С апреля 2025 года все организации, работающие с НДС или прослеживаемыми товарами, перешли на новый формат электронных счетов-фактур. Для многих бизнесов это означало не просто обновление формата, а полную адаптацию процессов документооборота.
Разбираемся, что изменилось и как работать по новым требованиям.
Что такое электронный счет-фактура?
Это цифровой аналог бумажного счета-фактуры — документа, необходимого при расчетах с НДС. Его отправляют через систему электронного документооборота (ЭДО), подписывают электронной подписью, и он имеет полную юридическую силу.
Электронные счета-фактуры также могут использоваться в формате универсального передаточного документа (УПД), совмещающего в себе сразу несколько функций: счёт, накладную, акт и подтверждение оказания услуг.
Какие форматы использовать в июне 2025 года?
С 1 апреля 2025 года действует новый обязательный формат — версия 5.03, утверждённый Приказом ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@.
Использование старых форматов (5.01 и 5.02) с начала апреля считается нарушением. Это может привести к отказу в приёме документов через ЭДО или вопросам от налоговой инспекции.
Что нового в формате 5.03:
- добавлены поля для стоимости прослеживаемых товаров без НДС;
- обновлена структура разделов для улучшенной автоматической проверки;
- усилена связка с государственными реестрами и данными контрагентов.
Переход на формат 5.03 обязателен — если вы ещё не адаптировали учётную систему или шаблоны, уже пора это сделать.
В каких случаях электронный счёт-фактура обязателен?
По закону (ст. 169 НК РФ), электронный счёт-фактура обязателен, если:
- вы работаете с прослеживаемыми товарами (например, бытовая техника, лекарства, автомобили);
- вы участвуете в госзакупках или экспортных операциях;
- ваш контрагент требует ЭДО;
- вы подаёте документы через контур «Прослеживаемость».
В остальных случаях ЭДО остаётся добровольным, но его активно внедряют всё больше компаний — из-за удобства и снижения операционных расходов (и, конечно же, прозрачности).
Как упростить работу с новыми требованиями?
Работа с новым форматом требует не только технической настройки, но и времени на адаптацию сотрудников. В этих условиях многим помогают ИИ-ассистенты.
Некоторые боты уже умеют:
– создавать счета-фактуры и УПД по действующим форматам;
– автоматически проверять документы на ошибки и несоответствия;
– редактировать шаблоны под нужды компании;
– расшифровывать встречи по документообороту;
– помогать с юридическими консультациями, ссылаясь на «Консультант+» и «Гарант».
Один из таких ИИ-помощников уже используется в юротделах и бухгалтерии. Он работает без сложной настройки, потому что обучен на реальных документах и учитывает требования российского законодательства. Это экономит время сотрудников и снижает количество ошибок при работе с НДС-документами.
Что дальше?
Формат 5.03 — не последняя версия. ФНС продолжает развивать электронный документооборот. Уже обсуждаются новые расширения: интеграция с ЕИС (госзакупки), автоматическая регистрация в Росреестре, единый налоговый профиль.
Чтобы не отставать от этих изменений, стоит:
- следить за новыми приказами и письмами ФНС,
- обновлять учётные системы,
- тестировать ИИ-инструменты, которые берут рутину на себя.
Так что сейчас — уже не время для подготовки, а время действия. Формат 5.03 обязателен, и если вы всё ещё работаете по старым шаблонам — риски растут.
______________________
⚡ Подпишитесь на канал «ИИмпатис | Ассистенты с ИИ» и читайте кейсы по работе с ИИ, лайфхаки и актуальные новости от команды экспертов каждый день.