Электронная трудовая книжка — полноценный аналог бумажной версии, но работать с ней удобнее, а бумажной волокиты для бизнеса гораздо меньше. Но есть и нюансы, о которых надо знать предпринимателям, чтобы избежать штрафов и проверок трудовой инспекции. О них и поговорим в этой статье.
Больше полезной информации для предпринимателей ищите на «Бестселлере».
Что такое электронная трудовая книжка
Это документ о профессиональном стаже человека, хранящийся в электронной базе Социального фонда России. Сокращённо его называют ЭТК. Он заменяет трудовую книжку в бумажном формате. ЭТК есть у всех, кто работал по трудовому договору с 1 января 2020 года или устроился позже.
Какая информация есть в ЭТК
- все места работы с 2020 года;
- какие должности занимал сотрудник и переходил ли на другие позиции;
- даты найма и увольнения;
- почему был расторгнут трудовой договор — например, по собственному желанию или соглашению сторон.
Какой информации нет в ЭТК
- профессиональные награды и достижения;
- образование;
- квалификация;
- особые условия труда, например вахтовая или сезонная работа.
Хранить документ в электронном виде безопасно: СФР хранит данные ЭТК на защищённых серверах в зашифрованном виде, а доступ к информации есть у ограниченного числа лиц. Систему постоянно проверяют на устойчивость к взломам и другим угрозам.
Работодатель передаёт сведения для ЭТК, когда:
- оформил нового сотрудника и заключил трудовой договор;
- переводит человека на другую работу или должность;
- меняется название организации;
- присваивает сотруднику новую квалификацию или разряд;
- увольняет работника.
Как получить электронную трудовую книжку
Рассмотрим, что нужно учитывать при переходе на ЭТК и как оформить изменения в бумажной трудовой.
Главное о переходе на ЭТК
- Работодатель не может заставить сотрудника перейти полностью на электронный формат, если у него уже есть бумажная трудовая книжка. Выбор остаётся за работником.
- Если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую, то компания обязана как заполнять её, так и отправлять данные в СФР.
- Если работник решил отказаться от классической трудовой, он получает её на руки и хранит самостоятельно. Все следующие записи о стаже будут только в электронном виде.
Когда будете выдавать бумажную книжку, напомните работнику, что её лучше не терять. Восстановить данные будет сложно: придётся обращаться к бывшим работодателям, архивам и пенсионным документам.
- После того как сотрудник выбрал электронный формат, вернуться к бумажному уже не получится.
- С 2020 года люди, которые выходят на работу впервые, получают только ЭТК. Компания оформляет нового сотрудника и передаёт информацию в СФР.
- Чтобы перейти на ЭТК, сотруднику достаточно написать заявление в произвольной форме и передать его работодателю. После этого компания отправляет данные в СФР через форму ЕФС-1, делает в бумажной версии запись о переходе на ЭТК и возвращает документ работнику.
Если сотрудник хочет добавить в электронную систему старые данные о стаже, сообщите ему, что нужно оформить корректировку лицевого счёта. Через работодателя это сделать нельзя — потребуется внести сведения через «Госуслуги», МФЦ или СФР.
Как сделать запись в бумажной трудовой о переходе на ЭТК
- указать номер записи в графе 1 и дату в графе 2 в разделе «Сведения о работе»;
- сделать в графе 3 отметку, которую предложил Минтруд: «Подано письменное заявление (Ф. И. О. работника в творительном падеже) о предоставлении ему/ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».
Если сотрудник хочет оставить две книжки, компания
- обновляет сведения в бумажной трудовой и передаёт данные для электронной в СФР;
- отвечает за бумажную трудовую и хранит её в отделе кадров или бухгалтерии;
- выдаёт работнику бумажную трудовую на руки, когда он увольняется.
Как бизнесу работать с электронными трудовыми книжками
Работодатель не ведёт ЭТК. Его задача — передать информацию о кадровых изменениях в СФР. Все данные о стаже хранятся и обрабатываются в единой базе фонда.
Сведения передаются через форму ЕФС-1. Компании, в которых работают до 10 человек, могут отчитываться в бумажном или электронном формате. Более крупные организации обязаны вносить информацию в электронном виде.
Когда подавать отчётность
- при найме или увольнении — на следующий рабочий день после оформления приказа;
- при переводе на новую должность, смене названия компании, переходе на ЭТК и других событиях — до 25-го числа следующего месяца.
Если кадровых изменений не было, подавать отчёт не нужно.
Как подавать отчётность
- лично принести бумаги в отделение СФР, отправить через представителя или почтой. Найти ближайший офис можно на сайте фонда;
Готовый отчёт можно подать через сайт СФР двумя способами:
- Полностью дистанционно: загрузить готовый файл из Spu_orb и отправить его на обработку. Для этого способа нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- С посещением СФР: загрузить проект отчёта на сайт без использования УКЭП и затем подтвердить его — предоставить бумажный оригинал в отделение фонда лично, через представителя или по почте.
Ещё один способ сдавать отчётность — подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО) через оператора связи. Для этого нужно заключить с телеком-компанией платный договор. Список операторов можно посмотреть здесь.
Если не передать сведения вовремя, должностных лиц могут оштрафовать на 300–500 ₽. При систематических нарушениях возможны проверки трудовой инспекции.
Где посмотреть электронную трудовую и как получить выписку
Есть несколько способов узнать свой стаж и сделать выписку из ЭТК. Расскажем о каждом варианте подробнее.
Через «Госуслуги»
Чтобы узнать трудовую историю, нужно:
- Открыть категорию «Справки, выписки».
- Найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажать «Получить выписку».
Система сформирует документ и разместит его в разделе «Заявления». Выписку можно сохранить в формате PDF или XML или переслать по электронной почте.
В МФЦ или отделении Социального фонда России
Чтобы получить выписку, нужно обратиться в ближайший МФЦ или офис СФР с паспортом. Специалист оформит документ и заверит его цифровой подписью фонда.
Выписки с «Госуслуг», из СФР, МФЦ содержат одинаковый объём информации, заверяются цифровой подписью и обладают равной юридической силой.
У текущего работодателя
Работники могут заказать выписку по форме СТД-Р:
- в выписке будет информация о стаже в текущей компании и не будет записей, которые сделаны раньше 2020 года;
- заказать справку могут работники, которые подали заявление о переходе на ЭТК;
- срок подготовки — три рабочих дня с момента запроса;
- при расторжении трудового договора выписка выдаётся в день увольнения.
Работодатель может выдать справку в электронном или бумажном виде. Бумажный вариант заверяется подписью руководителя и печатью организации, электронный — усиленной электронной подписью. Документ можно вручить лично, отправить заказным письмом или по электронной почте.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Разберём, какие преимущества и недостатки есть у ЭТК.
Переход на ЭТК упростил кадровый учёт и позволил бизнесу, работникам и госорганам быстро получать информацию. При этом компаниям всё ещё приходится дублировать информацию в бумажную трудовую и внимательно следить за сроками подачи сведений.
Что в итоге
Переход на ЭТК изменил кадровый учёт. Работники получили быстрый доступ к данным о своём стаже, работодатели — сократили объём бумажной отчётности. Однако предпринимателю важно своевременно вносить данные в систему СФР, корректно оформлять записи и учитывать нюансы работы с персоналом, у которого могут быть как электронные, так и бумажные трудовые книжки.