Многие ошибочно представляют себе облачную кассу как нечто абстрактное: руками не потрогать, на полку не поставить. Ну, вроде как «касса в облаке» — это просто программа, и в физическом мире не существует. Так ли это? Давайте разберемся.
На самом деле все, конечно, не совсем так. И потрогать руками, и поставить на полку облачную кассу еще как можно. Физическую оболочку она имеет.
Облачными такие кассы называют, потому что они предназначены для расчетов в глобальной сети — в мире виртуальном. В отличие, скажем, от торговой кассы, которая стоит в продуктовом магазине и имеет вполне узнаваемый вид: да, это касса, ни с чем не спутаешь.
Кассы облачные иногда малы настолько, что их физические габариты могут изменяться в десятках миллиметров. Узнаваемого корпуса в привычном нам понимании они часто не имеют.
Облачная касса, если говорить о ее физической оболочке, — это небольшая железная штучка. Без принтера для печати чеков. Без дисплея. Без устройства для ввода. Хранятся эти железные штучки, как правило, в ЦОДе.
Представьте себе огромные коридоры дата-центра, заставленные металлическими стойками. На каждой — такие вот малютки-кассы. Сотни единиц на одной серверной полке.
Касса в облаке и обычная: ищем различия
Различие 1. Кассы облачные, как правило, арендуют. Кассы обычные, как правило, покупают.
Различие 2. Касса в оффлайне должна печатать бумажные чеки для покупателей и потому всегда оснащена специальным принтером. Если касса в облаке, то печатать бумажные чеки ей не нужно, поэтому и принтера у нее, как мы уже упомянули выше, нет. Ведь при расчетах в интернете достаточно электронной версии фискального документа.
Различие 3. Сфера применения — это, пожалуй, главное, что отличает облачную кассу от обычной. Обычными кассами — смарт-терминалами, POS-системами и пр. — по требованию закона в обязательном порядке должны оснащаться розничные торговые точки.
Возможностей стандартной онлайн-кассы хватает для торговых компаний, имеющих дело с продажами вживую, в реальных точках и с покупателями, которым на месте нужно выбить чек. Функционал же облачной кассы идеально подходит для бизнеса в глобальной сети, для продаж через интернет-магазины и в принципе для индустрий, где ключевым способом осуществления транзакций является безналичный расчет.
Телекоммуникационные компании и компании сферы ЖКХ для приема платежей используют облачные кассы. Нередко облачные кассы арендуют владельцы вендинговых сетей. Эквайринг через облачную кассу часто используют маркетплейсы. Применяют кассы в облаке таксисты, службы доставки и т.д.
В чем разница между профессиональной онлайн-кассой и торговой, мы более подробно объясняем в этой статье.
Касса в облаке и обычная: ищем сходство
Как любая касса, касса в облаке не может функционировать без двух ключевых вещей: 1) у нее обязательно должен быть действующий фискальный накопитель, и 2) ее должен обслуживать оператор фискальных данных.
С фискальным накопителем все понятно. Он необходим каждой модели ККТ, он — «память» кассы. Абсолютно все транзакции (оплаты, возвраты и прочее) записываются в «фискальник», хранятся там и передаются в ОФД. Память у фискальных накопителей не вечная. Бывают ФН с совсем «девичьей» памятью — на 15 месяцев. Бывают с памятью «посолидней» — на 36 месяцев.
О фискальниках важно не забывать следующее:
— У них есть «срок годности». Через определенный срок ФН перестанет записывать кассовые данные, и его надо будет заменить.
— Новый ФН обязательно нужно регистрировать в налоговой. Чеки, создаваемые на кассе с незарегистрированным ФН, имеют все шансы попасть в жесткий карантин.
Подробнее о карантине чеков вы сможете прочитать в этой нашей статье.
Еще один момент, делающий облачную кассу похожей на обычную, — необходимость интеграции с ОФД. Каждый пользователь любой кассы должен заключить договор с тем или иным оператором фискальных данных. ОФД — это законный посредник между онлайн-кассами и сервером Федеральной налоговой службы. Ежедневно нон-стопом через платформы ОФД в налоговую передаются данные об операциях, совершенных на всех без исключения кассах, зарегистрированных в России.
Так как же работает облачная касса?
Опишем процесс работы по шагам:
Шаг 1. Продажа. Вы проводите продажу через кассу.
Шаг 2. Формирование чека. Касса формирует электронный чек.
Шаг 3. Шифрование и подпись. Фискальный накопитель шифрует данные чека и ставит электронную подпись.
Шаг 4. Отправка данных в ОФД. Касса отправляет зашифрованные данные чека через интернет оператору фискальных данных.
Шаг 5. Обработка данных ОФД. Оператор фискальных данных проверяет полученные от кассы сведения, сохраняет их и отправляет в налоговую службу.
Шаг 6. Отправка электронного чека: Касса отправляет электронный чек покупателю (по SMS или email). Электронный чек также может быть отправлен покупателю через ОФД.
