Представьте, что вы отправляетесь в путешествие без карты. Шансы заблудиться – 99%. Так же и с внедрением CRM: даже мощная платформа, как BPMSoft, не сработает, если вы не понимаете, как движутся процессы в компании. Анализ бизнес-процессов – это ваша карта, которая помогает найти короткий путь к автоматизации. Сегодня я расскажу, как превратить хаотичные операции в четкие схемы и избежать тупиковых решений.
ЗАЧЕМ АНАЛИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ?
Без анализа вы рискуете:
- Автоматизировать бесполезное: потратите ресурсы на процессы, которые не влияют на прибыль
- Упустить скрытые проблемы: например, дублирование задач между отделами
- Создать новые проблемы: например, пропустить точки контроля со стороны ответственных лиц или потерять кого-то из участников процесса
- Столкнуться с саботажем: сотрудники не примут систему, которая усложняет их работу
Главная цель анализа – понять, как процессы работают сейчас (AsIs) и как они должны работать после внедрения BPMSoft (ToBe).
ЭТАПЫ АНАЛИЗА: ОТ ХАОСА К ПОРЯДКУ
1. Сбор данных – как всё работает сейчас (AsIs)
- Анализ документации: при ее наличии
- Интервью с сотрудниками: узнайте, кто, что и зачем делает (например, менеджер по продажам тратит час в день на перенос данных из почты в Excel)
- Документирование процессов: используйте нотации BPMN для визуализации шагов и решений
- Выявление “узких мест”: например, согласование договора проходит через 5 инстанций и занимает 3 дня
- Согласование AsIs с заказчиком: помогает убедиться, что вы правильно поняли, как работает бизнес заказчика, а также создает фундамент для последующей подготовки ToBe модели
2. Проектирование будущего (ToBe)
- Упрощение – уберите лишние этапы, например:
- замените ручное согласование КП на автоматическую генерацию через BPMSoft
- упростите визирование договора\счета\акта\заказа
- Автоматизация – определите, какие задачи можно передать системе:
- напоминания клиентам, расчет сроков доставки, формирование отчетов
- автоматическое формирование печатных документов и отчетов
- автоматический разбор входящих
- Интеграция – подключите внешние сервисы:
- 1С
- Телефония
- ERP
- и др.
3. Визуализация и согласование
- Создайте диаграммы процессов в понятном формате BPMN
- Проведите воркшоп с участием всех отделов, цель которого – утвердить ToBe-процессы и распределить роли (RACI-матрица)
ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ
Кейс 1. Производственная компания
- Проблема: заказы терялись между отделом продаж и цехом
- Решение: внедрили сквозной процесс от заявки до отгрузки в BPMSoft и настроили автоматические уведомления для менеджеров и цеха
- Результат: сокращение времени обработки заказов на 40%
Кейс 2. Сеть клиник
- Проблема: пациенты ждали запись к врачу 2–3 дня из-за ручного расписания
- Решение: автоматизировали расписание через BPMSoft с интеграцией в мобильное приложение и добавили онлайн-оплату услуг
- Результат: увеличение количества пациентов на 25%
ТИПОВЫЕ ОШИБКИ И КАК ИХ ИЗБЕЖАТЬ
Ошибка 1. Игнорирование мнения сотрудников
- Проблема: руководство описывает процессы «сверху», но не учитывает реальные задачи сотрудников
- Решение: вовлекайте команду в интервью и тестирование прототипов
Ошибка 2. Слишком детальная визуализация
- Проблема: диаграммы становятся настолько сложными, что их никто не понимает
- Решение: разделяйте процессы на подпроцессы и используйте многоуровневое описание
Ошибка 3. Отсутствие метрик
- Проблема: невозможно измерить эффективность изменений
- Решение: заранее определите KPI (например, время выполнения этапа, % ошибок)
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ АНАЛИЗА
- BPMN 2.0 – «золотой стандарт» для моделирования процессов (можно использовать отличный инструмент Stormbpmn)
- Miro – для совместной работы над схемами
- Jira – чтобы отслеживать задачи по оптимизации
- Power BI – для анализа данных и поиска узких мест
ИТОГ: 3 ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО АНАЛИЗА
1. Не копируйте AsIs
Используйте текущие процессы только как отправную точку.
2. Думайте о масштабировании
Проектируйте процессы, которые можно адаптировать под рост бизнеса.
3. Тестируйте гипотезы
Перед полным внедрением запустите пилот в одном отделе.
ЧТО ДАЛЬШЕ?
В следующей статье я расскажу, как превратить ваши схемы процессов в рабочие автоматизированные сценарии в BPMSoft, а вы узнаете:
- как выбрать между кодом и дизайнером процессов
- как настроить уведомления и триггеры