В одной из своих прошлых статей я обещал вам привести практический пример описания бизнес-процесса. Это время настало 😀
Прежде чем приступить к главному, рекомендую вам вспомнить что такое бизнес-процесс и для чего его нужно описывать (об этом можно прочитать здесь).
Алгоритм описания бизнес-процесса
Как происходит описание бизнес-процессов сотрудников или структурных подразделений на практике?
Рассмотрим описание бизнес-процесса на примере секретаря (помощника руководителя) компании и сделаем это в 2 шага.
1️⃣ Сначала необходимо сформировать перечень всех бизнес-процессов секретаря.
Определим только традиционные процессы, поскольку в каждой компании могут быть свои дополнения или исключения.
Итак, процессы секретаря:
✔️ Формирование и актуализация рабочего графика руководителя компании.
✔️ Организация совещаний руководителя компании с управленческим составом.
✔️ Организация индивидуальных встреч руководителя компании с заместителями и/или линейными руководителями.
✔️ Организация встреч руководителя компании с различными посетителями (контрагентами и др.).
✔️ Осуществление контроля за исполнением структурными подразделениями поручений руководителя компании.
✔️ Организация работы электронного документооборота компании.
✔️ Прием и распределение входящих телефонных звонков.
✔️ Приём и распределение электронных сообщений.
✔️ Приём и распределение корреспонденции.
✔️ Организация командировок руководителя компании.
✔️ Ведение базы данных контактов сотрудников и контрагентов компании.
✔️ Заказ канцелярских и иных товаров.
Видите, сколько бизнес-процессов у секретаря в компании?! Я привёл только ключевые.
Все бизнес-процессы знает и должен описывать их непосредственный участник, т.е. исполнитель или владелец того или иного бизнес-процесса. Даже составление перечня процессов может занять у исполнителя от одного до нескольких дней.
2️⃣ Далее из составленного перечня нужно поочерёдно описать каждый процесс.
Для примера опишем один из процессов секретаря - "Организация совещания руководителя с управленческим составом".
✔️ Уточнить у директора возможность проведения совещания в установленное время:
➡️ Если совещание не может быть проведено, то:
*️⃣ выяснить дату и время переноса;
*️⃣ сообщить линейным руководителям о переносе совещания.
➡️ Если совещание планируется к проведению:
*️⃣ повторно выслать руководителям подразделений последнюю версию протокола и подтвердить проведение совещания;
*️⃣ запросить у руководителей подразделений планы и отчёты для предоставления их директору.
✔️ Подготовить комнату переговоров к совещанию (проветривание, бумага и ручки, вода и т.п.).
✔️ Проинформировать директора о сборе всех участников совещания.
✔️ Вести протокол на протяжении всего совещания, фиксируя все задачи, сроки и исполнителей.
✔️ В процессе проведения совещания сигнализировать директору о том, что у протокольного поручения не установлены ответственный или срок исполнения.
✔️ После совещания привести комнату переговоров в порядок.
✔️ В течение рабочего дня подготовить протокол совещания и предоставить его на подпись директору.
✔️ Разослать утверждённый протокол всем участникам совещания.
Примерно так описывается любой бизнес-процесс. Желательно описывать его подробно и последовательно, не упуская из виду важных деталей.
Каждый бизнес-процесс должен работать во благо компании, а для этого он должен быть описан.
Описанный бизнес-процесс или составленный регламент работает на подобии "материализации мыслей" - прописал процесс выполнения задачи и она будет исполнена! Не прописал - выполнение будет хаотичным, а результат - непредсказуемым.
❗Все, кто отрицают необходимость регламентов, положений, описанных бизнес-процессов, все равно будут вынуждены к этому вернуться.
Друзья, если вам понравилась моя статья или она оказалась полезной, то вы можете поддержать автора канала донатом (добровольным финансовым пожертвованием) на любую сумму 💰 Поддержать автора можно здесь.
Рекомендую подборку статей:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#бизнес#процессы#регламенты
#сотрудник#подразделение
#система#структура#организация
#эффективность#автоматизация
#стандартизация#унификация
#управление#компания
#предприятие#организация
#классикауправления
#classic_management
#classicmanagement
#азатхабибуллин
#azatkhabibullin#8