Предоставление отпусков в 1С зависит от используемой конфигурации (ЗУП, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация, ERP) и версии платформы. Рассмотрим процесс на примере наиболее распространенной конфигурации – 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП 3.1).
1. Планирование отпусков (необязательный, но рекомендуемый этап):
Раздел: “Кадры” -> “Графики отпусков”.
Создание нового графика отпусков:
Укажите организацию и год, на который составляется график.
Нажмите кнопку “Заполнить” (или “Автозаполнение”), чтобы автоматически заполнить график на основе данных о сотрудниках и остатках отпусков.
Внесите корректировки в график, указав желаемые даты отпусков для каждого сотрудника. Учтите пожелания сотрудников и производственную необходимость.
Согласуйте график с руководителями подразделений.
Утвердите график отпусков.
Утвержденный график отпусков является основанием для предоставления отпусков сотрудникам. (Форма Т-7).
2. Оформление отпуска:
Раздел: “Зарплата” -> “Отпуска”.
Создание нового документа “Отпуск”:
Укажите организацию и сотрудника, которому предоставляется отпуск.
Дата начала отпуска: Укажите дату начала отпуска.
Вид отпуска: Выберите вид отпуска (основной, дополнительный, учебный, без сохранения заработной платы и т. д.).
Период работы: Период, за который предоставляется отпуск.
Количество дней отпуска: Укажите количество дней отпуска. 1С автоматически рассчитает дату окончания отпуска.
Начислить отпускные: Установите флажок, чтобы автоматически начислить отпускные.
Выплата:
В межрасчетный период: Если отпускные выплачиваются отдельно от заработной платы.
С заработной платой: Если отпускные выплачиваются вместе с заработной платой.
Сдвиг выплаты: Укажите, за сколько дней до начала отпуска нужно выплатить отпускные (по закону не позднее, чем за 3 дня).
Компенсация за неиспользованный отпуск: Если выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, установите соответствующий флажок.
Вкладка “Дополнительные отпуска, отгулы”:
Укажите дополнительные отпуска и отгулы, если они предоставляются вместе с основным отпуском.
Нажмите кнопку “Рассчитать”. 1С рассчитает сумму отпускных, НДФЛ и страховые взносы.
Проверьте правильность расчетов.
Проведите документ.
3. Выплата отпускных:
Раздел: “Банк и касса” -> “Ведомости на выплату зарплаты” (или “Расходный кассовый ордер”, если выплата производится из кассы).
Создание новой ведомости на выплату:
Вид выплаты: “Отпускные”.
Дата выплаты: Укажите дату выплаты отпускных.
Заполните ведомость на основании документа “Отпуск”.
Проведите ведомость.
Создание платежного поручения и перечисление отпускных на банковские счета сотрудников. (Или выдача из кассы по РКО)
4. Отражение отпуска в табеле учета рабочего времени:
В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) дни отпуска обозначаются кодом “ОТ” (основной оплачиваемый отпуск), “ОД” (дополнительный оплачиваемый отпуск), “У” (учебный отпуск) или другим кодом в соответствии с видом отпуска.
Табель обычно формируется в конце месяца на основании данных о начислениях и отклонениях.
5. Формирование отчетности:
Данные об отпусках используются для формирования кадровой и статистической отчетности.
Например, форма Т-2 (личная карточка работника), отчетность в ПФР и ФСС (если применимо).
Важные моменты и настройки:
Настройки учетной политики по персоналу: В учетной политике организации должны быть указаны параметры учета отпусков (способ расчета среднего заработка, порядок резервирования отпусков и т. д.).
Виды отпусков: Правильно настройте виды отпусков в справочнике “Виды отпусков”. Укажите, является ли отпуск оплачиваемым, предоставляется ли он в соответствии с графиком отпусков, влияет ли он на расчет стажа и т. д.
Расчет среднего заработка: 1С автоматически рассчитывает средний заработок для начисления отпускных. Проверьте правильность настроек расчета среднего заработка.
Остатки отпусков: Следите за остатками отпусков сотрудников. 1С позволяет формировать отчеты об остатках отпусков.
Перенос отпусков: Если сотрудник переносит отпуск, внесите изменения в график отпусков и в документ “Отпуск”.
Компенсация за неиспользованный отпуск: При увольнении сотрудника начислите компенсацию за неиспользованный отпуск.
Резервы на оплату отпусков (если предусмотрено учетной политикой): Регулярно начисляйте резервы на оплату отпусков.
Программный код (пример получения остатков отпусков, для интеграции с другими системами или для автоматизации):
// Пример для ЗУП 3.1
Параметры = Новый Структура;
Параметры. Вставить("Дата", КонецДня(ТекущаяДата())); //Дата, на которую нужно получить остатки
Параметры. Вставить("Организация", Организация); //Организация
Параметры. Вставить("Сотрудник", Сотрудник); //Сотрудник
Результат = ОбщегоНазначения. Выполнить("КадровыйУчет. ОпределитьОстатокОтпуска", Параметры);
Если ТипЗнч(Результат) = Тип("Структура") Тогда
ОстатокДней = Результат. ОстатокДней;
ОстатокДополнительныхДней = Результат. ОстатокДополнительныхДней;
Сообщить("Остаток основного отпуска: " + ОстатокДней);
Сообщить("Остаток дополнительного отпуска: " + ОстатокДополнительныхДней);
Иначе
Сообщить("Не удалось получить остатки отпуска.");
КонецЕсли;
Важно:
Кадровые документы (приказы на отпуск, заявления) оформляются в соответствии с требованиями законодательства. (Унифицированные формы или самостоятельно разработанные).
Соблюдайте сроки выплаты отпускных (не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска).
Проконсультируйтесь с бухгалтером и кадровым специалистом по всем вопросам, связанным с предоставлением отпусков.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно предоставлять отпуска в 1С и вести учет в соответствии с требованиями законодательства.