А теперь давайте затронем еще один важный вопрос:
Чья касса?
Чьей считает кассу налоговая? Это зависит от двух моментов:
- На кого, собственно, зарегистрирован фискальный накопитель — на компанию, которая арендует облачную кассу, или на компанию, которая сдает эту кассу в аренду?
- Которая из этих двух компаний подписывает договор с ОФД?
От этих моментов зависит схема взаимодействия между арендатором облачной кассы и ее поставщиком.
Опишем два основных вариант взаимодейтвия.
Вариант первый. Фискальный накопитель — ваш, и договор с ОФД заключен на ваше имя
Облачная касса при этом арендуется вами — вы заключаете контракт на аренду в ЦОДе, вендор кассы помогает вам настроить интеграцию с платежной системой, подключить эквайринг и все остальное, необходимое для нормальной работы, включая время от времени устанавливаемые обновления ПО.
При этом главное, что именно вы юридически являетесь пользователем этой арендованной облачной кассы. То есть в соответствующем реквизите кассового чека стоит наименование вашей организации.
Вариант второй. Фискальный накопитель — не ваш, и договор с ОФД заключен не на ваше имя
Фактически речь в этом случае идет о кассе платежного агента, которую вы арендуете. При этом арендованная вами облачная касса не только физически не находится у вас в офисе, но и в юридическом плане не принадлежит вам. Вы делегируете прием платежей и формирование чеков своему агенту. Он, в свою очередь, создает за вас фискальные документы, в соответствующих тегах которых вы указаны как поставщик. Вроде бы вполне комфортный вариант. Агент берет с вас определенную комиссию за каждую продажу, и сам за вас делает все: собирает платежи, формирует чеки, высылает их в налоговую через ОФД.
Есть лишь один подвох, но существенный.
Он в том, что вот эта вот арендованная вами облачная касса — это не ваша касса. В шапке каждого сформированного ею чека указано имя пользователя — вашего платежного агента и его ИНН. То есть название не вашей компании, не ваш ИНН.
Федеральный закон № 54, контролирующий применение онлайн-касс при расчетах в Российской Федерации, гласит, что чеки должны выдаваться не только при получении предоплаты или аванса, но и в момент реализации, то есть полного оказания услуг, окончания работ или передачи товара покупателю.
Есть наделавшее в свое время немало шума письмо ФНС от 6 сентября 2023 г. № АБ-4-20/11334@ «О сервисах формирования фискальных документов», где особо оговаривается, что фискальные документы по поводу отгрузки товара или реализации услуг должны создаваться самим продавцом, а не его платежным агентом. Платежный агент может выдать лишь предоплатный чек.
Приведем цитату из этого письма: «При передаче товара (работ, услуг) покупателю, в отношении которых ранее агент по приему платежей осуществил расчет с покупателем в отношении внесенного им аванса или полной предварительной оплаты и соответствующим образом применил контрольно-кассовую технику, поставщик товара (работ, услуг) обязан сформировать кассовый чек, который должен содержать реквизит "предмет расчета" (тег 1030) в состав которого входит реквизит "признак способа расчета" (тег 1214), имеющий значение, равное "4" (полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета за товар)».
Таким образом история с чеками от платежных агентов чем-то похожа на попытку защититься от мороза с помощью одной рукавицы. Левая есть. Правой нет. Чеки на аванс — формируются. Чеки на реализацию — нет.
А важно делать чеки на полный расчет — не только предоплатные, но и реализационные.
В общем и целом, ФНС подчеркивает, что создание кассового чека, его передача в бумажном или электронном виде клиенту и в обязательном порядке высылка через ОФД на сервер налоговой — это обязанность самого продавца, и перепоручать ее третьим лицам неправильно.
Профессиональная касса — разновидность облачной
Если у компании множество абонентов, если ее бухгалтерия постоянно имеет дело со сложным расчетом, то тут можно посоветовать особый тип онлайн-касс — профессиональные кассы, сочетающие в себе преимущества скоростных облачных касс, специализированное программное обеспечение и функционал обычных кассовых аппаратов — например, печать чеков. В своей сфере фискальный сервер Vallab — одно из самых привлекательных решений с точки зрения широты функционала.
Vallab был разработан для компаний, которые на постоянной основе обслуживают десятки и сотни тысяч лицевых счетов. Это оптимальная онлайн-касса для организаций индустрии ЖКХ, интернет-продайдеров и других коммерческих структур, имеющих дело со сложным расчетом и большим количеством лицевых счетов. Vallab дает возможность фискализировать десятки тысяч чеков быстро и корректно, в соответсвии со всеми требованиями налоговой службы.
Более подробно о возможностях фискального сервера Vallab мы писали в этом обзоре.
✅ Хотите еще больше интересной и важной информации? Мы создали бота, который поможет вам находить полезные материалы при подписке на наш Telegram-канал.
Перейти в Telegram-бот