Полный хаос во время подготовки и в день проведения – вот что ждёт мероприятие без чёткого управления. Чтобы этого избежать, нужен ивент-менеджер. Это специалист, который связывает людей, идеи и процессы в единое целое.
Чем конкретно он занимается?
1. Создаёт концепцию, программу и сценарий мероприятия.
Ивент-менеджер помогает выделить главные цели мероприятия, исходя из них продумывает его структуру, формат, программу и выстраивает логику мероприятия от первой до последней минуты.
2. Формирует команду и координирует процессы.
Ивент-менеджер знает, кто и зачем нужен при организации мероприятия. Он подбирает специалистов, ставит им задачи, контролирует качество и сроки исполнения. Если кто-то что-то не успевает – менеджер решает эту проблему. Благодаря ему вы не вовлекаетесь в бесконечные согласования и можете быть уверены, что всё будет готово вовремя.
3. Подбирает и бронирует идеальную площадку.
Площадка обязательно должна подходить вам по формату, бюджету, вместимости, логистике и техническим возможностям. Ивент-менеджер анализирует варианты, проводит осмотры, договаривается об аренде, уточняет условия – делает всё, чтобы мероприятие прошло в идеально подходящем месте.
4. Управляет бюджетом и оптимизирует расходы.
Хороший ивент-менеджер не тратит много – он тратит разумно. Составляет смету, находит оптимальные по качеству и цене решения, исключает лишнее и заранее закладывает резерв на непредвиденные ситуации. Его задача – не просто уложиться в бюджет, но и получить максимум за вложенные средства.
5. Выбирает лучших подрядчиков.
Самый качественный и выгодный кейтеринг, декор, световое и звуковое оборудование – ивент-менеджер точно знает, где всё это найти. Он ведёт коммуникацию с партнёрами, поставщиками, подрядчиками, сравнивает условия и подписывает договоры.
6. Решает проблемы до того, как они станут заметны.
На мероприятиях почти всегда что-то идёт не по плану. Могут возникнуть проблемы с микрофоном, у спикера сломается ноутбук или в последний момент придётся менять оформление. Ивент-менеджер моментально реагирует и решает такие вопросы до того, как они станут серьёзной проблемой. И чаще всего гости даже не догадываются о том, что были какие-то сложности.
Когда мероприятие организует профессионал, вы получаете:
- Чёткую структуру и продуманный сценарий.
- Качественную реализацию без хаоса и срывов.
- Экономию времени и ресурсов.
- Уверенность, что всё под контролем.
- Результат, который работает на ваш бренд.
А если за ивент-менеджером стоит сильное агентство – вы получаете не одного специалиста, а целую команду. Это означает больше возможностей, больше экспертности и больше уверенности в результате.
Планируете провести мероприятие? Доверьте его по-настоящему сильному ивент-менеджеру и команде опытных специалистов. Агентство «Прожектор» реализует проекты любого уровня и масштаба в полном соответствии с вашими целями, сроками и бюджетом.
Оставьте заявку на сайте – обсудим вашу задачу и найдём оптимальное решение.