Работа в digital — это непрерывный поток задач и вечно горящие дедлайны. Один из способов держать важное под контролем — использовать канбан-доски. В Pressfeed.Журнале разбираемся, как внедрить Kanban подход в работу с контентом, и рассмотрим популярные таск-менеджеры, доступные в России.
Kanban — это методика управления задачами, которую часто используют в IT и digital. Появилась она еще в середине XX века в Японии на производстве Toyota. Изначально мастера вывешивали на доску листки бумаги со списками выполненных заданий. Это помогало контролировать производство и выпускать столько деталей, сколько требуется на данный момент.
Позднее методику Kanban также развивал Дэвид Андерсон, автор книги «Канбан. Альтернативный путь в Agile». Андерсон был менеджером в IT-корпорациях, в том числе Motorola и Microsoft, и внедрял принципы Agile — гибкого управления и адаптивности к изменениям. Он использовал канбан-доски, чтобы наглядно представлять проблемы, возникающие при разработке ПО. Так Андерсон сосредоточивал внимание команды на решении срочных задач, при этом сохраняя постоянный поток работы.
Современные kanban-доски — инструмент, который помогает визуализировать этапы работы над проектом и эффективнее управлять командой. Они представляют собой поле с карточками (задачами) и колонками (статусами задач). По ходу работы карточки перемещают из одной колонки в другую слева направо.
Система Kanban имеет два основных правила:
- общий список задач (backlog) сортируется по приоритету и может меняться;
- количество задач, выполняемых одновременно, должно быть ограничено, чтобы оперативно реагировать на смену приоритетов или появление новых вводных.
То есть эта методика помогает фокусироваться на приоритетных задачах, при этом планировать гибко и быть готовыми к изменениям.
Смотрите также:
Методы управления редакцией: плюсы и минусы подходов, инструменты
Таск-менеджеры на основе методологии Kanban позволяют планировать сроки и следить, как продвигается работа. Вот чем они могут быть полезны пиарщикам, контент-маркетологам, журналистам и копирайтерам:
- четко распределять роли в команде — для каждого задания прописывается свой исполнитель;
- расставлять приоритеты — когда все задачи наглядно представлены на доске, проще выбрать, за что приниматься в первую очередь;
- не забывать о дедлайнах и важных событиях — можно ставить напоминания о сроках;
- следить, сколько времени уходит сбор и анализ информации, написание текста и другие задачи;
- хранить в одном месте важные документы, шаблоны писем, регламенты — во многих приложениях есть виртуальный диск или база знаний.
Рассмотрим подробнее популярные сервисы для планирования по Kanban — их функционал, преимущества и стоимость. В каждом из них можно начать использовать канбан-доски бесплатно.
Чтобы получить бесплатное упоминание в СМИ, отвечайте на запросы по вашей теме. Полный список смотрите на Pressfeed.
1. WEEEK
Российский сервис, в котором можно планировать задачи, вести сделки и контролировать эффективность работы. Составляйте расписание в формате канбан-доски, календаря на неделю и месяц, обычного списка либо диаграммы Ганта — временной шкалы с этапами задач.
Для заданий вы назначаете сроки и исполнителей, добавляете файлы, обсуждаете правки в комментариях, засекаете время, которое уходит на работу. Кастомизируйте задачи — меняйте цвета, теги и обложки, настраивайте приватность, фильтруйте таски по категориям, приоритетности, статусу выполнения, исполнителям.
Файлы и заметки можно сохранять в базу знаний, а для проектов создавать шаблоны.
Другие возможности:
- настраивайте уведомления в Телеграм, ВК или Slack для дедлайнов и действий других пользователей;
- импортируйте события из календарей Яндекс, Google и Apple;
- добавляйте в проекты файлы из других сервисов и работайте с ними внутри WEEEK — например, с гугл-документами и таблицами;
- некоторые действия можно автоматизировать — допустим, запускать таймер при перемещении задачи в колонку «В процессе»;
- есть встроенные дополнительные сервисы — ИИ-модель на основе ChatGPT, таймер Pomodoro и даже медитации;
- освоить сервис помогут подробные инструкции, а также встроенный ИИ-помощник для поиска нужного раздела;
- для индивидуального планирования и работы небольших команд доступ ко всем основным опциям бесплатный.
