Успех любой организации во многом зависит от эффективного управления персоналом. И здесь табель учета рабочего времени становится незаменимым инструментом, который помогает следить за рабочими часами сотрудников и гарантирует точные расчеты заработной платы, отпусков и других выплат.
В статье мы детально рассмотрим, что собой представляет табель учета рабочего времени, кто отвечает за его ведение, какие унифицированные формы существуют, как правильно расшифровывать буквенные и цифровые обозначения, и как вносить в него изменения.
Новые требования к ведению кадровых документов со стороны проверяющих органов требуют постоянной адаптации кадровых специалистов. Именно поэтому эксперты РУНО разработали курс “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”, который насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний.
Что такое табель учета рабочего времени
Работодатель должен вести учет времени, который действительно отработал каждый сотрудник (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В табеле ежедневно фиксируется количество часов, отработанных каждым работником, а также общее число явок и неявок по различным формам оплачиваемого труда. Основные функции табеля включают:
- учет фактически отработанного времени в течение рабочего дня или смены, особенно в организациях с сменным графиком;
- учет неотработанного времени (больничные, прогулы, простой и т.д.);
- контроль за соблюдением рабочего времени сотрудниками;
- предоставление информации об отработанном времени для расчета заработной платы;
- статистический анализ числа сотрудников и уровня оплаты труда.
Для повышения эффективности учета рабочего времени можно дополнительно вести журнал учета рабочей активности. Правила его ведения следует закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении о табельном учете рабочего времени (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Кто отвечает за ведение табеля учета рабочего времени
В законодательстве не уточняется, кто именно должен заниматься ведением табеля учета рабочего времени. В небольших компаниях эту обязанность, как правило, выполняет кадровый работник. В крупных организациях могут оформляться отдельные табели для каждого подразделения, и в каждом из них назначается ответственное лицо. Обязанности по ведению табеля рекомендовано прописать в трудовом договоре или должностной инструкции (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Также целесообразно издать приказ о назначении ответственного за табель. Хотя этот документ не является обязательным, в нем желательно указать конкретного сотрудника, который будет курировать ведение табеля в компании или в ее структурном подразделении.
Унифицированные формы табеля учета рабочего времени
С 1 января 2013 года организации (за исключением государственных) могут использовать как собственные формы первичных учетных документов, так и унифицированные. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 утверждены две формы для учета рабочего времени:
№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
№ Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Форма № Т-13 предназначена для автоматизированного учета, в то время как форма Т-12 актуальна для компаний, которые работают с бумажными носителями. Табель Т-12 состоит из двух разделов:
«Учет рабочего времени» (страница 2);
«Расчет с персоналом по оплате труда» (страницы 3 и 4).
Если заработная плата рассчитывается в других регистрах бухучета, можно заполнять только первый раздел табеля, оставляя второй пустым.
Важно знать!
Выбор табеля для учета рабочего времени остаётся за каждой компанией. Однако бюджетные учреждения обязаны использовать типовую форму Табеля учета использования рабочего времени (ОКУД 0504421), форма и методические рекомендации к которой утверждены приказом Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов…» от 30.03.2015 № 52н.
Буквенные и цифровые обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении табеля учета рабочего времени важно использовать условные обозначения. Для форм № Т-12 и Т-13 такие обозначения можно найти на титульном листе формы № Т-12. Рекомендуется закрепить выбранные обозначения (буквенные или цифровые) в локальном нормативном акте.
Рассмотрим наиболее распространенные коды:
«Я» (01) используется для обозначения работы в дневное время. Общее количество часов с этим кодом не должно превышать количество рабочих часов, установленных графиком. При неполном рабочем дне в верхней строке нужно указать код «Я», а в нижней - фактически отработанные часы. К примеру, в предпраздничный день 22 февраля рабочая смена сокращается на 1 час.
«Н» (02) обозначает работу в ночное время.
«РВ» (03) используется для записи работы в нерабочие праздничные дни, которые по графику являются рабочими. Если в компании предусмотрена работа в такие дни, необходимо учитывать код «РВ».
