Все мы сталкивались в работе с ситуациями, когда одни и те же сотрудники какого-либо структурного подразделения выполняли регулярно повторяющиеся задачи каждый раз по-разному: с разным качеством и скоростью исполнения, настроением и эмоциями. Причём чем "новее" сотрудник, тем больше были видны и чаще повторялись недочёты или ошибки.
Причина такого положения дел заключается в том, что в подразделении не были описаны бизнес-процессы, т. е. у этих сотрудников не было инструкций, они не знали что и в какой последовательности нужно делать.
Определение понятия
"бизнес-процесс"
Для ясного и чёткого понимания приведу сразу несколько определений понятия "бизнес-процесс".
Бизнес-процесс (business process) - это:
👉 многократно повторяющийся алгоритм, направленный на достижение одного и того же конкретного результата;
👉 любые действия, которые повторяются раз за разом;
👉 любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи;
👉 фактически инструкция: кто и что, когда и где, как и с помощью чего должен сделать.
⚠️ У каждого бизнес-процесса всегда должен быть владелец, т. е. ответственное лицо в компании. Если владелец отсутствует, то бизнес-процесс не будет выполняться совсем или должным образом.
Примеры бизнес-процессов
📝 Организация еженедельного совещания руководителя с управленческим составом (владелец: секретарь).
📝 Составление бухгалтерского баланса (владелец: главный бухгалтер).
📝 Проведение переговоров с клиентами (владелец: менеджер отдела продаж).
📝 Организация процесса согласования договоров (владелец: руководитель юридического отдела).
📝 Поиск кандидатов на вакантную должность (владелец: hr-специалист).
Естественно, можно привести ещё много примеров, так как за каждой должностью в компании закреплен не один бизнес-процесс.
Определение понятия
"описание бизнес-процессов"
Если бизнес-процесс - это повторяющийся алгоритм, то описание бизнес-процесса - это описание данного алгоритма.
Таким образом, описание бизнес процесса - это пошаговое описание действий сотрудников при выполнении определённых функций или операций.
Бизнес-процесс появляется только в процессе его описания. Поэтому бизнес-процесс без описания не существует и вообще невозможно реализовать одно без другого.
Описание бизнес-процесса осуществляется в графическом или текстовом виде.
Польза от описания
бизнес-процессов
Описание бизнес-процессов позволяет абсолютно любой компании:
✔️ Установить единые требования и стандарты к работе сотрудника или подразделения, выпускаемому продукту или оказываемой услуге.
✔️ Разделить зоны ответственности между сотрудниками или структурными подразделениями, повысить их уровень ответственности.
✔️ Ускорить процесс выполнения определённых задач или реализации проекта, выпуска продукта или оказания услуги.
✔️ Повысить качество исполнения текущих задач или реализации проектов, производства продукции или предоставления услуг.
✔️ Систематизировать и донести до сотрудников сложную информацию в упрощённой и понятной форме.
✔️ Автоматизировать выполнение рутинных задач.
✔️ Безболезненно осуществлять замену сотрудников и вводить в должность новые кадры.
✔️ Эффективно управлять вверенными сотрудниками и самим подразделением.
✔️ Выстроить оптимальную и эффективную организационную структуру компании.
✔️ Обеспечить прозрачность всех этапов работы подразделений и компании в целом.
✔️ Быстрее находить и решать внутренние ошибки и проблемы, выявлять риски в работе.
✔️ Стать более гибкой и легко адаптируемой к изменениям внешней среды.
✔️ Повысить её имидж и инвестиционную привлекательность.
Разница между "бизнес-процессом" и "регламентом"
Понятия "бизнес-процесс" и "регламент" часто и многие путают.
Рассмотрим пример.
У снабженца компании есть задача закупить комплектующие для оборудования, чтобы производство не останавливалось.
Указанный сотрудник находит поставщиков, проводит переговоры и получает предложение, оформляет необходимые документы. Это бизнес-процесс снабженца. А вот определение стоимости (ценового диапазона) или решение по выбору конкретного поставщика регулируется регламентом компании.
Бизнес-процесс - это то, как исполнитель выполняет задачу или какие действия предпринимает для выполнения задачи. Регламент же - правила, которым следует исполнитель при выполнении задачи.
В некоторых компаниях есть регламенты, но нет описанных бизнес-процессов. В других же, наоборот, есть описанные бизнес-процессы, но нет регламентов. Обе ситуации нехороши: в первой - у исполнителей большая свобода действий, во второй - отсутствует контроль за процессами.
Итак, бизнес-процессы являются основой эффективного функционирования любой компании и неотъемлемой частью любого бизнеса.
Важно понимать, что у каждой компании свои бизнес-процессы и описаны они по-разному. Даже если сравнивать одну и ту же должность в разных компаниях, то описание одноименного бизнес-процесса будет несколько отличаться.
Поскольку пример описания бизнес-процесса - это уже полноценный кейс, то мы рассмотрим его в следующих статьях.
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#компания#бизнес#
#процесс#регламент#инструкция
#эффективность#стандартизация
#унификация#автоматизация