Прошивка кассовой книги, распечатанной из 1С, в контексте 1С и бухгалтерского учета, Не означает прошивку в техническом смысле (как, например, перепрошивку микроконтроллера). Здесь “прошивка” – это бухгалтерский термин, означающий выполнение определенных действий для придания документу юридической силы и обеспечения его сохранности.
Прошивка кассовой книги, распечатанной из 1С, включает в себя следующие действия:
Распечатка кассовой книги:
В 1С сформируйте кассовую книгу за необходимый период.
Распечатайте кассовую книгу. Убедитесь, что распечатаны все страницы, включая титульный лист и последний лист с итоговыми данными.
Нумерация страниц:
Пронумеруйте все страницы кассовой книги, начиная с титульного листа (обычно титульный лист имеет номер “1”). Нумерация должна быть сквозной (например, 1, 2, 3, и т. д.). Используйте ручку или нумератор.
Шнуровка:
Сложите все листы кассовой книги в правильном порядке.
Сделайте в левой части кассовой книги три отверстия (можно использовать дырокол). Отверстия должны быть расположены на одинаковом расстоянии друг от друга.
Прошейте кассовую книгу прочной нитью (например, лавсановой или льняной). Проденьте нить через все три отверстия, оставив концы нити с обратной стороны книги.
Заверение:
На обратной стороне кассовой книги, где находятся концы нити, завяжите их в узел. Оставьте концы нити длиной примерно 5-7 см.
Возьмите небольшой лист бумаги (обычно используют наклейку), на котором уже напечатано или написано от руки:
“Прошито и пронумеровано [количество] листов”.
Дата прошивки.
Должность и ФИО лица, ответственного за ведение кассовой книги (обычно это главный бухгалтер или кассир).
Подпись лица, ответственного за ведение кассовой книги.
Печать организации (если организация использует печать).
Приклейте этот лист бумаги к обратной стороне кассовой книги так, чтобы он закрывал узел нити и концы нити. Важно, чтобы часть листа бумаги оставалась не приклеенной к книге (обычно примерно половина листа). Это нужно для того, чтобы можно было проверить, не была ли книга расшнурована и перепрошита.
Поставьте подпись и печать (если есть) на приклеенный лист бумаги так, чтобы часть подписи и оттиска печати находилась на листе бумаги, а часть — на самой кассовой книге. Это также нужно для того, чтобы предотвратить подмену листов.
Важные моменты:
Ответственность: За правильное ведение и оформление кассовой книги отвечает кассир и главный бухгалтер (или лицо, исполняющее его обязанности).
Хранение: Прошитая и заверенная кассовая книга должна храниться в организации в течение срока, установленного законодательством для хранения первичных учетных документов (обычно не менее 5 лет).
Требования к нити: Нить для прошивки должна быть прочной и не должна легко рваться. Лучше использовать лавсановые или льняные нити.
Требования к печати: Оттиск печати должен быть четким и хорошо читаемым.
Внесение исправлений: Вносить исправления в кассовую книгу не рекомендуется. Если исправления все же необходимы, они должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение кассовой книги, и датой внесения исправления.
Электронная кассовая книга: Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, то прошивать и заверять ее не нужно. Необходимо обеспечить надежное хранение электронной кассовой книги и защиту от несанкционированного доступа.
Законодательная база:
Основные требования к ведению кассовой книги содержатся в:
Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”.
В заключение: “Прошивка” кассовой книги — это не техническая процедура, а способ придания ей юридической силы и обеспечения ее сохранности. Правильное выполнение всех шагов гарантирует, что кассовая книга будет принята налоговыми органами и другими контролирующими органами.
