессия (должность) работника, прошедшего инструктаж по охране труда: Слесарь-ремонтник
Число, месяц, год рождения работника, прошедшего инструктаж по охране труда: 01.01.1990
Вид инструктажа по охране труда: Первичный на рабочем месте
Причина проведения инструктажа по охране труда (для внепланового или целевого инструктажа по охране труда): Приём на работу
Фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность) работника, проводившего инструктаж по охране труда: Петров П.П., инженер по ОТ
Наименование локального акта (локальных актов), в объеме требований которого проведен инструктаж по охране труда: Программа проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте для слесаря-ремонтника от 10.01.2025 № 1
Подпись работника, проводившего инструктаж по охране труда: Петров
Подпись работника, прошедшего инструктаж по охране труда: Иванов
Такую запись проверяющий примет без вопросов.
🛠️ Что делать, если журналы не в порядке?
Если вы обнаружили, что что-то забыли, не стоит «задним числом» всё переписывать — это чревато. Лучше:
- зафиксировать проблему (например, актом внутренней проверки),
- провести внеплановый инструктаж «по факту»,
- наладить систему ведения документов на будущее.
🔓 Кого можно освободить от инструктажей на рабочем месте?
С 1 марта 2022 года в силу вступили обновлённый Порядок обучения по охране труда, в котором предусмотрена возможность освобождения некоторых категорий работников от инструктажей на рабочем месте.
Освободить можно:
- офисных сотрудников,
- специалистов, чья работа не связана с использованием оборудования, машин, механизмов, а также отсутствуют вредные или опасные производственные факторы.
Но! Освобождение возможно только при выполнении двух условий:
- Разработан и утвержден перечень должностей (профессий), для которых не требуется проведение инструктажей.
- Этот перечень закреплён в ЛНА (локальном нормативном акте) работодателя — например, в положении об обучении или по охране труда.
‼️ Обратите внимание: вводный инструктаж обязателен для всех без исключения, а вот первичный, повторный, внеплановый и целевой можно не проводить для офисных работников при наличии утверждённого перечня.
📌 Рекомендация: перечень должен быть подписан руководителем организации и согласован с ответственным за охрану труда. Часто его утверждают как приложение к положению об обучении по охране труда.
📣 Хотите, чтобы с журналами и другими документами по охране труда всё было в порядке?
Мы профессионально подготавливаем всю документацию по охране труда под ключ — журналы, приказы, положения, инструкции, планы проверок, спецоценка, обучение и многое другое.
Работаем строго по законодательству РФ, учитывая все изменения 2024–2025 гг.
❗ Гарантируем — документы выдерживают любые проверки, включая прокуратуру и Роструд.
А в нашем Телеграмм канале по традиции можно забрать чек-лист по прочитанной теме - https://t.me/ot_i_prb