Картина, хорошо знакомая каждому бухгалтеру: последние числа месяца. Коллеги строят планы на выходные, а мы... мы погружаемся в пучину закрывающих операций. Начисление амортизации, списание расходов, расчет налогов — десятки ручных действий, где ошибиться проще простого.
Знакомо? Стоп. В 1С:Бухгалтерия 3.0 и 8.3 есть наше спасение — «Автоматическое закрытие месяца». Фактически это робот-бухгалтер, который делает основную работу, своевременно и без ошибок.
Плюсы автоматизации (если еще сомневаетесь)
- Высвобождает ежемесячно дни работы бухгалтера.
- Алгоритм не устает и не пропускает проводки. То есть, риск ошибок — минимален.
- Все подразделения и периоды закрываются по единым правилам.
- Легко отследить статус закрытия (что сделано, что зависло) без погружения в детали.
- Ну и, конечно, никаких кошмаров про забытое начисление в ночь перед отчетностью!
Настройка автоматического закрытия в несколько шагов
Итак, ничего сложного — настраиваем автоматизацию за 5 минут.
Через главное меню в 1С:Бухгалтерии заходим в «Операции», выбираем «Регламентные операции».
В открывшемся справочнике находим строку «Закрытие месяца», а под ней — карту настроек. Здесь нужно выбрать «Автоматическое выполнение регламентной операции».
Переходим непосредственно к нужным нам настройкам. В «Настроить расписание» выбираем день (или дни) месяца, когда нужно стартовать (например, 28-е число). Указываем удобное время (скажем, 20:00, когда нагрузка на сервер меньше). Отмечаем «Ежемесячно» и выбираем, кому слать отчет. Всё, сохраняем расписание.
Но это не всё. В настройках есть дополнительные функции, воспользоваться которыми можно опционально.
В том же окне настройки «Закрытия месяца» есть раздел «Настроить порядок выполнения». Там есть полный список операций (амортизация ОС/НМА, списание РБП, расчет себестоимости и т.д.). Для каждой операции можно задать свои параметры: например, какие счета затрат списывать. Списание РБП должно идти ДО расчета налогов? Это тоже легко настроить. Если какие-то участки не нужно автоматически закрывать, то напротив них достаточно снять галочку.
Сохраните все настройки. В назначенный день и час система запустится сама.
Результаты ищите:
- в «Журнале выполненных регламентных операций» (раздел «Операции» -> «Регламентные операции»).
- в отчете «Закрытие месяца» («Отчеты» -> «Закрытие периода» -> «Закрытие месяца»).
Первый месяц рекомендуем на всякий случай проверять внимательно.
Важные нюансы
- Автоматическое закрытие месяца не равно волшебной кнопке. Как ни крути, функционал выполняет только стандартные операции. Сложные расчеты, кастомные доработки все равно будут требовать личного участия.
- Автоматизация любит порядок. Непроведенные документы, ошибки в учетной политике, незакрытые подотчетные суммы помешают успешному закрытию.
- Первый запуск лучше проверить в учебной базе или на тестовом периоде.
- В 1С:Бухгалтерия 8.3 интерфейс может незначительно отличаться, но суть и настройки те же.
- Резервная копия — наш ангел-хранитель. Перед первым автоматическим закрытием сделайте бекап! Всегда.
Настройка автоматического закрытия месяца — не техническая задача. Потратьте один час сегодня — и каждый месяц сохраняйте свое время, снижайте стресс и повышайте качество учета. Бухгалтерия 3.0 — это не про сложные технологии. Это про то, как технологии освобождают нас для действительно важных вещей. Запускайте автопилот и дышите глубже!
Остались вопросы или нужна помощь с функционалом? Обращайтесь в «МастерСофт» за экспертной и понятной помощью ;)