Как сделать таблицу в Excel понятной и читаемой

Таблицы способны наводить страх быстрее триллера – некоторые из них хочется поскорее закрыть. Шрифты мельче муравья, чернота линий, уезжающая наверх шапка таблицы заставляют тратить время на расшифровку, а не на анализ. В бизнесе это время стоит денег.

Таблицы данных в Excel – мощный инструмент, но без грамотного использования они вносят хаос в работу. Посмотрите на примерах, как добавить понятности и наглядности даже самым объемным таблицам.

Убрать акцент с линии сетки

Можно сделать линии менее заметными или вовсе обойтись без них. Проверьте себя – откройте файл и оцените, выходят линии сетки на первый план или приоритет забирают данные.

Менее акцентные линии сетки не отвлекают внимание от сути данных

Применять разделители групп разрядов

С сотнями и тысячами наше зрение ещё легко справляется, но сотни тысяч и миллионы уже сливаются в поток.

Разделители групп разрядов помогают сопоставить данные в разных ячейках

Использовать простой дизайн

Задача дизайна в визуализации данных – упрощать, а не осложнять восприятие информации. Включите в стоп-лист яркую заливку ячеек и вертикальный текст. Первый приём отвлекает внимание, а второй заставляет делать вынужденную зарядку для шеи.

Наглядно расставить акценты и отразить смыслы помогают иерархия данных, цвет и толщина линий, лаконичная заливка и жирный шрифт.

Нет – яркой заливке и вертикальному тексту, да – умеренному использованию цвета и линий

Выделять главное

Как однотипный минимализм, так и обилие цветных акцентов маскируют главные выводы, динамику, идеи. В зависимости от цели отчета можно выделить минимум, максимум, подсветить отрицательные значения. Серый цвет уберет на второй план нулевые значения и ошибки из серии #Н/Д и #ДЕЛ/0!.

Однотипный минимализм и избыток цветовых акцентов мешают увидеть и понять главное

Неинформативные нули можно убрать на второй план, отрицательные значения – подсветить красным

Каждая из рекомендаций реализуется в Excel простыми и удобными фишками. Например, нули и ошибки совсем не нужно находить вручную и затем менять шрифт с черного на серый. На помощь приходит условное форматирование, которое само поменяет цвет шрифта.

Ошибка Н/Д часто возникает при использовании функции ВПР. Не найдено искомое значение в выгрузке из 1С – и таблица данных в Excel пестрит неинформативными сведениями, которые лучше заменить на лаконичный прочерк. Нули в ячейках данных ещё более распространенная история.

В демоверсии курса «Мастер наглядных отчетов в Excel 2.0» на одном из трех уроков пошагово разбираем, как автоматизировать процесс «обесцвечивания» ошибок и нулей.

→ Переходите по ссылке, смотрите бесплатные уроки и отрабатывайте приёмы в готовых файлах с данными. Если появятся вопросы, наши кураторы-эксперты с удовольствием помогут и подскажут варианты решения.