Два года назад решила стать гуру продуктивности. Насмотрелась экспертных видео и поставила приложение, которое обещало «революцию в планировании». Кажется она называлась Droplt, но это уже не важно.
Первым делом решила настроить автоматическую сортировку документов на компьютере.
Казалось бы, что может пойти не так? Программа должна была сама раскладывать файлы по папкам, исходя из их названий и содержимого.
Но когда я открыла свой рабочий стол... Там лежали файлы с названиями вроде «Документ1», «новый_документ_копия», «ВАЖНО!!!», «фото_сканы_разное» и мой любимый «untitled_final_final_окончательный».
Умная программа честно пыталась разобраться в этом хаосе, но куда она могла определить «Документ1»? В папку «Документы»? А что, если это была фотография документа? Или черновик письма? Результат получился как в анекдоте: всё разложено по полочкам, но найти ничего нельзя.
Почему автоматизация без системы - это как GPS в лабиринте
Представьте: вы в незнакомом городе включили навигатор. Но вместо названий улиц на табличках написано «Улица1», «Новая_улица_копия», «Та_что_возле_магазина». Навигатор будет честно прокладывать маршрут, но толку от этого ноль.
Так же работает и автоматизация с нашими делами. Если в голове нет чёткой системы, то никакие умные алгоритмы не помогут. Более того, они могут усугубить ситуацию, создав видимость порядка там, где его на самом деле нет.
Например хочется, чтобы программа сама распределяла дела по дням, исходя из приоритетов. Звучит прогрессивно, правда? Но откуда она узнает, что мне действительно важно, а что можно отложить.
В результате программа каждый день планировала мне «срочно разобрать шкаф», «обязательно позвонить маме» и «купить продукты на неделю» — потому что все эти задачи были помечены как «важные». А действительно срочные рабочие дела терялись в этой каше из бытовых мелочей.
Золотое правило: сначала голова, потом технологии
Автоматизация — это усилитель. Если у вас есть система, она её улучшит. Если системы нет, она усилит хаос. Это как с фотошопом: хорошую фотографию он сделает отличной, а плохую — ещё хуже.
Перед тем как браться за умные приложения и сценарии, стоит честно ответить себе на несколько вопросов.
Про файлы и документы: могу ли я за 30 секунд найти любой документ, который создавала в последние три месяца?
Понятно ли мне самой, что лежит в папке «Разное»?
Есть ли у меня логика в названиях файлов, или я каждый раз придумываю что-то новое?
Про задачи и планы: знаю ли я разницу между срочным и важным в своих делах?
Есть ли у меня чёткие критерии, по которым я решаю, чем заняться прямо сейчас?
Понимаю ли я, сколько времени реально занимают мои обычные задачи?
Если на большинство вопросов ответ «нет» или «не очень», то с автоматизацией лучше повременить.
Как я навела порядок в цифровой жизни (и это оказалось проще, чем казалось)
После фиаско с «умной» сортировкой я решила действовать по старинке - своими руками и своей головой. И знаете что? Оказалось, что создать систему гораздо легче, чем объяснять компьютеру изначальную логику.
Этап первый: разбор завалов
Начала с файлов. Выделила целые выходные и прошлась по всем папкам. Каждый файл либо получал нормальное название и место, либо отправлялся в корзину.
Да, это было скучно.
Да, иногда хотелось всё бросить.
Но когда я увидела свой рабочий стол без кучи «новых_документов», почувствовала такое облегчение, будто генеральную уборку в квартире сделала.
Мои правила для названий файлов:
- Дата в начале (2024-03-15)
- Суть документа (договор, отчёт, письмо)
- Уточнение, если нужно (клиент, проект)
- Версия в конце, если это черновик (v1, v2)
Получается что-то вроде: «2024-03-15_договор_ИвановИП_v2». Выглядит занудно, зато через полгода я точно пойму, что это такое.
Этап второй: логика папок
Раньше у меня были папки «Работа», «Личное», «Разное» - и в каждой творился хаос. Теперь я создала структуру по принципу «от общего к частному»:
Рабочие документы:
Проекты → Название проекта → Этапы работы
Клиенты → Название клиента → Тип документов
Шаблоны → По типу документов
Личные файлы:
Финансы → Год → Месяц
Здоровье → Анализы, справки, рецепты
Дом → Документы на квартиру, чеки на технику, инструкции
Главное правило: каждый файл должен иметь только одно логичное место. Если сомневаешься, куда положить — значит, структура неправильная.
