Так как же должна распределяться ответственность в паре “Клиент-Бухгалтер

Так как же должна распределяться ответственность в паре “Клиент-Бухгалтер”? 🧐

Этот вопрос - 🦞самая главная проблема аутсорсера. Разберетесь с ним - значит, разберетесь с планированием, ценообразованием, регламентами для сотрудников, уйдете от конфликтов и от всего,что усложняет жизнь аутсорсеру, а самое главное - клиент будет понимать, чем там конкретно занят бухгалтер.

Если нужен короткий ответ, то вот он: ↘️

вся ответственность должна быть распределена в договоре. Сроки предоставления, сроки действий, количество напоминаний, санкции и последствия нарушений и т.д.

Но это в идеальной картине мира. В жизни, как всегда, все сложнее. Давайте разбираться.

У нас был клиент с тремя юрлицами с “нулевой отчетностью”. Это должно было быть простой 😌услугой: мы по сроку загружаем отчетность, пишем в чат “подпишите и отправьте до..(срок)”.

Но каждый раз что-то шло 😤не так: он в разъездах и забыл, он подписал, но не все документы, он зашел и забыл как подписывать, у него не работает подпись и т.д.. 🤯Около недели длился у нас с ним процесс от создания комплекта до его отправки, в чате за эту неделю 50-70 сообщений. 😳

Однажды мы забыли напомнить в пятый раз, и отчетность ушла с опозданием (и далее со штрафом, конечно, который мы заплатили). Кстати штраф мы заплатили по собственной воле, потому что я, как бухгалтер, чувствовала свою ответственность за то, что не разделила ответственность и не рассказала клиенту важные моменты: кто, за что, и как именно отвечает. Ну, и посреди квартала к нам тоже было много вопросов о том, 🤨как поступать в будущем, когда подпишутся контракты и компании заработают.  

Этот клиент помог нам многое понять:

1️⃣Вместо услуг “квартальная нулевая отчетность, 6000 ₽” у нас появилась услуга “пакет нулевой отчетности, 6000 ₽”, где мы отвечаем только за загрузку и первое сообщение, одно напоминание, контроль протоколов приема. Все остальное - допуслуга, либо не наша ответственность. 🙂‍↔️

2️⃣Мы описали в доп.соглашении количество напоминаний, а какой чат они приходят, ответственность за “пропуск” сообщений.

3️⃣Мы описали процесс подписания со стороны клиента и указали, что мы не отвечаем за технические проблемы на стороне клиента.

И мы все равно расстались с этим клиентом (сами, добровольно), потому что он не вписывался в наш стандартный процесс, занимал слишком много внимания. Ему нужен эдакий “свой” бухгалтер-нянька. 🙄То есть не компания, а скорее, фрилансер, а еще лучше - в штат.