Внедрение ИСУП (информационной системы управления проектами) пойдёт на пользу проекту: можно сократить затраты на рутину, уменьшать срок реализации и добиваться большей результативности от команды. Уже заинтригованы? Рассказываем, как сделать внедрить ИСУП правильно — без хаоса в голове и с максимальной эффективностью для проекта.
Что нужно сделать при внедрении ИСУП
Шаг 1. Стать лидером
Любая новая система или изменения в процедурах поначалу могут вызывать сопротивление команды — это нормально. Даже профессионалы могут предвзято отнестись к нововведениям. Особенно если не понимают, зачем они нужны.
Поэтому важно, чтобы менеджеры поддержали внедрение. А инициативная группа объясняла не «почему теперь всё будет по-другому», а как это упростит жизнь команде.
Шаг 2. Слушать критиков
Это те, кто первым вытупит против и будет жаловаться. Не спешите их осуждать — они действительно могут испытывать сложности с адаптацией своих . Меньше спорьте, больше слушайте. А затем собирайте замечания в список и находите совместные решения. Так вы покажете команде, что вы на одной стороне.
Шаг 3. Смотреть на внедрение реалистично
Новая система — это не волшебная палочка, которая решит все нюансы взаимодействия с участниками проекта. Первое время у сотрудников появятся вопросы, кто-то внедряет изменения постепенно – у всех свой темп. Оценивайте прогресс в проекте поэтапно и запаситесь терпением.
Шаг 4. Не превращать ИСУП в инструмент микроменеджмента
Система даёт доступ ко всей информации о задачах команды. Но это не повод следить за каждым действием участников и вносить по 10 правок в минуту. Излишний контроль может только навредить и демотивировать команду. Чтобы этого избежать, используйте ИСУП для помощи в реализации проектных решений, а не как кнут для отладки дисциплины.
Шаг 5. Подбирать «гибкое» ПО
При внедрении ИСУП нужно прописать требования и характеристики проектов. И убедиться, что выбранное ПО подойдёт для их реализации. Хорошая платформа должна быть универсальной: чтобы вы одновременно могли распределять задачи в команде, планировать ресурсы и бюджетирование, наладить коммуникацию. При этом функционал должен оставаться простым в использовании. Если придётся подключать разные программы для решения разных задач, возникнет путаница. Вряд ли это поможет перейти на новую систему.
Как не потерять вовлечённость сотрудников при внедрении ИСУП
Предположим, вы внедрили систему или обновили её до последней версии. Но команда наотрез отказывается принимать изменения. Это может привести к тому, что все усилия канут в лету, а платформа будет пылиться на верхних полках с нереализованными инициативами.
Что сделать, чтобы такого не произошло:
- Продумайте цели на 30-60-90 дней. Не ждите, пока «само пойдёт», а разбейте цели на кокретные KPI: сколько человек заполнили формы, % проектов, где удалось внедрить новые функции. Это поможет понять, что работает, а что – нет.
- Покажите, что ИСУП нужна каждому человеку. Например, клиент прочитает отчёт и по нему будет принимать решения. Тогда не будет ощущения, что работаете «в стол».
- Поменяйте подход к обучению. ИСУП – это сложная система со взаимосвязями, но не стоит относится к ней как к скучной лекции. Внедряйте для участников видео, гайды, проводите короткие брифы и челленджи с поощрениям за лучшие вопросы.
- Не бойтесь менять даже то, что уже внедрили. Например, в системе отчёты обновляются раз в неделю, а руководство хочет видеть изменения прямо сейчас. В итоге на переделки уходит больше времени. Всё потому что команда может представлять то, что не работает в реальности. Если пользователи поступают с ПО иначе, чем вы думаете, меняйте систему.
- Оставайтесь открытыми к обратной связи. Участники должны знать, что их готовы услушать, даже если это критика системы. Активные обсуждения помогут повысить вовлечённость в проект.
- Всегда поддерживайте. Если кто-то столкнулся со сложностями, реагируйте быстро. Даже внимания к проблеме на первых порах может быть достаточно, чтобы система работала. И собирайте базу знаний, чтобы не реагировать на одну и ту же проблему в сотый раз, как в первый.
- Оценивайте старания команды. Если изменения уже активно используются, не забудьте это отметить. На каждого недовольного участника найдётся три других, кто охотно принимает новую систему – они поведут за собой скептиков. Цените это и не забывайте поощрять.
Нет универсального подхода
Знаем, управление проектом может быть прозрачным. Поэтому в команде Baseline внедряем ИСУП под задачи клиента — гибко, поэтапно и с фокусом на результат.
Для этого можно выбрать один из двух подходов: классическим способом — через этапы и документацию, или гибко — в формате итераций. Делимся преимуществом каждого.
Классический подход:
- Всё проходит по этапам, строго и документированно.
- Подходит для крупных компаний с регламентами.
- Требует точного планирования и согласования всех шагов до старта работ.
Итерационный подход
- Внедрение проходит по блокам с быстрым запуском
- Минимум документации, быстрый старт
- Подходит для компаний с гибкой структурой и команд, готовых быстро тестировать решения
Какой путь выберет команда, зависит от зрелости процессов и гибкости в управлении проектом.
Предлагаем 8 шагов для внедрения ИСУП
- Анализ текущих процессов
- Выбор системы ИСУП
- План внедрения системы
- Техническая настройка системы
- Пилот и корректировка
- Запуск проекта
- Обучение команды
- Мониторинг и поддержка
При внедрении мы используем инструменты на базе российского ПО:
🔗 Advanta
🔗 Plan-R
Хотите понять, какой подход подойдёт вашей компании? Оставляйте заявку — поможем оценить и выбрать систему под ваши задачи.
Итог
Нельзя просто так взять, «внедрить» ИСУП – и забыть об этом. Нужно следить за тем, как команда работает с системой, обсуждать трудности, совершенствовать процесс. Внимание к людям – это главная инвестиция.
ИСУП может прокачать вашу работу с крупными проектами. Успешность зависит от трёх вещей: поддержки руководства, правильного выбора инструмента и умения донести пользу до команды. Подходите к внедрению с умом — и результат не заставит себя ждать.