Этап третий: задачи и планы
С планированием дел была та же история. У меня был список из 50 пунктов, где «купить хлеб» соседствовал с «подготовить презентацию для важного клиента». Неудивительно, что мозг отказывался это воспринимать всерьёз.
Пришлось разделить задачи на категории:
Рабочие проекты - то, за что мне платят деньги
Бытовые дела - то, без чего дом превратится в хаос
Личное развитие - то, что делает меня лучше
Отношения - то, что поддерживает связи с близкими
И внутри каждой категории - приоритеты от 1 до 3.
Единички - горит, надо делать сегодня.
Двойки - важно, но можно перенести на завтра.
Тройки - когда-нибудь, если будет время.
Когда система заработала: магия настоящей автоматизации
Только после того, как я навела порядок в голове и файлах, автоматизация начала приносить реальную пользу. Теперь программа для сортировки документов работает как часы — она знает, что файл с названием «2025-06-12_счет_Энергосбыт» должен лежать в папке «Финансы/2025/Июнь/Счета».
Приложение для планирования тоже перестало меня раздражать. Оно научилось правильно группировать задачи, потому что я сама разобралась, что к чему относится.
Умные уведомления стали действительно умными — они напоминают о важном, а не о том, что я когда-то записала в порыве энтузиазма.
С чего начать прямо сейчас, пошагово
Если после прочтения этой статьи у вас зачесались руки навести порядок в цифровой жизни, не спешите скачивать новые приложения. Начните с малого.
Неделя первая: разбор файлов
Каждый день уделяем 15 минут разбору одной папки. Не пытаемся за раз переделать всё — так только устанете и бросите. Лучше по чуть-чуть, но регулярно.
План действий:
Понедельник: рабочий стол
Вторник: папка «Загрузки»
Среда: папка «Документы»
Четверг: папка «Фото»
Пятница: корзина и очистка диска
Неделя вторая: система названий
Придумываем свои правила для названий файлов и начинаем их применять. Старые файлы переименовывать не обязательно — просто следите, чтобы новые соответствовали стандарту.
Неделя третья: структура папок
Создаем логичную иерархию папок. Лучше 5 понятных папок, чем 20 с названиями «Разное».
Неделя четвёртая: задачи и планы
Разбираем свой список дел. Удаляем устаревшие задачи, группируем похожие, расставляем приоритеты.
Главная ошибка:
настроить систематизацию и ждать, что завтра же станешь супер-продуктивной. А когда через неделю чуда не произойдет, разочароваться и забросить всё.
Любая система требует времени на притирку. Нужно привыкнуть к новым правилам, исправить ошибки в настройках, понять, что работает, а что нет. Это как с новой обувью — первое время натирает, но потом становится удобно.
Дайте системе минимум месяц на обкатку. И будьте готовы её корректировать
Тогда автоматизация станет помощником, а не головной болью
После месяца ручной работы можно начинать экспериментировать с автоматизацией. Но теперь вы будете делать это осознанно, понимая, что именно хотите автоматизировать и зачем.
Хорошая систематизация незаметна. Она работает в фоне, экономя ваше время и силы. Плохая систематизация постоянно требует внимания и создаёт больше проблем, чем решает.
Жизнь после наведения порядка: что изменилось
Прошло больше года с тех пор, как я перестала гоняться за модными приложениями и занялась базовой организацией. Что могу сказать? Жизнь стала спокойнее. Не идеальной, не супер-продуктивной, а именно спокойнее.
Я больше не трачу полчаса на поиски нужного документа. Не паникую, когда нужно срочно что-то найти в компьютере. Не чувствую себя виноватой из-за хаоса в делах.
Так что если вам хочется автоматизации - разберитесь сначала с тем хаосом, который у вас в голове и на компьютере. А потом уже учите роботов наводить порядок. Поверьте, они будут вам за это благодарны. И вы себе тоже.
Это был только самый первый этап моего цифрового расхламления. О следующих расскажу дальше. ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ!