Три столба эффективных закупок1. Качество "такое как нужно"Компании либо переплачивают за избыточные характеристики, либо получают неликвиды. Решение:Профессионально составленные технические спецификации для каждой позицииПривязка спецификаций к договорам и закладка контрольных эталоновРазделение ответственности между техническими специалистами и закупщикамиПример: на одном предприятии в России, оптимизация качества упаковки снизило ее материальную себестоимость у ее производителей на 20-30%. Это составило 100 тыс. рублей экономии в месяц. При этом изменение упаковки не отразилось на потребительских свойствах товаров. Товары так же хорошо и качественно упакованы.2. Конкуренция: не "покупки", а профессиональные закупки60% компаний работают с 2-3 "проверенными" поставщиками без тендеров (данные исследования PwC). Решение:Обязательные конкурсные процедуры для 80% объема закупок в денежном выражении.Введение новых поставщиков и ротация пула поставщиковОбъемные закупки на периоды квартал, полугодие, год. В случае уникальных постоянно потребляемых товаров или услуг из одного источника - привязка коммерческих условий (формулы, опционы, биржевые контракты, индексы, премии)Кейс: пищевой производитель в Литве, внедрив систему тендеров и введя новых конкурентов, получил экономию 32% по гофроупаковке.3. Контроль: строгий, но не чрезмерный.Даже при идеальном качестве и конкуренции отсутствие контроля приводит к незапланированным перерасходам (срочные закупки по завышенным ценам), коррупционным рискам (сговор с поставщиками, откаты) и ошибкам в документах (несоответствие спецификациям, просрочки платежей).Поэтому без надлежащего контроля оптимизировать закупки не получится. Но излишний контроль может замедлять процессы и зря расходовать ресурсы. “Золотой серединой” в данном случае будет метод “Четыре глаза”."Четыре глаза" — минимальная самодостаточная система контроляПринцип прост: две пары глаз (заказчик + закупщик) контролируют каждый этап процедуры закупки и поставки:Формирование потребностиВыбор поставщикаКонтроль исполненияПреимущества:Снижение рисков коррупции (по данным Transparency International, на 40%).В 2 раза меньше ошибок в спецификациях.Скорость процедуры закупок выше на 35%.Экономия денег в результате поддержании достаточной конкуренции из 3-4 поставщиков.Что происходит при нарушении принципа?5-8 "глаз" = размытие ответственности, отвлечение специалистов.Средний срок закупки значительно увеличивается вплоть до остановок процедур.До 30% переплат из-за неконкурентных закупок и спешных закупок.Заказчик = качество.Закупщик = лучшие коммерческие условия.По мнению экспертов, 4 глаза – это достаточно для поддержания конкуренции от момента формирования потребности до контроля соответствия при поставке закупленного товара или услуги. Если наступает критическая ситуация, которая не может решиться на уровне 4-х глаз (заказчика и закупщика), то ее решают руководители этих функций или другое уполномоченное лицо. Таких случаев должно быть до 10%.Как внедрить систему “четырех глаз”Разделите роли:Введите обязательные чек-листы для каждой закупки.Автоматизируйте все что актуально.Разработайте правильную мотивацию для всех глаз.Опишите и автоматизируйте рисковые события, расставьте роли по спорным закупкам.Проведите обучение по методике "4 глаза" для всех вовлеченных отделов.Опыт металлургического завода: после внедрения системы среднее время закупок сократилось с 17 до 9 дней, экономия бюджета в конкурентных закупках — 22% в первый год, количество "аварийных" закупок упало с 30% до 7%Вывод"Четыре глаза" — это не просто контроль, а система баланса интересов:Собственник получает прозрачность и дебюрократизацию.Производство — нужное качество в срок.Закупки - достаточную (не излишнюю) конкуренцию. Финансовая служба — предсказуемый бюджет и управление задолженностями.Готовы внедрить у себя? Мы поможем:Провести аудит закупок (бесплатно)Разработать процедуру и отработать ее на ваших закупкахВнедрить электронную систему управления и автоматизацииОбучить командуДля получения консультации оставьте заявку или звоните по номеру +375296174900*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444