Дорогие мои читатели!
Хозяйствующие субъекты при осущетвления финансовых операций и сделок в рамках предпринимательской деятельности в целях ускорении способов взаимодействия в делопроизводстве при заключении договоров, а также при подписании сопровождающих сделки первичных документов, активно используют электронный документооборот, цифровые способы оформления документов.
Безусловно, это очень удобный формат взаимодействия. Но, как же правильно уреглировать взаимоотношения сторон по подписанию документов, форме их направления сторонами и согласования юридической значимости документов, обмен которыми совершается в электронном виде.
В настоящей статье я остановлюсь на первичной бухгалтерской документации, а также на документах учета по сделкам, договорам (первичным документам), необходимым для предоставления в качестве отчетности по запросу ФНС.
Как правило, стороны определяют условия электронного документооборота в Соглашении, которым устанавливают вид и перечень направляемых документов, способ отправки, юридическую значимость документов, порядок их обменами, подлинность по отношению к документам на бумажных носителях, а также процедуру подписи, отзыва подписи таких документов сторонами.
- Почему форма направляемых первичных документов яляется важным требованием составления документа и его отправки стороне для подписания?
Дело в том, что форма к первичным документам установлена приказами ФНС и должна соответствовать форме по их составлению, подписанию и отправке стороне, в противном случае, любая из сторон взаимоотношений может столкнуться с трудностями исполнения требований ФНС по предоставлению документации на запрос при проведении проверок.
- Почему? Давайте разберемся по интересующимся нас вопросам, а именно: какие формы документов, направляемые по ЭДО необходимо использовать в электронном документоообороте.
Согласно абзацу 2 пункта 1 статьи 169 НК РФ, указано, что счет-фактура может быть составлена в электронной форме в соответствии с установленными форматами и порядком — XML-файлами.
Требования к форме основного документа отражены в основном документе — Приказе ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, выставляемый (составляемый) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, и представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме"
Счет-фактуру или УПД по ЭДО необходимо направлять в формате XML.
При отправке счетов-фактур и УПД можно сделать выгрузку в формате ПДФ и отправить такую выгрузку контрагенту в неформализованном формате.
В такой ситуации документ будет юридически не легитимным и при проведении проверок со стороны налогового органа могу возникнуть проблемы с вычетами по НДС, поэтому в соглашении об ЭДО, например, совершенно не рекомендуется самостоятельно устанавливать форматы составления докуентов, например форма -ПДФ, и их направление контрагентам для подписания в форме, не утвержденной в приказе ФНС.
- Что же касается акта сверки, выставленного по ЭДО в формате-ПДФ? Возможно ли в такой форме направлять данный документ и подписывать его в электронном виде?
Акт – это первичный учетный документ, которым устанавливается факт оказания услуги по определенной сделке и который может быть предъявлен в ФНС в момент проведения проверки налоговым органом или в ответ на требования ФНС о предоставлении документов.
Обязательных требований к акту законодатель не предъявляет, такие формы могут быть разработаны внутри организаций и утверждены внутренними приказами руководителя компании.
Согласно статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи» документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно.
В Приказе ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ утвержден формат документов XML файлам для передачи результатов оказания услуг в электронной форме.
Как мы видим, налоговый орган утвердил требования к формату данного документа, который представляется в налоговый орган в электронной форме (пункт 2 статьи 93 НК РФ).
Таким образом, счета-фактуры, счета УПД, акты сверки (первичные бухгалтерские документы) в электронной форме должны быть подписаны и отправлены контрагенту строго по установленному налоговым органом формату XML.
При этом, если акты могут быть подписаны в формате, не утвержденном в Приказе, то при таких обстоятельствах налоговые органы могут запросить оригиналы таких документов, которые обязательно нужно будет представлять на бумажных носителях.
В таком случае, совершенно нельзя ограничиваться в соглашении об ЭДО условием ведения только электронного документооборота, нужно прописыаать и юридическую важность документа для сторон на бумажном носителе.
Подведем итог сказанному, если в Соглашении об ЭДО стороны устанавливают исключительно электронный документооборот без оформления документов на бумажных носителях, то надлежащим оформлением и подписанием документа будет являться его состаление в форме, установленной в приказе налоговым органом, в таком случае, документы ФНС будут признаны соотвествующими к требованиям по их составлению и подписанию.
Если же вы оформите первичные документы в нарушение утвержденных форм только посредством электронного документооборота, без составления на бумажном носителе, впоследствии форма документов и документы в такой форме могут быть не приняты налоговыми органами в момент проверки, а отсутствие бумажных носителей и надлежаще оформленных документов по форме, указанной ФНС в Приказе будет считаться отсутствием первичной документации.
В связи с чем, дорогие мои друзья, если, вы пользуетесь электронным документооборотом, то соблюдайте и требования к составлению документов, требования по их подписанию и учету, в противном случае, ФНС может предъявить претензии о необоснованных начислениях, уменьшении налогов и их необоснованной минимизации, если вы не подтвердите документально основания для применения налоговых исчислений надлежаще оформленными электронными документами.
Вот так- все очень важно!
С вами была юрист частной практики, Марина Кислянских
+7-916-392-61-54