Многие из вас хотя бы раз сталкивались с необходимостью организовать мероприятие. Это мог быть корпоратив или конференция, а возможно даже массовый праздник или фестиваль.
Независимо от формата, мероприятие – это сложный пазл, где каждая деталь влияет на общий результат. И таких деталей тысячи. Чтобы не потеряться в их потоке, важно понимать, какие этапы лежат в основе грамотной подготовки и кому их можно делегировать.
Рассказываем, из чего состоят деловые мероприятия и как услуги профессионального агентства складываются в идеальный результат для вашего бизнеса.
1. Разработка концепции мероприятия.
Когда вы планируете провести мероприятие, вы хотите достичь определённой цели. Например, привлечь аудиторию или деловых партнёров, рассказать о новом проекте.
В достижении цели помогает концепция. Именно с её разработки мы начинаем каждый проект. На этом этапе формируется главная идея, формат, подача, сценарий – то, чем ваше мероприятие будет отличаться от сотен других.
2. Создание дизайн-концепции.
После того как мы определились с концепцией мероприятия, приступаем к его визуальной упаковке. Сюда входят фирменный стиль, оформление площадки, полиграфия, навигация и т.д.
Дизайн – мощный инструмент, который делает событие запоминающимся и узнаваемым, направляет внимание гостей и помогает в достижении ваших целей.
3. Медиа-продакшн.
Медиаконтент помогает донести нужные смыслы и познакомить аудиторию с вашей компанией, создаёт атмосферу и добавляет динамики. Это может быть приветствие от спикера, видеообращение, заставки, презентации, клипы и многое другое.
Созданный контент можно использовать и после мероприятия – например, в соцсетях, на сайтах, в рассылках.
4. Подбор подрядчиков.
Вам понадобятся декораторы, ведущие, технические специалисты, те, кто отвечает за монтаж сцены, кейтеринг и многое другое – список задач очень широкий.
На рынке сотни подрядчиков, и среди них сложно сразу найти тех, кто сработает качественно и в срок. Тем удобнее, когда агентство уже работает с базой проверенных исполнителей. Это экономит время, снижает риски и помогает остаться в рамках бюджета.
5. Координация и сопровождение мероприятия.
Даже идеально спланированное мероприятие требует контроля на всех этапах.
На подготовительном этапе нужно координировать работу всех подрядчиков, следить за графиком и быстро решать проблемы – к примеру, найти нового спикера, если ранее приглашённый не сможет выступить.
В день проведения мероприятия вам также понадобятся специалисты, которые будут управлять процессами непосредственно на площадке. Так вы избежите проблем с техникой, программой, организацией питания и другими составляющими мероприятия.
6. Застройка и декорирование площадки.
Выбранная площадка всегда требует адаптации под конкретное мероприятие. Здесь мы говорим о сцене, зонировании, брендировании, мебели, навигации, оформлении площадки. Важно вписать эти элементы в концепцию, общий дизайн и сценарий, сделать так, чтобы всем присутствующим было комфортно.
7. Кейтеринговое обслуживание.
Питание на мероприятии – крайне важная часть опыта. Необходимо продумать не только меню, но и подачу, тайминг, логистику, чтобы гости успевали перекусить без очередей и накладок.
Ивент-агентство поможет подобрать формат кейтеринга – от кофе-брейка до гастрономического шоу, исходя из бюджета и целей события, и всё для вас организует.
8. Технический продакшн.
По сути, это целый комплекс услуг. В него входит полное техническое обеспечение мероприятия: доставка, установка светового и звукового оборудования и организация его бесперебойной работы, монтаж сцены, организация работы технического персонала, организация трансляций и т.д.
Технический продакшн – ключевая часть подготовки, и здесь особенно важен опыт и слаженность специалистов.
Мероприятия, которые производят впечатление и достигают целей, складываются из множества этапов и точных решений. Мы отлично умеем соединять их в систему – понятную, надёжную и идеально подходящую под ваши задачи.
Хотите организовать событие, которое будет эффективно работать на ваш бренд? Оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.