Проведение ученического договора в 1С требует определенных шагов, связанных с настройками, оформлением документов и отражением выплат. Вот подробная инструкция, основанная на общих принципах работы с кадровыми документами в 1С, с учетом возможных нюансов в разных конфигурациях (например, 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия):
1. Подготовка и Настройки (Общие для большинства конфигураций):
Проверьте настройки параметров учета:
Убедитесь, что в параметрах учета зарплаты включена возможность ведения ученических договоров. Это обычно настраивается в разделе “Настройка зарплаты” или аналогичном разделе вашей конфигурации.
Проверьте, активированы ли настройки, связанные с обучением сотрудников.
Создайте должность (если необходимо): Если в рамках ученичества планируется последующее трудоустройство на определенную должность, создайте эту должность в справочнике “Должности”.
Настройте виды начислений и удержаний (если необходимо):
Начисление за период ученичества: Создайте вид начисления для оплаты ученичества (например, “Оплата по ученическому договору”). Укажите его назначение (обычно это оплата труда) и порядок расчета (например, фиксированная сумма, процент от оклада, ставка). Укажите способ отражения в бухгалтерском учете.
Удержание за неотработанное время (если предусмотрено договором): Создайте вид удержания (например, “Удержание за неотработанное время по ученическому договору”) для удержания затрат на обучение, если ученик не отработает определенный срок после обучения. Укажите порядок расчета (например, процент от стоимости обучения или фиксированная сумма).
Настройте виды времени (если необходимо):
Создайте вид времени для отображения времени обучения по ученическому договору (например, “Ученичество”).
2. Оформление ученического договора (Создание документа):
Раздел “Кадры” (или аналогичный раздел в вашей конфигурации): Перейдите в раздел “Кадры” (или аналогичный, где находятся кадровые документы).
Создайте новый документ “Ученический договор”: В большинстве конфигураций для этого предусмотрен специальный документ “Ученический договор”.
Заполните документ “Ученический договор”:
Дата договора: Укажите дату заключения договора.
Организация: Выберите организацию, в которой заключается ученический договор.
Соискатель (или сотрудник):
Если это новый сотрудник, создайте карточку физического лица и сотрудника (если он не будет принят сразу).
Укажите физическое лицо.
Если сотрудник уже работает, выберите его из списка сотрудников.
В некоторых конфигурациях сразу можно указать, что договор — с соискателем.
Должность (если известно): Укажите должность, на которую планируется трудоустройство после ученичества (если применимо).
Дата начала и окончания обучения: Укажите период обучения.
Профессия, специальность, квалификация: Укажите, чему будет обучаться ученик.
Условия ученичества:
Срок ученичества: Укажите срок ученичества (в днях, часах и т. д.).
Оплата ученичества:
Укажите вид начисления (например, “Оплата по ученическому договору”).
Укажите размер оплаты (фиксированная сумма, процент от оклада и т. д.) и период начисления (например, ежемесячно).
Прочие условия (если есть): Укажите другие важные условия договора, такие как ответственность сторон, порядок расторжения договора и т. д.
Удержание за неотработанное время (если предусмотрено): Если договором предусмотрено удержание затрат на обучение в случае, если ученик не отработает определенный срок, укажите это условие.
Дополнительные поля (если есть): Заполните другие необходимые поля, в зависимости от вашей конфигурации.
Проведите документ: После заполнения всех необходимых полей проведите документ “Ученический договор”. Проводки будут зависеть от выбранных вами видов начислений и удержаний, а также от настроек бухгалтерского учета.
3. Отражение начислений и выплат по ученическому договору:
Начисление оплаты по ученическому договору:
Ежемесячно: Вводите документ “Начисление зарплаты” (или аналогичный) за каждый месяц обучения.
Автоматическое заполнение: В большинстве конфигураций можно использовать автоматическое заполнение документа “Начисление зарплаты”, чтобы упростить процесс.
Выбор сотрудника (или соискателя) и период: Укажите сотрудника (соискателя), период, за который начисляется оплата.
Автоматическое заполнение и проверка: Программа автоматически рассчитает начисление в соответствии с условиями ученического договора. Проверьте расчет и, при необходимости, внесите корректировки.
Отражение в учете: Программа сформирует проводки по начислению заработной платы по ученическому договору (например, Дт 20, 26 Кт 70).
Выплата оплаты по ученическому договору:
Ведомость на выплату зарплаты: Сформируйте ведомость на выплату зарплаты (или ведомость на выплату через банк) для выплаты оплаты по ученическому договору.
Укажите сотрудника (или соискателя): Укажите сотрудника (соискателя), которому производится выплата.
Отражение в учете: Программа сформирует проводки по выплате зарплаты (например, Дт 70 Кт 50, 51).
Удержание за неотработанное время (если предусмотрено договором):
Документ “Удержание из зарплаты” или аналогичный: Если ученик не отработал предусмотренный договором срок, введите документ “Удержание из зарплаты” (или аналогичный) для удержания затрат на обучение.
Укажите сотрудника и период: Укажите сотрудника (соискателя), период удержания и сумму удержания.
Отражение в учете: Программа сформирует проводки по удержанию из зарплаты (например, Дт 70 Кт 76).
4. Прием на работу после ученичества (если применимо):
Документ “Прием на работу”: Если после ученичества ученик принимается на работу, оформите документ “Прием на работу” (или аналогичный).
Заполните документ “Прием на работу”: Укажите дату приема на работу, должность, условия труда и другие необходимые данные.
Связь с ученическим договором: Укажите ссылку на ранее оформленный ученический договор (в некоторых конфигурациях это делается автоматически).
Проведите документ “Прием на работу”: Проведите документ “Прием на работу”. Программа сформирует проводки, связанные с приемом сотрудника на работу.
5. Закрытие ученического договора:
Автоматическое закрытие (по окончании срока): В некоторых конфигурациях ученический договор может закрываться автоматически по окончании срока обучения.
Документ “Прекращение ученического договора” (или аналогичный): В некоторых конфигурациях для закрытия ученического договора требуется создать специальный документ “Прекращение ученического договора” (или аналогичный).
Укажите дату прекращения: Укажите дату прекращения ученического договора.
Основание прекращения: Укажите основание прекращения (например, истечение срока действия, неудовлетворительные результаты обучения, невыполнение условий договора).
Проведите документ (если есть): Проведите документ “Прекращение ученического договора”.
Важно:
Проводки: Проводки, которые формируются при начислении и выплате оплаты по ученическому договору, зависят от настроек вашей конфигурации и выбранных вами счетов учета. Обратите внимание на настройку аналитики по статьям затрат, чтобы правильно распределять расходы.
Отчетность: Учет ученических договоров влияет на формирование отчетов по заработной плате и кадровым документам.
Консультация: Если у вас возникают сложности с проведением ученических договоров в 1С, рекомендуется обратиться к специалисту по 1С или проконсультироваться с бухгалтером.
Инструкция к конфигурации: Подробные инструкции по работе с ученическими договорами и примерами проводок, можно найти в документации к вашей конфигурации 1С (например, в документации к 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия).
Обновления: Следите за обновлениями вашей конфигурации 1С, так как функциональность, связанная с учетом кадров и зарплаты, может изменяться.
Трудовое законодательство: Убедитесь, что вы правильно оформляете ученический договор в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Ученический договор имеет свои особенности по сравнению с обычным трудовым договором.
Эта общая инструкция предоставит вам общее понимание, но конкретные шаги могут незначительно отличаться в зависимости от используемой вами конфигурации 1С. Всегда обращайтесь к документации к вашей версии 1С для получения наиболее точной и актуальной информации.
