Модное слово "автоматизация" увеличило число вопросов в моей личке: «Хочу всё автоматизировать, но не знаю с чего начать».
В целом, это правильно! Хочешь лишние 3 часа в сутках - без автоматизации сейчас ну никак!
Начинаем разбираться. Спрашиваю: «А что именно ты делаешь каждый день одинаково?» Пауза. «Ну... по-разному получается». Вот именно! Нельзя автоматизировать хаос. Сначала нужно найти те самые повторяющиеся точки, где день за днём происходит одно и то же. А для этого придётся задать себе несколько неудобных вопросов.
Пять вопросов, которые всё расставят по местам
Автоматизация начинается не с изучения программ, а с честного разбора своих действий. Нужно понять, что именно вы делаете, где тратите время и какие действия повторяются изо дня в день.
Вопрос 1: ГДЕ я трачу время впустую?
Не «на что», а именно «где». В каких местах, программах, ситуациях вы регулярно застреваете и делаете одно и то же?
Примеры узких мест:
- Каждый раз ищете нужный файл в хаосе папок
- Постоянно переключаетесь между программами для одной задачи
- Регулярно копируете данные из одного места в другое
- Каждый раз заново составляете однотипные документы
Одна из клиенток обнаружила, что тратит по 20 минут в день на поиск контактов клиентов в разных мессенджерах.
Узкое место: разбросанная информация о клиентах.
Решение: свести все контакты в одну CRM и настроить автоматический импорт из мессенджеров.
Вопрос 2: КОГДА я делаю одно и то же?
Найдите ритмы в своей работе. Что происходит каждый понедельник? Что вы делаете в конце каждого месяца? Какие действия повторяются с определённой периодичностью?
Ищите паттерны:
- Ежедневные: проверка почты, планирование дня, отчёты
- Еженедельные: подведение итогов, планирование недели
- Ежемесячные: финансовые отчёты, анализ результатов
- По событиям: после получения заявки, перед встречей с клиентом
Пример: каждую пятницу в 17:00 отправляете руководителю отчёт о проделанной работе. Формат всегда одинаковый, меняются только цифры. Это идеальный кандидат для автоматизации.
Вопрос 3: ЗАЧЕМ я это делаю?
Самый болезненный вопрос. Многие действия мы выполняем по привычке, не задумываясь о цели. А автоматизировать бессмысленные действия - пустая трата времени.
Честно ответьте:
- Действительно ли это нужно?
- Можно ли вообще это не делать?
- Кто и зачем это использует?
- Что случится, если перестать это делать?
Знакомый маркетолог каждый день составлял сводку по активности в соцсетях. Потратил неделю на автоматизацию отчёта, а потом выяснил, что никто эти отчёты не читает. Лучшая автоматизация - это отказ от ненужных задач.
Вопрос 4: ЧТО именно повторяется?
Разложите задачу на шаги и найдите те, которые всегда одинаковые. Именно их можно автоматизировать.
Пример с обработкой заявок:
- Получение заявки (автоматизируется)
- Проверка корректности данных (частично автоматизируется)
- Принятие решения о цене (не автоматизируется)
- Отправка коммерческого предложения (автоматизируется)
- Внесение клиента в базу (автоматизируется)
Автоматизируйте рутину, оставьте себе принятие решений.
Вопрос 5: КАК я это делаю сейчас?
Опишите текущий процесс пошагово. Если не можете написать чёткую инструкцию - автоматизировать нечего.
Плохое описание: «Обрабатываю заявки с сайта»
Хорошее описание: «Каждые 2 часа проверяю почту → открываю новые заявки → проверяю заполненность полей → отправляю стандартный ответ с прайсом → записываю контакты в таблицу → ставлю напоминание перезвонить через день».
Чем больше порядка в ваших процессах, тем больше повторяющихся действий вы найдёте
И наоборот - в хаосе каждое действие уникально, автоматизировать нечего.
До наведения порядка: файлы называются как попало, задачи записываются где придётся, клиенты обрабатываются по-разному. Каждый день - импровизация. Автоматизация невозможна.
После наведения порядка: файлы называются по стандарту, задачи структурированы по категориям, клиенты проходят одинаковые этапы, день построен по расписанию.
Результат: появляются повторяющиеся действия, которые можно автоматизировать.
Практический алгоритм поиска точек автоматизации
Шаг 1. Вести дневник действий
Неделю записывайте всё, что делаете на работе. Не анализируйте, просто фиксируйте: «9:00 - проверил почту, 9:15 - ответил клиенту, 9:30 - обновил таблицу». Раньше это называлось "фотография рабочего дня".
Шаг 2. Найти повторы
Проанализируйте записи и выделите действия, которые повторяются:
- Каждый день в одно время
- При наступлении определённых событий
- С одинаковой последовательностью шагов
Шаг 3. Оценить объём
Посчитайте, сколько времени тратите на каждое повторяющееся действие. Автоматизировать в первую очередь стоит то, что занимает много времени, повторяется часто, не требует творческого подхода.
Шаг 4. Проверить необходимость
Для каждого действия ответьте: действительно ли это нужно? Может, проще отказаться от задачи, чем автоматизировать её?
Шаг 5: Описать алгоритм
Напишите пошаговую инструкцию для каждого действия. Если инструкция получается - можно автоматизировать. Если нет - нужно сначала стандартизировать процесс.
На примере: контент-план от хаоса до автоматизации.
Было: каждую неделю с нуля придумывали, о чём писать в соцсетях.
Стало: создали банк тем и шаблонов постов. Настроили автоматическое планирование публикаций на основе календаря событий и трендов.
Что автоматизировали: планирование публикаций, подбор тем по календарю.
Что оставили людям: создание уникального контента, реакцию на комментарии.
Ошибки при поиске точек автоматизации
Ошибка 1. Автоматизировать всё подряд
Не каждое повторяющееся действие стоит автоматизировать. Если задача выполняется раз в месяц и занимает 5 минут - проще делать её вручную.
Ошибка 2. Игнорировать человеческий фактор
Автоматизация должна помогать людям, а не заменять их везде. Творческие задачи, принятие решений, общение с клиентами лучше оставить людям.
Ошибка 3. Автоматизировать плохие процессы
Если процесс неэффективен, автоматизация только ускорит неэффективность. Сначала нужно оптимизировать процесс, потом автоматизировать.
Ошибка 4. Забывать про исключения
В любом процессе есть нестандартные ситуации. Автоматизация должна их учитывать или передавать человеку.
Кратко суть:
Вам стоит думать про автоматизацию, если:
- ✓ Можете описать её в 5-10 чётких шагов
- ✓ Выполняете её регулярно и одинаково
- ✓ Она занимает значительное время
- ✓ Не требует творческого подхода
- ✓ Результат легко проверить
Автоматизация - это не про технологии, а про узнаваемые ритмы в вашей работе. Сначала наведите порядок в процессах, найдите повторяющиеся паттерны, а потом думайте об инструментах.
Если у вас нет структуры - нет и повторений. А где нет повторений - автоматизировать нечего. Поэтому начните с простого: упорядочьте свои действия, создайте стандарты и алгоритмы. А где есть алгоритмы - там и место для автоматизации.
Золотое правило: навёл порядок → увидел алгоритм → запустил автомат. В такой последовательности автоматизация действительно работает.
Автор - Татьяна.
Создаю Автоматизированные информационные системы для экспертов.