Командировочные — частые гости посуточного жилья. Их главная особенность: после поездки они должны подтвердить расходы по проживанию, чтобы получить компенсацию от работодателя в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ.
Вместе с юристом Циан.Посуточно Дарьей Голобородько отвечаем на популярные вопросы хостов о том, какие документы нужны и как их правильно оформить.
Какие документы хост может предоставить командировочному для подачи отчетности в компанию?
Ответ юриста:
Хост может предоставить договор найма жилого помещения (или ваучер) и платежный документ.
Эти два документа — основа отчетности. Гостю нужно будет приложить их к авансовому отчету, который он передаст в бухгалтерию своей компании. Даже если вы сдаёте жильё как физлицо, эти документы можно оформить корректно, и они будут приняты работодателем.
Что обязательно должно быть в договоре, чтобы командировочному возместили деньги?
Ответ юриста:
Специальных требований к договору для командировок закон не устанавливает. Главное — чтобы в нём были корректно указаны данные сторон, период проживания, адрес объекта и сумма аренды. Для удобства можно также прописать сроки выдачи платежных документов.
Хост может использовать готовые шаблоны или составить договор самостоятельно. Главное — не забыть указать точные даты проживания, сумму и адрес квартиры. Чем понятнее договор, тем меньше вопросов у бухгалтера компании гостя.
Какие нужны регистрации, чтобы оформлять такие документы? Есть ли разница для ИП, самозанятых и физлиц?
Ответ юриста:
Договор найма может заключать любой хост — будь то ИП, самозанятый или физлицо. Но есть различия в видах платежных документов и способах налогообложения.
Например, физлицо может выдать расписку, самозанятый — чек из «Мой налог», ИП/ООО — чек ККТ и счёт.
Важно не путать: оформить документы может любой, но принять к вычету НДС компания сможет только в одном случае — если вы как хост платите НДС и оформляете счёт-фактуру. Хост-физлицо такой документ выдать не может.
Какие данные должны быть в платёжных документах?
В платёжке обязательно указываются:
- Назначение платежа (например: «оплата за проживание с 10 по 13 апреля, 3 ночи»)
- ФИО гостя
- Данные хоста:
- для ИП: ИНН, ОГРНИП, адрес
- для юрлица: ИНН, ОГРН, адрес
- для СМЗ/физлица: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН
- ФИО арендодателя (или представителя ИП/ООО)
- Сумма и дата оплаты
- Адрес квартиры
- Подписи обеих сторон (при наличии бумажной версии)
Чем подробнее информация в документе — тем выше шанс, что бухгалтерия работодателя её примет без вопросов. Особенно важно указать период проживания, сумму и точный адрес объекта.
Главное
Если к вам приезжает командировочный:
1. Заранее обсудите, нужны ли ему отчетные документы.
2. Спросите, какие формы документов принимает его компания. Это сэкономит время.
3. Будьте готовы оформить договор/ваучер и чек, расписку или счёт, в зависимости от вашего статуса.
4. Следите за точностью данных — это залог доверия и повторных бронирований.
💡 Важно знать:
Минфин России в письме от 26.03.2025 № 03-03-07/29889 подтверждает, что перечень документов для отчётности не закрыт — значит, могут быть приняты разные формы, если они подтверждают факт проживания и оплаты.
Если вы как хост хотите чаще принимать командировочных, подготовьте шаблоны и инструкции — и предлагайте их заранее. Это увеличивает доверие и делает ваш объект более привлекательным для гостей, которые приезжают по работе.
Еще больше информации о посуточной аренде — в сообществе хостов Циан.Посуточно. Присоединяйтесь, чтобы первыми получать новости, полезные материалы и обмениваться мнениями с коллегами.