Давайте начнём с простого: вы делаете презентацию, и кажется, что всё ясно. Слайды красивые, текст понятный, график есть, картинки прикольные. Вы даже анимацию добавили, чтобы было «живее». И вот вы отправляете её клиенту, коллегам или вставляете в письмо. А потом получаете ответ:
— Не понял, о чём речь.
— Нужны пояснения.
— Можно подробнее?
И тогда возникает вопрос: а зачем я вообще это делал? Всё же логично, всё же разложено по полочкам. Но нет, не дошло.
Потому что мы часто путаем презентацию с документом , выступлением или иллюстрацией к мысли . А на самом деле — это всё разные вещи. Одна и та же идея может быть показана десятью способами. И каждый из них будет работать лучше всего только в одном случае.
Но мы, как будто упертые лошади, продолжаем делать один и тот же набор слайдов и использовать его где попало: и на встрече с клиентом, и в Zoom-звонке, и в рассылке. Потом удивляемся, почему ничего не работает.
В этой статье я хочу разобрать три самых распространённых формата использования презентаций:
- Живое выступление.
- Онлайн-встреча (Zoom, Teams и подобное).
- Отправка в виде файла (PDF, PPTX).
И покажу, как адаптировать одну и ту же презентацию под эти форматы так, чтобы она не теряла смысл, но при этом оставалась эффективной.
Формат 1: Живое выступление
Вы стоите перед аудиторией. Возможно, вы на сцене. Возможно, просто выступаете перед коллегами в офисе. Главное — вы говорите. И именно вы — центр внимания.
Слайды в этом случае — ваш помощник, аккомпаниатор. Они не заменяют вас, они усиливают ваши слова.
Что важно:
- Минимум текста. Люди пришли послушать вас, а не читать слайды. Если на слайдах много букв — они перестают смотреть на вас и начинают скользить глазами по тексту. Такой эффект называется «читательский режим» — и он убивает живую коммуникацию.
- Одна идея = один слайд. Не нужно пихать на один слайд два графика, заголовок, подзаголовок и список из трёх пунктов. Это убьёт внимание. Делайте один слайд — одна мысль.
- Крупные визуальные акценты. Большие цифры, яркие фотографии, метафоры в виде картинок. Например, если вы говорите о росте продаж, покажите стрелку вверх, увеличивающуюся от одного слайда к другому. Или сделайте анимацию, которая показывает динамику.
- Анимация — для динамики. Да, да, анимация работает. Особенно когда вы хотите показать, как развивается идея, как происходит переход от одной мысли к другой. Она помогает зрителям следить за ходом мысли, особенно если вы сами объясняете происходящее.
- Цвета и контраст. Яркие цвета, высокий контраст между фоном и текстом. Это важно, потому что зритель сидит на расстоянии, и мелкий шрифт он просто не увидит.
Пример:
Вы говорите о том, как выросли продажи клиента.
На слайде — большая цифра: +34% .
Под ней — короткая подпись: «за 6 месяцев».
Вы объясняете, как это произошло.
Следующий слайд — график, который показывает динамику.
Или ещё лучше: анимация, которая показывает рост поэтапно.
Такой подход работает. Потому что зритель видит картинку, слышит ваш голос, и всё складывается в единую историю.
Если хотите не просто делать слайды, а доносить суть и влиять через слово, приглашаем на курс «Школа руководителя проекта» от Юлия Минькина.
Вы освоите инструменты презентации идей, управления вниманием и аргументации — всё, что нужно, чтобы ваши выступления работали не «по форме», а по смыслу и эффекту.
Подробности на сайте.
Формат 2: Онлайн-встреча (Zoom, MS Teams)
Теперь представьте: вы находитесь дома, в футболке, с чашкой кофе. Ваша аудитория тоже расслаблена. У кого-то музыка играет, кто-то проверяет почту, кто-то просто смотрит в камеру, но думает о своём.
Здесь уже не так важно эмоция. Здесь важна структура, понятность и скорость.
Что важно:
- Чёткая структура. Зритель должен понимать, где он находится в презентации. Хорошо бы сделать слайд с содержанием в начале, и периодически возвращаться к нему. Это помогает ориентироваться.
- Крупный шрифт и высокий контраст. Потому что люди смотрят с разных устройств: кто-то с телефона, кто-то с планшета, кто-то с монитора. Мелкий текст — плохо читается, вызывает напряжение.
- Микродинамика. То есть разбиение сложных мыслей на части. Вместо одного слайда с плотным текстом — несколько слайдов, где каждая часть раскрывается постепенно. Или анимация, которая показывает развитие идеи шаг за шагом.
