На вопрос отвечает М.В. Бельдова, заместитель заведующего отделом документоведения ВНИИДАД Как часто при архивном хранении надо проверять наличие и состояние архивных документов? Правила 2023 содержат некоторые уточнения по вопросу о сроках проведения проверки наличия и состояния документов архива организации. Приведенные данные взяты из разных разделов новых Правил: Проверка наличия и состояния ЭД проводится в автоматическом режиме. Ежегодно работник архива проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа или изменения ЭД и выборочную проверку воспроизводимости электронных документов. Результаты проверки фиксируются в АУФ СХЭД (п. 152). Журнал "Секретарь-референт"
На вопрос отвечает М.В. Бельдова, заместитель заведующего отделом документоведения ВНИИДАД
Вопрос
Как часто при архивном хранении надо проверять наличие и состояние архивных документов?
Ответ
Правила 2023 содержат некоторые уточнения по вопросу о сроках проведения проверки наличия и состояния документов архива организации. Приведенные данные взяты из разных разделов новых Правил:
- периодичность проверки документов «Для служебного пользования» (ДСП) – не реже раза в 5 лет (п. 97);
- проверка ЭД на физически обособленных носителях – раз в 5 лет (п. 153);
- проверка наличия и состояния аудиовизуальных архивных документов проводится раз в 5 лет (при их объеме более 50 % – раз в 10 лет), кинодокументов на нитрооснове – раз в 2 года (п. 167).
Проверка наличия и состояния ЭД проводится в автоматическом режиме. Ежегодно работник архива проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа или изменения ЭД и выборочную проверку воспроизводимости электронных документов. Результаты проверки фиксируются в АУФ СХЭД (п. 152).