С 1 октября 2025 года Министерство финансов вводит новый порядок обмена электронными документами, призванный упростить и ускорить взаимодействие между компаниями. Ключевым нововведением станет замена Извещений о Получении (ИоП) и Уведомлений об Уточнении (УоУ) Универсальными Сообщениями (УС). Это знаменует значительный шаг в развитии электронного документооборота (ЭДО) в России.
Почему меняют систему?
Существующие форматы ИоП и УоУ, несмотря на свою функциональность, уже не в полной мере отвечают современным требованиям бизнеса. Они требуют использования электронной подписи, что создает определенные сложности и затягивает процесс обмена. Универсальные Сообщения призваны устранить эти недостатки и сделать ЭДО более доступным и эффективным.
Что такое универсальные сообщения?
Универсальные сообщения (УС) – это простые по структуре xml-файлы, формат которых утвердит Федеральная налоговая служба (ФНС). Они будут использоваться для информирования о получении электронного счета-фактуры (и других документов), необходимости внесения исправлений или предоставления дополнительной информации. Главное отличие от ИоП и УоУ – отсутствие необходимости в электронной подписи.
Как это работает?
В формате УС будут предусмотрены следующие элементы:
• Ссылка на документ: указание, к какому конкретному электронному документу относится сообщение.
• Идентификаторы сторон: данные об отправителе и получателе сообщения в системе ЭДО.
• Код ответа: специальный код из классификатора ФНС, обозначающий тип сообщения (например, извещение о получении, уведомление об уточнении, отказ в подписи, запрос дополнительной информации).
• Комментарий: при необходимости можно добавить текстовый комментарий к коду ответа.
• Контактные лица: информация о контактных лицах с обеих сторон обмена.
Преимущества универсальных сообщений для бизнеса:
• Упрощение и ускорение обмена: отсутствие необходимости в электронной подписи значительно упрощает процесс.
• Стандартизация: единый формат и классификатор кодов ответов обеспечивают однозначное понимание информации.
• Гибкость: возможность добавления комментариев позволяет уточнять детали и решать вопросы, не прибегая к другим каналам связи.
• Расширенные возможности: в перспективе УС могут использоваться для фиксации любых фактов о документе, заменяя уточнения по электронной почте или в мессенджерах.
• Повышение эффективности ЭДО: обмен иными документами должен осуществляться в порядке, аналогичном порядку обмена счетами-фактурами.
Переходный период и что нужно делать?
Чтобы переход на новый формат был плавным, операторы ЭДО при поддержке ФНС договорились о переходном периоде. До 1 октября 2025 года к текущим извещениям и уведомлениям будут добавляться соответствующие им УС. Обрабатываться будут, как правило, только текущие ИоП и УоУ, для которых прописана соответствующая логика. Это позволит компаниям подготовиться к изменениям без нарушения текущего документооборота.
Рекомендации:
• Ознакомьтесь с новой технологией: технология обмена электронными документами между операторами ЭДО с использованием УС уже размещена на сайте ФНС.
• Обратитесь к своему оператору ЭДО: уточните у своего оператора ЭДО детали перехода на Универсальные Сообщения и сроки обновления программного обеспечения.
• Подготовьтесь к изменениям: убедитесь, что ваше программное обеспечение для ЭДО будет поддерживать новый формат УС.
С введением универсальных сообщений Министерство финансов делает ЭДО более удобным, доступным и эффективным для бизнеса. Подготовьтесь к переходу заранее, чтобы воспользоваться всеми преимуществами нового формата с 1 октября 2025 года.
Astrixsolutions - цифровые решения для профессиональной помощи вашему бизнесу!
Подписывайтесь на наш телеграм-канал https://t.me/astrixsolutions и не пропускайте наши публикации.