«К» (06) нужен для указания дней командировки, включая рабочие, выходные и праздничные дни. Если сотрудник отправляется в командировку после смены, код «Я» и «К» можно указывать через разделительную черту (Я/К).
«ОТ» (09) обозначает ежегодный оплачиваемый отпуск, который складывается из календарных дней. Код следует проставлять на все дни отпуска, включая выходные. Если отпуск попадает на нерабочий праздничный день, его отмечают кодом «В» (или 26).
«НН» (30) используется для неявки по неизвестным причинам. После выяснения причин необходимо внести правки в табель. Когда работник возвращается, он обязан объяснить свое отсутствие, что поможет определить правильный код. Чаще всего это «Б» (19) - временная нетрудоспособность, «Г» (23) — исполнение общественных обязанностей или «ПР» (24) – прогул.
«ЛЧ» (21) указывает на сокращенную продолжительность рабочего времени в случаях, предусмотренных законом. Этот код применяется при отработанных часах сотрудниками с установленным сокращенным рабочим временем.
«НП» (32) обозначает простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника, например, из-за ремонта.
«НО» (34) указывает на отстранение от работы с оплатой в соответствии с законодательством. Например, этот код используется, если сотрудник не прошел обязательные медосмотры по независящим от него причинам. Если необходимого кода нет в официальном перечне, можно ввести его самостоятельно, издав соответствующий приказ.
Дистанционные курсы для инспекторов по кадрам представляют собой обширную учебную программу, позволяющую получить новые знания, повысить квалификацию, ознакомиться с актуальной и полезной информацией, а также получить практические навыки в делопроизводстве с использованием программы 1С ЗУП.
Сегодня многие практические курсы зачастую несут в себе лишь теоретические знания под привлекательной рекламой. Центр "РУНО" предлагает специальную авторскую методику, которая успешно сочетает в себе как теорию, так и практику.
Как внести изменения в табель учета рабочего времени
Законодательство не определяет конкретные случаи для внесения правок в табель учета рабочего времени. На практике изменения чаще всего требуются в следующих случаях:
- данные неполные. Например, если сотрудник отработал сверхурочно, в табеле может быть указан только код «Я» для работы в дневное время, а код для сверхурочной работы отсутствует.
- произошли изменения после получения подтверждающих документов от сотрудника. Например, когда в табеле стоит код «НН» (неявка по невыясненным причинам), а работник принес больничный на эти дни или был установлен факт прогула.
- имеются ошибки. Например, неверно указаны данные одного сотрудника в графах другого или неправильно обозначены выходные.
Существует два основных способа внесения правок:
- составление отдельного корректирующего табеля.
- ручное внесение изменений в ранее созданный документ.
Оформление корректирующего табеля не имеет четких нормативных установок, но на практике процесс выглядит следующим образом: в табеле ставится отметка о его корректирующем характере, затем вносятся исправленные данные. Рекомендуется также указать реквизиты документов, на основании которых были произведены изменения.
При ведении бумажного табеля можно исправить данные вручную. Для этого ответственный работник должен аккуратно зачеркнуть неверное обозначение и сверху указать правильное. Обязательно нужно добавить надпись «исправлено», должность, подпись, Ф.И.О. и дату исправления. Этот подход соответствует правилам исправления первичных учетных документов.
Если нужно внести изменения для одного или нескольких сотрудников, корректирующий табель можно составить только для них.
Если используется унифицированная форма табеля, можно указать, что он корректирующий, в графе «номер документа» (например, добавив «к» или «корр.»). Также возможно ввести отдельную строку для обозначения корректирующего табеля, для чего потребуется издание соответствующего приказа.
При использовании собственной формы табеля можно создать отдельный документ для корректировки.
Сроки для внесения исправлений не прописаны законодательно, но следует делать это незамедлительно после обнаружения ошибки или неточности. Это обеспечит правильный расчет заработной платы и поможет избежать споров с работниками.
При выявлении ошибки после расчетов, быстрое внесение правок позволит осуществить перерасчет и уменьшить финансовые риски, включая сокращение периода для выплаты компенсаций за задержку зарплаты.