Проблема: разрозненность систем
«Лера Сервис» – крупное рекламное агентство с собственным производством, работающее с 1992 года. Отдел продаж использовал Битрикс24, а производство – отдельную программу. Это приводило к:
- Потере лидов и ручному переносу данных.
- Отсутствию прозрачности в статусах заказов.
- Задержкам в обмене документами и макетами между отделами.
- Неэффективному анализу рекламных каналов и продаж.
Задачи:
1. Подключить все источники лидов в одно окно и в том числе понимать эффективность используемых рекламных каналов.
2. Исключить потерю входящих лидов и ручного переноса данных.
3. Настроить аналитику по отделу продаж: планы, конверсия, эффективность процессов.
4. Работать «в одном окне» с заказами клиентов.
5. Организовать общение между сотрудниками (дизайнеры, производство) в чате с привязкой к конкретному Заказу.
6. Организовать удобный и быстрый доступ к документам и макетам между сотрудниками разных отделов, исключить потерю данных и ручную отправку.
7. Обеспечить прозрачность статусов работы с заказами клиентов (продажи и производство в общей связке).
8. Организовать единое безопасное облачное пространство компании, где данные невозможно удалить или скачать (диск, чаты, задачи, заказы и т.д.).
Процесс внедрения:
1. Анализ и планирование
- Провели серию встреч с менеджерами, управляющей и начальником производства.
- Составили детальное техническое задание с описанием процессов и автоматизаций.
- Утвердили календарный план на разработки.
Тестирование MVP
- Протестировали смарт-процессы для замеров и дизайна.
Наладили коммуникацию между дизайнерами и производством через чаты.
- Внедрили скрам-доску для планирования производства с системой хэштегов
- Проверили логику работы воронки продаж
3. Настройка и интеграция
· Развернули коробочную версию Битрикс24 на сервере компании.
· Настроили обмен данными с 1С.
· Загрузили контрагентов и счета за 3 года
· Автоматизировали создание счетов и отгрузочных документов
· Внедрили разные виды оплаты и печатные формы счетов
· Создали автоматические задачи и напоминания для менеджеров.
· Организовали структурированное хранение файлов по каждому проекту
4. Обучение и поддержка
· Провели презентацию новой системы для всей компании.
· Обучили каждого сотрудника работе в Битрикс24.
· В течение месяца отвечали на вопросы и дорабатывали процессы.
Результаты:
· Сокращение сроков производства за счет прозрачности задач.
· Реальное время – менеджеры видят статусы всех заказов через персонально настроенные для компании дашборды.
· 100% внедрение – все сотрудники начали работать в системе с первого дня.
· Автоматизация 47% процессов – исключение ручного контроля.
· Единое пространство – вся информация хранится в Битрикс24, без поиска в почте и мессенджерах.
Отзыв клиента:
Доработки:
Мы сделали большой объем работ, но это еще не все! Ближайшее время планируется:
· Добавить функции для передачи файлов исполнителям на производство.
· Создать еще один производственный смарт-процесс для других видов операций.
· Настроить отчеты по количеству замеров, дизайнов и другим видам работ, в некоторые отчеты добавить расчет стоимости за одну операцию и итоговую сумму по фильтру.
Вывод:
Внедрение Битрикс24 в «Лера Сервис» стало примером того, как грамотная автоматизация может объединить разрозненные отделы, повысить прозрачность и ускорить бизнес-процессы.
Хотите узнать, как это может работать в вашей компании? Свяжитесь с нами для консультации!
Подробнее, как работают смарт-процессы в компании, можно посмотреть в видео кейсе:
ВК посмотреть
Дзен посмотреть
Rutube посмотреть