У 1С:Бухгалтерии ГУ 2.0 (БГУ 2.0), которую используют в госучреждениях, есть нюанс: она не умеет автоматически считать зарплату. Поэтому бухгалтерам приходится делать это в спецпрограммах (чаще всего это 1С-КАМИН:Зарплата 5.5), а потом вручную переносить итоговые проводки в БГУ 2.0.
А ручной ввод это, как мы знаем, не только лишняя работа, но еще и риск ошибок. Опечатки, устаревшие данные — каждый бухгалтер сталкивался с этой головной болью.
К счастью, есть достаточно простое решение — синхронизировать обмен данными между КАМИНом 5.5 и БГУ 2.0. Можно запускать обмен вручную или настроить автоматический перенос по расписанию. Любой из этих вариантов гарантирует, что в БГУ 2.0 всегда будут только актуальные проводки по зарплате!
Ниже расскажем, как настроить этот прямой обмен между базами — быстро и эффективно.
Настройки в Камин 5.5
На вкладке «Предприятие» в настройках учета нужно проставить галочку в пункте «Используется синхронизация для обмена данными с программой бухгалтерского учета».
После этого переходим во вкладку «Главное», там нужно найти и заполнить раздел «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете», а затем и настроить выгрузку данных в документе «Отражение зарплаты в учете».
В Камин 5.5 элементы справочника «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» по наименованию должны соответствовать элементам в аналогичном справочнике в БГУ 2.0.
Чтобы было понятнее, покажем на примере ;)
Здесь у нас два способа отражения: для оплаты по договорам и зарплаты.
Заполняйте «Отражение зарплаты в учете» каждый месяц до синхронизации. Чтобы все отображалось правильно, заполните «Настройку проводок» — это нужно сделать всего один раз.
Значительно упрощает нашу работу «Помощник заполнения настроек». Что в нем можно настроить: выгрузку начислений, удержаний, отчислений по статьям финансирования, используя отбор. Заполнять их нужно непременно, потому что в БГУ 2.0 потом проводки будут настраиваться под каждый пункт финансирования.
Данные вносятся в «Настройку выгрузки в бухгалтерию» с помощью кнопки «Записать данные».
Так будут выглядеть настройки для зарплаты.
И для ГПХ.
По такому же принципу заполняем «Отчисление» и «Удержание». После этого регистр сведений настроек выгрузки должен выглядеть примерно так:
Дальше каждый месяц, как закончите все расчеты по зарплате, вам нужно будет создавать и заполнять документ «Отражение зарплаты в учете». Наш пример:
Ну и на всякий случай еще раз проверьте, чтобы с результатами расчетов и способами их отражения в таблицах всё было в порядке.
Настройка синхронизации данных
Через «Администрирование» заходим в «Синхронизацию данных», там находим настройку синхронизации и нажимаем «Создать».
В списке программ нам нужна БГУ 2.0: выбираем ее и заполняем поэтапно настройки.
Параметры подключения
Выбор типа подключения зависит от того, где будет находиться база: в сетевом или локальном каталоге, на почте, на сервисах или по прямому подключению, FTP. В соответствии с выбором варианта отмечаем ресурс для синхронизации.
Пример настройки
Правила отправки и получения данных
Выберите дату старта выгрузки документов и организацию для обмена (если нужно). У нас в примере организация всего одна, поэтому мы отмечаем пункт «Синхронизировать все данные».
У нас БГУ 2.0 нет учета по подразделениям, поэтому данных по ним нет. Учет расчетов с сотрудниками в БГУ 2.0 также, как правило, не ведется.
Начальная выгрузка данных
Выгружаем первичные данные для сопоставления с БГУ 2.0.
Настройки в БГУ 2.0
В БГУ 2.0 нам нужно закончить настройку синхронизации данных. Она находится в разделе «Администрирование».
После перехода в раздел там автоматически появится строка с настройкой синхронизации. Выбираем «Изменить настройки» и заполняем оставшиеся пункты.
Настройка правил отправки и получения данных
Выбираем для учета зарплаты контрагента, который будет указываться в счете 302.11 в БГУ 2.0, а также вид первичного документа (если нужно).
