Использование КЭДО предполагает автоматизацию и оптимизацию HR-процессов, снижение операционных расходов, ускорение обработки документов, повышение лояльности сотрудников.
Объекты автоматизации: как правило, это подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, отпуска, командировки,подача сотрудниками различных заявлений и обработка их кадровыми специалистами, ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами и приказами, а также другие ключевые кадровые документы.
Делимся рекомендациями лично от Елены Сайгановой, главной по кадрам в SmartКЭДО:
"Переходите на КЭДО и выбирайте систему осознанно. Не ограничивайтесь демонстрацией одного провайдера, смотрите нескольких, сравнивайте, оценивайте, выбирайте лучшую.
Выбранная вами система должна действительно оптимизировать и упрощать кадровые процессы, но без создания правовых рисков. Уже на этапе выбора задумывайтесь о доказательной базе и стратегии защиты интересов работодателя в случае трудового спора или проверки контрольно-надзорным органом.
И при всем при этом, система КЭДО должна быть удобна и интуитивно понятна для самого “нецифрового” человека - именно в этом залог успешного внедрения. Если система будет сложной/непонятной в использовании, то проект “не взлетит”, как бы вы не старались.
И если вы учтете эти 3 момента, то новая система КЭДО станет любимым рабочим инструментом для каждого сотрудника вашей компании".
Пошаговый алгоритм внедрения
- Анализ имеющихся кадровых процессов и определение целей. Оценка текущих процессов, при необходимости уже сейчас оптимизируйте их, уже на этом этапе избавьтесь от ненужных этапов и документов, использующихся по инерции.
- Определите приоритетные цели и задачи для автоматизации. Определите, какие документы и операции вы переведете в электронный формат, а какие оставите в традиционном бумажном виде.
- Планирование процесса внедрения и разработка стратегии. Сформируйте рабочую группу с участниками из всех заинтересованных служб и назначьте ответственных за внедрение КЭДО. Составьте детальный план-проект с четкими этапами, сроками и зонами ответственности.
- Подбор подходящей вашим потребностям системы КЭДО и заключение договора с подрядчиком. Это очень важный этап процесса. От выбранных системы и провайдера во многом будет зависеть итоговая успешность проекта.
- Интеграция КЭДО в IT-экосистему компании, тестирование, обкатка. Интегрируйте систему КЭДО с используемыми HR-системами. Это позволит автоматизировать рутинные операции и синхронизировать данные.
- Тщательно тестируйте функционал, это позволит сделать старт легким и безошибочным.
- Внедрение электронной подписи. Обеспечьте юридическую силу электронных документов через использование легитимной электронной подписи.
- Обучение сотрудников. Проведите комплексное обучение команды внедрения и обычных пользователей работе в системе КЭДО. Подготовьте подробные и понятные инструкции для пользователей, к которым они будут иметь доступ в любой момент времени.
- Мониторинг и оптимизация. Регулярно анализируйте эффективность внедренных решений и собирайте обратную связь для дальнейшего совершенствования процессов.
Или обращайтесь в SmartКЭДО, и мы поможем с каждым этапом