Оформлять отпуска правильно — задача непростая даже для опытных кадровиков. Несмотря на регулярность процедуры, типичных нарушений всё ещё много. Особенно остро эта проблема встаёт накануне летнего сезона отпусков. Мы подготовили топ-9 самых частых ошибок, совершаемых работодателями при предоставлении отпусков своим сотрудникам.
Отсутствие уведомления о начале отпуска
Одна из самых распространённых проблем связана с отсутствием своевременного уведомления работника о предстоящем отпуске. Законодательство требует информирования сотрудника минимум за две недели до начала отпуска. Но многие кадрики ошибочно полагают, что хватит простого приказа за пару дней до ухода сотрудника отдыхать. Чтобы избежать конфликта, рекомендуем ввести систему подписей на отдельных уведомлениях или формах приказа.
Что делать: заранее уведомляйте сотрудников письменно, фиксируйте получение ими сведений.
Игнорирование прав особых категорий работников
Работодатель часто отказывает сотруднику в просьбе о внеочередном отпуске, ссылаясь на строгость графика отпусков. Тем временем, законом предусмотрены особые случаи, когда работник имеет право уйти в отпуск вне очереди, включая супругов военных, лиц младше 18 лет, молодых отцов и матерей детей-инвалидов. Важно учитывать такие ситуации и проверять, соответствует ли заявитель требованиям особого порядка предоставления отпуска.
Что делать: внимательно проверяйте наличие оснований для внеочередного отпуска.
Предоставление неполного отпуска
Распространённая ошибка среди начинающих кадровиков — считать, что если сотрудник проработал полгода, ему положен лишь половина отпуска. Согласно закону, отпуск должен быть предоставлен полностью, независимо от периода трудоустройства. Полностью запретив делить отпуск на части менее продолжительными, чем сама процедура отдыха, государство защищает интересы работников.
Что делать: помните, что отпуск всегда даётся целиком и сразу, без расчёта пропорционально отработанным дням.
Невозможность разделения отпуска на мелкие части
Отдых порой хочется растянуть на небольшие отрезки времени. Кто-то хочет отдохнуть три дня летом, кто-то берёт перерыв в пятницу вечером и субботу утром. Закон позволяет разбивать отпуск на удобные временные промежутки, но одна из частей обязательно должна составлять минимум 14 дней. Остальные части отпуска можно распределять как угодно — будь то один, два или три дня.
Что делать: разрешайте разделение отпуска на маленькие части, главное — соблюсти правило о минимально допустимой длине первой части.
Неправильный расчёт отпуска в рабочих днях
Часто возникают проблемы при подсчёте продолжительности отпуска, особенно если речь идёт о разных единицах измерения. Основной отпуск считается в календарных днях, дополнительный — иногда в рабочих. Неверный пересчёт может привести к проблемам и недопониманиям.
Что делать: точно следуйте правилам перевода единиц измерения и проконсультируйтесь с юристом или специалистом по персоналу.
Самовольный перенос отпуска
Нередко бывает так, что руководителю поступает выгодный контракт, а нужный специалист оказался в отпуске. Тогда руководитель решает изменить график отпусков без согласования с сотрудником. Такой поступок нарушает Трудовой кодекс, поскольку изменение сроков возможно исключительно с письменного согласия сотрудника.
Что делать: любое решение о переносе отпуска должно приниматься совместно с самим сотрудником.
Незаконный отзыв из отпуска
Иногда начальники вынуждены вернуть специалиста досрочно из-за производственных нужд. Это называется отзывом из отпуска, и закон ясно гласит: такой отзыв возможен исключительно с добровольного согласия сотрудника. Более того, несовершеннолетним, беременным женщинам и людям, работающим в опасных условиях, нельзя вообще предлагать вернуться раньше срока.
Что делать: убедитесь, что сотрудник согласен вернуться, иначе воздержитесь от попытки досрочного прекращения отпуска.
Несанкционированная замена отпуска деньгами
Некоторые сотрудники предлагают заменить отпуск денежным вознаграждением. Компании нередко соглашаются, надеясь сэкономить на затратах. Но такая практика категорически запрещена. Денежная компенсация возможна только при увольнении сотрудника или по особым основаниям (например, в отношении неиспользованных отпусков прошлых лет).
Что делать: откажитесь от предложений замены отпуска деньгами, действуйте строго согласно законодательству.
Таким образом, соблюдение правильного оформления отпусков позволит избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками. Убедитесь, что ваши кадровые специалисты знают правила оформления отпусков, ведь знание законов и грамотное оформление документов значительно облегчит жизнь вашему бизнесу.
Подведём итог: главные советы для успешного управления отпусками
- Уведомляйте своевременно: За две недели до отпуска обязательна письменная фиксация уведомления.
- Следите за особыми категориями: Проверяйте, не принадлежит ли ваш сотрудник к особой группе, имеющей льготы.
- Предоставляйте полный отпуск: Независимо от количества отработанных месяцев, отпуск даётся весь сразу.
- Разрешайте дробление: Главное условие — одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.
- Правильно считайте рабочие дни: При смешанном учёте будьте аккуратны с переводом рабочих дней в календарные.
- Пересогласовывайте изменения: Любой перенос отпуска возможен только с согласия сотрудника.
- Обсудите возвращение: Перед отзывом получите согласие сотрудника, особенно если речь идёт о льготниках.
- Запретите замену деньгами: Компенсировать отпуск деньгами незаконно, кроме случаев увольнения или накопленных предыдущих годов.
Эти рекомендации помогут вам минимизировать риски возникновения споров и санкций со стороны контролирующих органов. Используйте наши подсказки, чтобы создать комфортную атмосферу для ваших сотрудников и избежать ненужных финансовых потерь.
Ксения Бабурина