- Не перегружать слайды. Один график — один слайд. Если график сложный — разбейте его на части. Например, показали ось X, потом ось Y, потом сам график. Так легче воспринимать.
- Разделение информации. Если вы объясняете процесс, разбейте его на этапы. Покажите их по порядку, используя последовательную смену слайдов или анимацию.
Пример:
Вы объясняете, как выстроить систему управления проектами.
Первый слайд — название темы.
Второй слайд — этап 1: сбор требований.
Третий слайд — этап 2: планирование.
Четвертый — этап 3: реализация.
Пятый — этап 4: контроль качества.
Шестой — результаты.
Каждый этап можно показывать с пояснениями, и тогда информация укладывается в голове легко и без лишней нагрузки.
Формат 3: Презентация в виде файла (PDF, PPTX)
Это самый сложный формат. Потому что здесь вы исчезаете. Вас нет рядом. Никто не объясняет, что на слайде. Человек открывает файл и должен всё понять сам.
Если раньше вы могли позволить себе минимум текста и много визуала — теперь наоборот: текст нужен, и он должен быть понятным.
Что важно:
- Самообъясняемость. Каждый слайд должен быть понятен без вашего участия. Если вы показывали логотип клиента во время выступления, то в PDF-файле добавьте подпись: «Клиент из индустрии FMCG. Рост выручки на 34% за 6 месяцев».
- Чёткая структура и иерархия. Используйте заголовки, подзаголовки, подписи к графикам, поясняющие абзацы. Это поможет читателю быстро находить ключевые моменты.
- Избегайте анимаций и видео. Потому что в PDF они не работают. А в PowerPoint могут не воспроизвестись корректно. Лучше замените анимацию на серию слайдов с пояснениями.
- Уберите пустые визуалы. То есть те картинки, которые не несут смысла. Если изображение не поясняет мысль, удалите его. Оно только отвлекает.
- Добавьте пояснения. Если вы показываете график, добавьте текст, который объясняет, что он означает. График без подписи — это как фильм без перевода.
Пример:
Вы делаете презентацию о запуске нового продукта.
На первом слайде — заголовок и цель презентации.
На втором — описание продукта.
На третьем — целевая аудитория.
На четвёртом — конкуренты.
На пятом — прогноз продаж.
На шестом — выводы.
Каждый слайд содержит текст, который полностью объясняет, что происходит. Графики подписаны, таблицы сопровождаются пояснениями. Ничего лишнего, всё по делу.
Как адаптировать одну презентацию под разные форматы?
Теперь давайте соберём всё вместе. Вы работаете над проектом, и вам нужно подготовить презентацию, которую вы будете использовать и в выступлении, и в онлайн-звонке, и отправите в виде файла.
Как это сделать без потери времени и сил?
Шаг 1. Создайте базовую версию презентации
Это самая ёмкая и детальная версия. Здесь должно быть всё: текст, графики, пояснения, структура. Эта версия — основа для всех других.
Шаг 2. Для живого выступления — уберите текст, добавьте анимации и визуалы
Превратите слайды в «подхват» вашей речи. Текст сократите до ключевых слов. Добавьте крупные цифры, картинки, метафоры. Анимация поможет вести зрителей за вами.
Шаг 3. Для Zoom — уберите анимации, но оставьте структуру и увеличьте шрифт
Сделайте презентацию более понятной, уберите лишние элементы, добавьте больше пояснений. Убедитесь, что все графики подписаны, и текст читается с экрана любого устройства.
Шаг 4. Для файла — добавьте текст, уберите анимации, добавьте пояснения
Создайте PDF-версию, где каждый слайд объясняет себя сам. Добавьте подписи, краткие абзацы, пояснения к графикам. Избавьтесь от всего, что без текста не имеет смысла.
Почему это важно?
Потому что эффективная презентация — это не про дизайн, а про коммуникацию . Это про то, чтобы человек получил информацию там, где ему удобно её получить. И неважно, через экран, вживую или в виде файла.
Когда вы делаете презентацию под конкретный формат, вы уважаете свою аудиторию. Вы показываете, что понимаете, как ей удобнее воспринимать информацию. И это работает.
Вы можете иметь отличную идею, но если вы не сможете её донести правильно — она останется внутри вас.
В заключение
Презентации — это не про слайды. Это про людей. Про то, как вы общаетесь с ними, как делитесь своими мыслями и идеями.
И если вы хотите, чтобы вас слышали, понимали и действовали — научитесь адаптировать свои презентации под разные форматы. Это не сложно. Это просто требует чуть больше внимания.
И поверьте, когда вы увидите, как ваша презентация работает в каждом формате — вы поймёте, что это того стоило.
Понравилась статья?
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
Про курсы на нашем сайте https://1solution.ru/services.