Начальная выгрузка и сопоставление данных
Для сопоставления с Камин 5.5 выгружаем информацию из БГУ 2.0. Сопоставляем всё в Камин 5.5.
С синхронизацией закончили! Теперь займемся настройкой загрузки проводок в БГУ 2.0.
Отражаем операции по расчету заработной платы в бухучете
Чтобы настроить проводки для отражения операций по расчету заработной платы нам нужно в БГУ 2.0 зайти в «Администрирование», выбрать «Настройку параметров учета» и там найти «Обмен данными и интеграцию». Здесь настраиваем статьи финансирования а также то, как они будут отражаться в учете.
Статьи финансирования
С их помощью мы определяем КПС, КЭК и КФО для типов операций. Когда во время синхронизации у нас сопоставляются данные, статьи финансирования автоматически загружаются из Камин 5.5. Можно создавать их и вручную через клавишу «Создать». Принципиально важно только совпадение их названий в обеих программах.
Чтобы заполнить «Отражение зарплаты в учете» правильно, каждую статью финансирования нужно определенным образом настроить:
Внимание! Когда мы начисляем заработную плату и БЛ по одной статье финансирования, КЭК проставлять не нужно.
Так выглядит настройка для ГПХ (вот здесь указываем КЭК):
Способы отражения в учете
С их помощью мы определяем дебетовые счета для начислений, страховых взносов, удержаний и начислений резервов. Когда мы сопоставляем данные во время синхронизации, способы отражения в учете автоматически загружаются из Камин 5.5. Но их также можно сформировать и вручную с помощью клавиши «Создать». Тут снова надо следить, чтобы в обеих программах наименования были идентичны.
Пример способов отражения для заработной платы и больничного листа
Для ГПХ
Соответствие операций учета зарплаты
Здесь, если нужно, указываем сопоставление операций Камин 5.5 и БГУ 2.0.
Синхронизация
Финишная прямая: выгружаем «Отражение зарплаты в учете» из Камин 5.5 в БГУ 2.0. Это можно сделать двумя способами: по расписанию или вручную.
Синхронизируем вручную
Это значит, что мы сами самостоятельно выполняем синхронизацию, когда нужно. Чтобы выгрузить «Отражение зарплаты в учете» из Камин 5.5 в БГУ 2.0, нужно зайти в «Администрирование», там найти «Синхронизацию данных» и нажать «Синхронизировать».
Перед стартом можно проверить состав отправляемых данных, кнопка находится здесь:
После этого начнется синхронизация и в БГУ 2.0 появится«Отражение зарплаты в учете».
Синхронизируем по расписанию
С этим способом синхронизация будет происходить автоматически без нашего участия — достаточно один раз настроить расписание.
- В «Настройке синхронизации» выбираем «Изменить настройки».
- Переходим на вкладку «Сценарии синхронизации» — нажимаем «Добавить».
- «Наименование» заполняется само — хотя, если нам нужно, его можно поменять. В табличной части заполняем информационную базу для обмена. Определяемся с типом подключения и действием к выполнению.
- Теперь можно настроить расписание, по которому будет происходить автоматический обмен. Ставим галочку на пункте «Автоматически по расписанию» — переходим по ссылке.
У нас, например, синхронизация будет происходить по расписанию с 1 мая раз в день с девяти утра до шести вечера ежечасно (каждые 3 600 секунд). Настройка здесь выглядит так:
- Заполнили все настройки и нажимаем «Записать и закрыть».
После того, как мы выбрали способ синхронизации и выполнили ее, в БГУ 2.0 в разделе «Учет и отчетность» появится «Отражение зарплаты в учете».
Автоматизируйте с уверенностью
Связка 1С-КАМИН:Зарплата (бюджет 5.5) и 1С:БГУ 2.0 может показаться сложноватой — но это только поначалу! Она заметно сокращает ручной труд и сводит риск совершения ошибки к нулю. Данные в бухучете всегда актуальные и правильные!
Воспользуйтесь нашей инструкцией — настройте надежный и защищенный обмен. Отражение расчетов с сотрудниками станет в разы проще.
Остались вопросы или нужна помощь с функционалом? Обращайтесь в «Простые решения» за экспертной и понятной помощью ;)