На новостном канале УК «Андроньевская» ведущие специалисты компании рассказывают о сфере своей деятельности, о задачах, стоящих перед их под

Вопрос: Управляющая компания Андроньевская объявила о внедрении усовершенствованного алгоритма работы диспетчерской службы. Что он подразумевает, в чем его преимущества?

Татьяна Орехова: Смысл усовершенствования заключается в более быстром реагировании на обращения и наиболее эффективном решении всех возникающих проблем. Мы стремимся создать четкую и слаженную систему работы, которая будет удовлетворять потребности клиентов. Можно выделить семь основных этапов работы диспетчерской службы. На первом этапе принимается заявка от клиента и фиксируется в специальной системе Битрикс24. Далее происходит сортировка обращений по категориям – текущая заявка или аварийная ситуация. Сразу же назначаются ответственные сотрудники для оперативного решения возникшей проблемы. Затем диспетчер отслеживает выполнение заявки и при возникшей необходимости корректирует сроки ее выполнения. После выполнения заявки диспетчер связывается с заказчиком для подтверждения решения проблемы. Все заявки и обращения фиксируются для последующего анализа и улучшения качества работы. При экстренных аварийных заявках диспетчер должен действовать по протоколам быстрого реагирования и обязательно взаимодействовать с городскими экстренными службами.

Вопрос: Расскажите, пожалуйста, о взаимодействии между сотрудниками УК «Андроньевская» и заказчиками при помощи CRM-системы Битрикс24.

• Татьяна Орехова: «Битрикс24» – это комплексный продукт, который облегчает и оптимизирует совместную работу нескольких отделов одного предприятия. В нем объединены инструменты для планирования, делегирования, аналитики, оценки, делового общения между сотрудниками, доведения важной информации до персонала. В целом все возможности Битрикс24 служат оцифровке деловых процессов и главных направлений деятельности организации. Битрикс24 хранит сведения о взаимоотношениях с клиентами, распределяет задачи, быстро готовит требуемые документы. Данная система позволяет контролировать сроки выполнения заявок, предусматривает возможность коммуникации по возникающим вопросам между заказчиками и исполнителями. Диспетчеры ежедневно, на постоянной основе, мониторят заявки в системе Битрикс24, общаются с линейным персоналом, с инженерной службой, помогая быстрейшему выполнению задач.

Вопрос: Как осуществляется подбор персонала на должность диспетчера, какими качествами должен обладать потенциальный кандидат?

Татьяна Орехова: Подбором персонала в Управляющей компании «Андроньевская» занимаются рекрутеры. Кандидат на эту должность должен быть ответственным, стрессоустойчивым, внимательным, обладать хорошей памятью, быть решительным и уметь быстро реагировать на изменяющиеся условия. Диспетчер должен уметь контролировать и организовывать работу, обеспечивать логистику и структурированность процессов. Там, где работает опытный диспетчер, царит порядок, а каждое действие команды специалистов продумано до мелочей.

Вопрос: В Ваши служебные обязанности входит и документооборот в УК «Андроньевская». Как осуществляется делопроизводство в компании, какие новшества позволяют усовершенствовать эту работу?

Татьяна Орехова: В целях организации работы по соблюдению единых стандартов ведения делопроизводства, оформления, регистрации и обработки документов в УК «Андроньевская» утверждено Положение по делопроизводству. Главное прописано в одном из пунктов – ведение и архивирование документооборота в электронном виде. Это значительно упрощает работу и исключает излишнюю бюрократию. Все документы создаются в электронном виде без предварительного документирования на бумажном носителе. Прием и отправка электронных документов осуществляется посредством программных средств ЭДО.