Солигорская птицефабрика и Компания «Электронная экономика» поделились своим опытом внедрения ECM-системы в работу Солигорской птицефабрики. Расскажем, что такое ECM-система, как проходило взаимодействие по внедрению и как такая автоматизация помогла Солигорской птицефабрике избавиться от бумажной волокиты и ускорить процессы документооборота в 10 раз.
Enterprise Content Management (ECM) system, или система управления корпоративным контентом, – довольно популярное специализированное программное обеспечение для предприятий.
Оно помогает сформировать единое пространство для разрозненной информации, такой, как офисные, кадровые и бухгалтерские документы, переписка по электронной почте, всевозможные базы данных и так далее.
ECM-система существенно упрощает работу с массивом информации и позволяет автоматизировать процессы.
Почему на Солигорской птицефабрике решили попробовать ECM-систему?
Птицеводство в Беларуси – одно из ключевых направлений животноводства.
Справочно
На птицефабриках страны содержится более около 50 млн птиц, что позволяет обеспечивать внутренний рынок и экспортировать продукцию.
При таких масштабах производства сложно полагаться на ручной труд и учет в таблицах Excel. Даже составление бизнес-плана с учетом инвестиций и потенциальной прибыли становится непростой задачей без специализированных программ. Необходимо учитывать множество факторов: поголовье птицы, расходы на комбикорм, ветпрепараты, зарплату сотрудников и многое другое.
Чтобы упростить эти процессы, птицефабрики все чаще стараются их автоматизировать.
Внедрение автоматизации на Солигорской птицефабрике инициировало руководство: с постоянными стопками бумаг на подпись надо было что-то делать.
Ранее на фабрике не было электронного документооборота. Чтобы повысить эффективность работы, решили внедрить ЕСМ-систему.
О первых шагах внедрения
«Для начала мы описали соблюдение всех правил и процедур проведения закупок, оформления иных документов, которые отнимали много времени на согласование и ознакомление специалистов, – рассказала заместитель директора Солигорской птицефабрики Марина Скращук. – Кроме того, большой поступающий объем информации и корреспонденции требовал оперативного реагирования и информирования сотрудников. Мы подробно опросили наших специалистов и учли их пожелания относительно того, как они видят работу и движение документов. На основе этого совместно с сотрудниками компании «Электронная экономика» были созданы схемы, благодаря которым сегодня все функционирует».
Внедрением полгода занималась команда из пяти человек. На этом этапе неоднократно проводилось обучение, учитывались пожелания коллектива по корректировке программы, а программисты компании «Электронная экономика» и Солигорской птицефабрики совместно вносили изменения.
Сейчас программа уже успешно работает на предприятии.
Директор «Электронной экономики» Максим Ефимович рассказал, что типовое решение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» пришлось серьезно доработать под специфику предприятия:
«Мы перевели в цифру входящую и исходящую корреспонденцию, договорную работу, организационно-распорядительные документы и создали электронный архив.Из других нестандартных решений – автоматизация процесса контроля качества яиц. Все данные сохраняются, что исключает потерю информации и упрощает контроль.Система опирается на роли, а не на конкретных людей. Если сотрудник отсутствует, задача автоматически делегируется другому. Это ускоряет согласование и делает процессы прозрачными».
Как изменилась работа сотрудников после внедрения ECM-системы?
«Потребовалось время, чтобы убедить наших специалистов в необходимости перестроиться и начать работать по-новому, – сообщила замдиректора предприятия. – Вероятно, сопротивление было вызвано тем, что после внедрения программы стало возможным контролировать, во сколько пришел документ, когда с ним ознакомились и когда отреагировали.Наша секретарь поначалу даже выполняла роль «мамы»: напоминала всем, чтобы просмотрели документ. Применялись где-то даже авторитарные меры, которые помогли дисциплинировать коллектив. Но затем сотрудники сами начали оперативно реагировать на поставленные задачи.Сегодня я слышу позитивные отзывы, люди довольны, что документооборот стал гораздо быстрее и эффективнее, уменьшилась бумажная волокита».
Если говорить об итогах внедрения в цифрах, то время на согласование и обработку документов сократилось в 2–10 раз, а отклонения от сроков выполнения задач уменьшились с 40% до 10%.
Сотрудники благодаря автоматизации смогли переключиться с рутины на выполнение более эффективных задач.
Бумажный документооборот как общая проблема предприятий
«Достаточно большой документооборот сегодня существует на каждом предприятии: как государственном, так и частном.В большей степени, конечно, это касается госпредприятий, поскольку процедура закупок там сложнее и требует большей педантичности в согласовании и оформлении документов, возможно, даже дополнительных, так как есть постановление, регулирующее закупки», – отметила Марина Скращук.
Важно подчеркнуть, что ЕСМ-система интегрирована с Системой межведомственного электронного документооборота белорусских госорганов и позволяет выстроить сквозные процессы.