В чем плюс канбана: всё обсуждение проходит в рамках одной задачи (карточки), каждая задача отображается на своей стадии, где можно закрепить ответственного, настроить роботов. Как это сделать по шагам расскажу ниже.
Предварительно необходимо создать группу или проект, группы находятся в Совместной работе.
В группах и проектах Битрикс24 есть шесть видов отображения задач: Список, Канбан, Сроки, Мой план, Календарь, Гант.
Канбан – это доска с колонками и карточками, которая помогает отслеживать задачи группы или проекта. Канбан визуализирует процесс работы, а каждая колонка показывает определенный этап задачи. Вы можете добавлять новые колонки, менять их названия, перемещать задачи внутри колонок – все изменения будут сразу же видны другим участникам группы или проекта.
Чтобы начать работать с канбан, зайдите в проект или группу. Перейдите на вкладку канбан.
На канбан-доске каждая задача – это карточка. По умолчанию карточки разделены на колонки-стадии, которые вы можете добавлять (нажав на плюсик) и переименовывать. Чтобы настроить канбан-доску наведите курсор на название колонки.
В режиме редактирования измените цвет колонки, для этого нажмите на банку с краской. Чтобы удалить колонку, нажмите на крестик.
Между стадиями вы можете перетягивать задачу (карточку) на другую стадию, чтобы показать ее текущий статус, либо доверить это роботам.
При интеграции с 1С, задачи могут выгружаться в Битрикс из 1С на основании созданных в 1С заявок, исполнение которых, удобно отслеживать в канбане Битрикс24. Если в компании нет ERP, канбан является неплохой заменой.
Настройка роботов.
Роботы — это доступный любому пользователю инструмент автоматизации работы, который сокращает рутину. С роботами справится даже начинающий пользователь, их легко установить и настроить. Вы сможете самостоятельно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24. Дальше разберем, как их настраивать.
Нажимаем на роботов (отмечено красным)
Переходим в автоматизацию задач
Для создания робота необходимо выбрать стадию, на которой он будет работать, нажать кнопку "+" и добавить. Далее выбрать нужного робота и настроить его. Настройка каждого робота индивидуальна и зависит от функции, которую он несет. Рассмотрим основные принципы на конкретных примерах.
Помимо группы, можно создать рабочий чат в Битрикс, который будут отслеживать все менеджеры по закупкам и настроить робота с уведомлением о новом запросе (задаче), чтобы никто не пропустил важную задачу. Настройки ниже.
По умолчанию робот всегда включается и срабатывает в момент постановки задачи по установленному принципу в нужную стадию. Время запуска робота изменить невозможно. А вот момент, когда робот сработает, в каком случае и для каких именно задач, можно. Сделать это позволяют условия. В настройках робота вы задаете критерии, при которых система должна выполнить автоматическое действие. В момент попадания задачи в стадию с роботом система проверяет заданное условие и запускает процесс. Например, это ТЕГ «Запрос товаров», как ниже в примере, при наличии этого тега, робот переводит задачу на следующую стадию.
При завершении задачи, автоматически можно менять ответственного и стадию, то есть каждый сотрудник будет отвечать за свою стадию.
В Битрикс24 настройка роботов может осуществляться и с помощью условий, в которых используются и логические операторы.
Канбан позволяет не только улучшить качество взаимодействия внутри команды, но и повысить общую продуктивность компании, потому что:
- Все запросы и задачи фиксируются в единой системе, что исключает потерю информации.
- Вся переписка по одному запросу находится в одной задаче, не нужно искать ответы по всему чату.
- Легкий доступ к истории задач и их статусам для всех участников.
- Возможность отслеживать выполнение задач в установленные сроки.
- За каждой стадией есть возможность закрепления ответственного.
В Телеграм делюсь кейсами и практическими советами по оптимизации закупок. Переходи 👇🏼