Минусы: количество досок в бесплатном тарифе ограничено.
Как подключиться: онлайн-версия, приложения для ПК и смартфонов.
Сколько стоит:
- бесплатный тариф — в формате «для себя» или для группы до 5 человек, включает до 7 проектов, в каждом можно добавлять до 5 досок;
- продвинутые тарифы — от 199 рублей за пользователя в месяц. Они расширяют список участников, дают безлимит на количество проектов и досок, возможность регулировать доступ к ним и приглашать «гостей» — добавлять внештатных сотрудников.
2. «ЛидерТаск»
Трекер задач для индивидуального и командного планирования. Помогает систематизировать дела, делегировать их членам команды и отслеживать выполнение.
Таски можно размещать на канбан-досках, в календаре и обычных списках, к карточкам прикреплять картинки, файлы, документы и голосовые сообщения.
Другие возможности:
- после регистрации сразу доступны шаблоны досок для работы, личных и семейных дел;
- подключайте уведомления о дедлайнах и встречах в Телеграм, ставьте задачи через бота;
- настраивайте шаблоны для регулярных задач;
- работайте с сервисом даже офлайн — все изменения синхронизируются при новом подключении;
- обсуждайте задания в чатах;
- есть бесплатный доступ для индивидуального пользования.
Минусы: на бесплатном тарифе можно работать только с одного устройства, а количество досок сильно ограничено.
Как подключиться: веб-версия, приложения для ПК и смартфонов, также есть коробочная версия для установки на свой сервер.
Сколько стоит:
- бесплатно — для использования на одном устройстве, можно добавить 3 доски, до 10 проектов и до 100 карточек;
- тариф «Премиум» за 3 199 рублей в год — для одного пользователя с синхронизацией на нескольких устройствах. Дает безлимит на количество проектов, досок и задач, 2 Гб для файлов в облаке, подключение к Телеграм;
- тариф «Бизнес» за 4 999 рублей в год на каждого участника — для групп от 2 человек, включает возможности «Премиума» + совместные доски и проекты.
Смотрите также:
Как составить контент-план. Программы, шаблоны и выбор тем
3. Kaiten
Российская платформа для построения рабочих процессов по методам Kanban и Scrum (работа короткими циклами). Размещайте таски на досках, таймлайне, в таблицах или календаре, ведите диалоги по ним в чатах. Если «рулите» несколькими проектами, комбинируйте таблицы в одном пространстве.
Внутри сервиса можно создавать инструкции и собирать их в базу знаний, хранить образцы документов, которые нужны в работе.
Другие возможности:
- автоматический перенос данных из зарубежных сервисов для планирования;
- есть таймтрекер и отчеты по выполнению задач с графиками;
- настраивайте оповещения о дедлайнах и встречах на почту или в Телеграм;
- автоматизируйте рутинные действия;
- ставьте ограничения на количество дел в день для лучшего фокуса;
- упорядочивайте задачи через создание «родительских» и «дочерних» карточек;
- работайте с обращениями клиентов через внутреннюю службу поддержки;
- в интерфейсе легко разобраться;
- все базовые функции доступны бесплатно для любого количества человек.
Как подключиться: веб-версия, мобильные приложения, серверная версия для крупных компаний.
Сколько стоит:
- бесплатно — все основные функции для работы с карточками и базой знаний, безлимит на участников;
- продвинутые тарифы от 420 рублей в месяц за 1 человека — включают родительские и дочерние таски, шаблоны заданий, дополнительные возможности. Первые 14 дней — бесплатно.
10 кейсов о росте трафика, продаж и продвижении бизнеса с помощью СМИ. Скачать!
