Современные вузы тратят значительные средства на закупку принтеров, расходных материалов и их обслуживание. При этом оборудование устаревает, картриджи заканчиваются в самый неподходящий момент, а ремонт требует дополнительных затрат. Решение этой проблемы — переход на аренду принтеров с оплатой за копию. Такой подход позволяет вузам сократить расходы, избавиться от лишних хлопот и получать печать в режиме «все включено».
Почему аренда с оплатой за копию выгоднее покупки?
1. Фиксированная стоимость печати без скрытых расходов
- Вузы платят только за реальное количество распечатанных страниц (например, 1–3 рубля за копию).
- В стоимость уже входят:
- аренда оборудования,
- все расходники (тонер, фотобарабан, бумага при необходимости),
- обслуживание и ремонт.
2. Отсутствие затрат на закупку и обслуживание
- Не нужно выделять бюджет на принтеры, картриджи и запчасти.
- Подрядчик сам следит за состоянием техники и оперативно устраняет неисправности.
3. Гибкость и масштабируемость
- Можно легко увеличить или уменьшить количество устройств в зависимости от потребностей.
- При изменении нагрузки (например, сессия или приёмная кампания) не придётся срочно закупать дополнительные принтеры.
4. Всегда современное оборудование
- Арендодатель регулярно обновляет технику, предоставляя вузу актуальные модели.
- Нет проблемы устаревших принтеров, которые дорого ремонтировать.
Как внедрить аренду принтеров с оплатой
за копию?
1. Провести аудит текущих расходов на печать
- Посчитать, сколько вуз тратит на:
- закупку принтеров,
- картриджи и бумагу,
- ремонты и обслуживание.
- Оценить средний объем печати (количество страниц в месяц).
2. Выбрать надёжного подрядчика
Критерии выбора:
- Прозрачный тариф (без скрытых платежей).
- Быстрое сервисное обслуживание (в идеале — своя служба техподдержки в городе).
- Возможность интеграции с системой учёта вуза (например, ограничение печати по отделам).
3. Определить оптимальную модель работы
- Аренда с полным обслуживанием – подрядчик предоставляет принтеры, тонер, бумагу, ремонт.
- Гибридная модель – бумагу закупает вуз, а остальное (технику и расходники) обеспечивает подрядчик.
4. Внедрить систему контроля печати
- Установить лимиты для факультетов и кафедр.
- Использовать персональные идентификаторы (карты или логины) для учета и предотвращения нецелевого использования.
Какие могут быть сложности?
❌ Нежелание менять привычную схему работы
- *Решение:* Показать расчёты экономии и преимущества для сотрудников (никаких проблем с заправкой, поломками и т. д.).
❌ Опасения потери контроля
- *Решение:* Заключить договор с чёткими SLA (например, время реакции на поломку — не более 24 часов).
❌ Ограниченный выбор подрядчиков в регионе
- *Решение:* Рассмотреть федеральные компании, работающие по всей России.
Вывод
Аренда принтеров с оплатой за копию — это оптимальный способ для вузов сократить расходы на печать, избавиться от проблем с обслуживанием и всегда иметь доступ к современной технике. Вместо непредсказуемых затрат на ремонт и заправку вуз получает предсказуемый бюджет на печать и освобождает сотрудников от лишней работы.
Такой подход особенно актуален в условиях ограниченного финансирования и необходимости цифровой трансформации образовательных учреждений.