Отражение материальной помощи на похороны в 1С зависит от того, кому выплачивается материальная помощь: сотруднику организации в связи со смертью близкого родственника или члену семьи умершего сотрудника. Рассмотрим оба варианта на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП 3.1) и укажем особенности для 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0).
Сценарий 1: Материальная помощь выплачивается сотруднику в связи со смертью близкого родственника.
Регистрация факта смерти родственника (необязательный, но рекомендуемый шаг):
В 1С:ЗУП 3.1 нет специализированного документа для регистрации факта смерти родственника сотрудника. Можно использовать:
Кадровый документ “Прочее”: Создайте кадровый документ “Прочее” и укажите в нем информацию о смерти родственника (дата, ФИО родственника, степень родства) и приложите копию свидетельства о смерти. Это необходимо для подтверждения правомерности выплаты материальной помощи.
Зарегистрировать отсутствие сотрудника на работе (если требуется): Документ “Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)”. Укажите период отсутствия и причину “Семейные обстоятельства”.
Хранение копии свидетельства о смерти: Обеспечьте хранение копии свидетельства о смерти родственника сотрудника.
Начисление материальной помощи:
Раздел: “Зарплата” -> “Все начисления”.
Нажмите кнопку “Создать” -> “Материальная помощь”. (Или “Прочие начисления” в некоторых конфигурациях)
Укажите организацию и сотрудника, которому выплачивается материальная помощь.
Дата начисления: Укажите дату начисления материальной помощи.
Вид материальной помощи: Выберите вид материальной помощи (например, “Материальная помощь на погребение”). Если такого вида нет, его нужно создать (см. ниже “Настройка вида материальной помощи”).
Сумма: Укажите сумму материальной помощи.
Основание: Укажите основание для выплаты материальной помощи (например, заявление сотрудника, копия свидетельства о смерти).
Облагается НДФЛ, страховыми взносами:
Внимание! Материальная помощь на погребение не облагается НДФЛ в пределах 5 270 000 бел. руб. (с 1 января 2024 г.) (п. 12 ст. 208 НК РБ).
Материальная помощь на погребение не облагается страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах (п. 1 ст. 200 и п. 1 ст. 201 НК РБ, Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, утв. постановлением Совмина РБ от 25.01.1999 № 115).
В документе “Материальная помощь” (или “Прочие начисления”) установите соответствующие флажки для НДФЛ и страховых взносов (с учетом необлагаемого лимита).
Счет, субконто: Укажите счет затрат, на который будет отнесена сумма материальной помощи (например, 91.02 “Прочие расходы” или 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” с соответствующей аналитикой).
Проведите документ.
Выплата материальной помощи:
Раздел: “Банк и касса” -> “Ведомости на выплату зарплаты в банк” (или “Расходный кассовый ордер”).
Создайте новую ведомость на выплату:
Вид выплаты: “Выплата материальной помощи”.
Дата выплаты: Укажите дату выплаты материальной помощи.
Заполните ведомость на основании документа “Материальная помощь”.
Проведите ведомость.
Создайте платежное поручение и перечислите материальную помощь на банковский счет сотрудника. (Или выдайте из кассы по РКО)
Настройка вида материальной помощи (если необходимо):
Раздел: “Настройка” -> “Начисления”.
Нажмите кнопку “Создать”.
Наименование: Материальная помощь на погребение.
Код: (Произвольный код).
НДФЛ:
Код дохода: 2760 (Материальная помощь, оказываемая организацией (индивидуальным предпринимателем) своим работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по возрасту или инвалидности).
Облагается НДФЛ: (В зависимости от суммы выплаты, установите или снимите флажок). Не облагается в пределах 5 270 000 бел. руб. (с 1 января 2024 г.).
Страховые взносы:
Вид дохода: Доход, целиком не облагаемый страховыми взносами.
В бухгалтерском учете:
Укажите счет затрат (например, 91.02 “Прочие расходы” или 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”) и аналитику.
Отражение в учете (для 1С:Бухгалтерия 8):
Если материальная помощь выплачивается из прибыли организации: Используйте счет 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)”.
Если материальная помощь выплачивается в рамках коллективного договора (предусмотрена сметой расходов): Используйте соответствующие счета учета затрат (например, 20, 25, 26).
Сценарий 2: Материальная помощь выплачивается члену семьи умершего сотрудника.
Создание элемента справочника “Контрагенты” для члена семьи умершего сотрудника:
Раздел: “Справочники” -> “Контрагенты”.
Нажмите кнопку “Создать”.
Вид контрагента: “Физическое лицо”.
Заполните данные о члене семьи (ФИО, паспортные данные, адрес и т. д.).
Укажите банковские реквизиты для выплаты материальной помощи.
Начисление и выплата материальной помощи:
Документ: “Операция (бухгалтерский и налоговый учет)”.
Раздел: “Операции” -> “Операции, введенные вручную”.
Создайте новую операцию.
Дата: Укажите дату выплаты материальной помощи.
Добавьте проводки:
Дт 91.02 “Прочие расходы” Кт 76.09 “Прочие дебиторы и кредиторы” — Начислена материальная помощь члену семьи умершего сотрудника.
Дт 76.09 Кт 51 “Расчетные счета” (или 50.01 “Касса организации”) — Выплачена материальная помощь члену семьи умершего сотрудника.
Сумма: Укажите сумму материальной помощи.
Контрагент: Укажите члена семьи умершего сотрудника из справочника “Контрагенты”.
Налоговый учет: Укажите, учитывается ли материальная помощь в расходах для целей налогообложения прибыли. (Как правило, нет).
НДФЛ и страховые взносы: Учитывайте особенности налогообложения и обложения страховыми взносами, как указано выше (необлагаемый лимит по НДФЛ и отсутствие обложения страховыми взносами).
Выплата материальной помощи:
Документ: “Платежное поручение” (или “Расходный кассовый ордер”).
Раздел: “Банк и касса” -> “Банковские выписки” (или “Касса”).
Оформите платежное поручение (или расходный кассовый ордер) на выплату материальной помощи члену семьи умершего сотрудника.
Важные моменты:
Основание для выплаты: Выплата материальной помощи должна быть основана на заявлении сотрудника (или члена семьи умершего сотрудника), копии свидетельства о смерти и приказе руководителя организации.
Документальное оформление: Все операции по выплате материальной помощи должны быть подтверждены первичными документами (заявление, копия свидетельства о смерти, приказ, платежное поручение или расходный кассовый ордер).
Налогообложение: Учитывайте особенности налогообложения и обложения страховыми взносами материальной помощи на похороны (необлагаемый лимит по НДФЛ, отсутствие обложения страховыми взносами).
Учетная политика: Отразите порядок учета материальной помощи на похороны в учетной политике организации.
Коллективный договор: Если выплата материальной помощи предусмотрена коллективным договором, это необходимо учесть при отражении в учете.
Дополнительные выплаты: Необходимо различать материальную помощь на похороны и выплату пособия на погребение, которое выплачивается ФСЗН.
Проконсультируйтесь с бухгалтером и кадровым специалистом: Если у вас возникли сложности, обратитесь к опытному бухгалтеру или специалисту 1С.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно отразить материальную помощь на похороны в 1С и вести учет в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.