4. Strive
Российский Kanban-сервис для компаний любого размера и самозанятых специалистов. Планируйте работу на досках, в календаре или на временной шкале Ганта, распределяйте поручения между коллегами.
Также Strive отлично подходит для хранения файлов с документацией по проектам и создания инструкций (регламентов) с тестами для новых членов команды.
Другие возможности:
- подключайте уведомления о дедлайнах в браузере, на смартфоне или в Телеграм;
- интегрируйте гугл-документы и таблицы в проекты и работайте с ними, не выходя из сервиса;
- отслеживайте, как идет работа, — иконки пользователей показывают, кто в данный момент выполняет задачу;
- добавляйте комментарии и прикрепляйте файлы в чатах задач;
- понятный и простой интерфейс;
- бесплатный доступ для групп до 10 человек.
Минусы: бесплатно в базе знаний можно хранить не больше 10 файлов.
Как подключиться: онлайн-версия, софт для ПК и смартфонов, есть и серверная версия.
Сколько стоит:
- бесплатный тариф — до 10 участников, до 3 рабочих пространств, хранение до 10 файлов и регламентов, без автоматизации;
- платный тариф за 225 рублей в месяц за 1 пользователя — все функции без ограничений, любое количество участников;
- коробочная версия для команд от 100 человек — рассчитывается индивидуально.
Смотрите также:
10 mindmap-сервисов, в которых разберется даже новичок
5. «Яндекс Трекер»
Сервис для организации рабочих процессов от «Яндекса», входит в систему онлайн-офиса Cloud. Подходит как для фрилансеров, так и для крупных компаний с объемным списком задач.
«Яндекс Трекер» позволяет объединить работу разных отделов в одном онлайн-пространстве, назначать задания и исполнителей, обсуждать результаты в чате, искать задачи по фильтрам.
При подключении можно выбрать один из шаблонов, а затем настроить его под себя. Например, для пиарщиков, авторов и маркетологов подойдут:
- модуль «Базовый» — канбан-доски для «одиночек» и небольших команд;
- модуль «Управление проектами» — система объединяет несколько направлений работ по разным проектам, планировать можно на досках или диаграмме Ганта.
Другие возможности:
- можно перенести процессы из других сервисов;
- экономьте время на рутине с помощью автодействий и шаблонов;
- контролируйте статусы задач на графиках и время, которое на них тратится;
- визуализируйте процессы в схемах с блоками-этапами и стрелочками;
- сервис рассчитан на высокие нагрузки и большие объемы данных;
- удобно подключить тем, кто уже использует онлайн-офис «Яндекса»;
- для маленьких команд доступ бесплатный.
Минусы: для работы необходим аккаунт «Яндекса», а чтобы разобраться в дополнительных функциях, нужно больше времени.
Как подключиться: облачная веб-версия, мобильные приложения.
Сколько стоит:
- бесплатно — для индивидуального использования и команд до 5 человек;
- от 360 рублей в месяц на человека — для коллектива из 5+ пользователей.
6. Shtab
Многофункциональный таск-менеджер с облачным хранилищем и кастомизацией.
В сервисе большой выбор инструментов для планирования — от канбан-досок до матрицы Эйзенхауэра. Изменяйте дизайн досок, добавляйте в карточки картинки и комментарии, сохраняйте шаблоны для регулярных тасков.
Если проектов много, их можно упорядочить с помощью папок и добавлять любое количество подразделов и вложений.
Другие возможности:
- есть учет времени и встроенный Pomodoro-таймер — работает даже офлайн;
- импорт данных из Jira и Trello;
- подключайтесь к телеграм-боту — ставьте через него задачи и получайте напоминания;
- связывайте задачи в последовательности;
- настраивайте уровни доступа к данным для коллег;
- смотрите статистику выполнения тасков по каждому члену команды;
- бесплатный доступ для небольших групп.
Минусы: в бесплатной подписке доступны только базовые функции.
Как подключиться: веб-версия, софт для ПК и смартфонов, коробочная версия.
