И.Р. Ярцева, персональный ассистент руководителя
Вчера
Первые семейные офисы (англ. family office) появились в США еще в XIX веке – следом за становлением первых миллионеров в Америке.
Семейный офис традиционно представляли крупные компании или отделы, которые оказывали услуги по управлению имуществом, финансовые и иные. В такого рода сервисе были заинтересованы состоятельные семьи. Они нуждались в грамотном управлении своим имуществом с целью его приумножения.
Разбогатевшим людям стала требоваться различная помощь – от консультаций юристов и финансистов до услуг личного ассистента. Одним из первых с подобной необходимостью столкнулся Джон Рокфеллер. В 1882 году он передал управление активами своей семьи группе доверенных людей.
Сегодня
Понятие «семейный офис» сегодня не имеет четкого и единого определения. Существует три основных типа семейных офисов.
1. Структура, созданная непосредственно для управления финансами.
«Семейный офис – частная независимая организация, оказывающая услуги семьям в связи с управлением семейным имуществом и другими активами» («Википедия»).
Альтернативный вариант этого же определения:
«Семейный офис – это команда приближенных и преданных людей, которые помогают нескольким поколениям одной семьи распоряжаться своими финансами».
В первом случае семейный офис рассматривается как независимая организация, обслуживающая сразу несколько семей, а во втором – личная структура, созданная одной конкретной семьей специально для собственных нужд.
2. Организация, координирующая работу всех направлений жизнедеятельности семьи, включая финансы.
«Семейный офис – нераздельный центр, осуществляющий управление всеми активами семьи – человеческими, социальными, интеллектуальными и финансовыми».
3. Структура, основной функцией которой является lifestyle management.
«Семейный офис – нераздельный центр, оказывающий всеобъемлющие услуги для разных областей жизни, включая здоровье, развлечения, спорт, путешествия, дом, всевозможные события и другие сферы».
Классический семейный офис в России – это частное, принадлежащее только одной семье и созданное для реализации ее собственных целей и задач образование, занимающееся всесторонней поддержкой семьи и управлением ее финансовыми активами.
Проработав много лет в крупных и не очень компаниях, оказаться в самом классическом варианте семейного офиса владельца бизнеса или бизнесов – хороший виток карьеры для любого персонального ассистента. Однако такая организация в корне отличается от фирм, банков и предприятий, имеющих в своей структуре департаменты, управления, начальников и специалистов.
Семейный офис – небольшая структура (как правило), в которой может работать не более 25–30 человек и которая отличается от классической структуры тем, что это всегда два основных направления: бизнес-функция и обслуживание личной жизни. Обе категории важные и первостепенные.
Руководителю – главе семьи – подчиняется, образно говоря, четыре подразделения: финансовое, юридическое, проектное и административное.
Финансовое подразделение занимается оценкой и анализом финансового состояния капитала, предоставляет интегрированную отчетность, управляет ликвидностью и пр. Юридическое отвечает за формы финансирования семейного офиса, применяемые налоговые правила, активы, их защиту и передачу по наследству. Проектное контролирует, чтобы своевременно, корректно и полно представлялась информации о достижении показателей, результатов и т.д. Административное осуществляет функции классического офиса и включает в себя сотрудников, которые обслуживают руководителя. Прежде всего – персональные ассистенты.
Должность персонального ассистента семейного офиса подразумевает те же обязанности, которые выполняет личный помощник руководителя, но которые помножены на количество членов семьи. Минимум – двое, так как задач возникает много, и не только у босса.
Персональный ассистент family office в основном отвечает за travel-поддержку, помогает в оплате счетов, взаимодействует с подрядчиками при решении личных вопросов семьи, организует досуг и т.д. Это схоже с услугами консьерж-сервиса, только их предоставляет одно лицо. Если семья предпочла работать с персональным ассистентом, значит, для нее крайне важна конфиденциальность.
Персональный ассистент прежде всего доверенное лицо. Он представляет интересы членов семьи в некоторых вопросах, владеет личной информацией и несет ответственность за ее сохранность. Такой сотрудник в свою очередь координирует работу личного персонала, управляющих домами (как в России, так и за рубежом), няней/гувернеров, горничных, личных водителей, водителей детей, охраны и пр.
В административном подразделении может быть и офис-менеджер, который обеспечивает деятельность офиса в целом – от закупки канцтоваров до ремонта занимаемых помещений.
Бывают family office, где подразделениями руководит не сам глава семьи, а наемный руководитель. Такая должность будет называться «руководитель семейного офиса». Это тот же персональный ассистент. Но! У него будут дополнительные обязанности по управлению целой структурой – семейным офисом.
__________________________________
[1]Lifestyle management (англ. букв. управление образом жизни) – комплексное обслуживание, которое направлено на организацию любых процессов во всех сферах жизни: дом, путешествия, здоровье, развлечения.