Сколько стоит:
- бесплатно — до 5 участников, основной функционал, облачное хранилище на 1 Гб;
- продвинутые тарифы от 152 рублей за человека в месяц увеличивают объем диска и количество возможных пользователей, дают больше функций по автоматизации и настройке карточек. Бесплатный тест на 14 дней.
7. YouGile
Инструмент для организации задач и их делегирования команде. Планируйте этапы работы на канбан-досках и диаграмме Ганта, обсуждайте правки во встроенном мессенджере, делитесь с сотрудниками доступом к проектам и файлам.
Отчеты по результатам работы формируются в виде таблиц, их можно скачать в формате Excel.
Другие возможности:
- настраивайте шаблоны карточек и автоматическую передачу тасков исполнителям;
- прикрепляйте на карточки задач стикеры — пометки о приоритетности, дедлайне или собственные обозначения;
- создавайте сводки — подборки задач, выбранные по какому-либо признаку (например, просроченные);
- автоматически переносите события и задачи из Google-календаря и Trello;
- есть обучение по работе с системой для руководителей;
- полностью бесплатный доступ для группы до 10 пользователей.
Как подключиться: онлайн-версия, софт для ПК и мобильных устройств, коробочная версия.
Сколько стоит:
- все опции доступны бесплатно для первых 10 участников;
- с 11-го участника — от 495 рублей за 1 человека в месяц;
- серверная версия — от 849 рублей за 1 пользователя в месяц.
Смотрите также:
Как организовать работу на удаленке: 20 полезных сервисов и 6 советов
8. Teamly
Сервис объединяет функции Notion и Trello и позволяет управлять задачами с помощью умных таблиц и канбан-досок.
Используйте настройки карточек и колонок: выделяйте приоритетные задачи, сортируйте их по категориям, прикрепляйте файлы и заметки, подключайте уведомления о сроках. Планировать дедлайны можно по временной шкале Ганта или в календаре.
Другие возможности:
- храните файлы в облаке и делитесь доступом с сотрудниками;
- собирайте базу инструкций с тестами и опросами для обучения новых членов команды;
- автоматизируйте рутинные действия с карточками;
- используйте ИИ-помощник внутри сервиса;
- свободный доступ для небольших команд.
Минусы: в бесплатной подписке функционал ограничен, нет аналитики.
Как подключиться: веб-версия, мобильные приложения, возможна установка на сервер компании или создание приватного облака.
Сколько стоит:
- бесплатный вариант — до 7 участников, только базовые функции, 2 Гб памяти;
- платные пакеты — от 399 рублей в месяц для индивидуального пользования и от 199 рублей за человека для компаний. Включают полный доступ к возможностям сервиса, например, аналитику и отчетность, и увеличивают объем облачной памяти.
9. Аспро.Agile
Еще один российский планировщик для организации работы по методам Agile — Kanban и Scrum.
Пополняйте общий список всех задач (бэклог) и распределяйте их по приоритетности и категориям, назначайте ответственных, отправляйте правки во внутреннем чате.
Другие возможности:
- есть прямой перенос данных из Jira;
- следите за динамикой выполнения задач в отчетах;
- настраивайте уведомления и автодействия, например, перенос задачи из одной колонки в другую;
- пополняйте базу знаний для обучения новых членов команды;
- бесплатный доступ для личного использования и маленьких групп.
Минусы: бесплатный пакет опций сильно ограничен по количеству пользователей и проектов.
Как подключиться: веб-версия, мобильное приложение Аспро.Cloud.
Сколько стоит:
- бесплатная подписка — до 3 пользователей и до 3 проектов, базовые функции;
- PRO-тарифы от 1 990 рублей в месяц позволяют добавить больше участников и проектов. Плюсом идут расширенные настройки карточек и автоматизация, создание библиотеки данных. Есть пробный период на 14 дней.
Нет времени писать статьи для блога? Сделаем все для вас. Получите бесплатную консультацию.
10. Pyrus
Сервис для организации работы над проектами, документами и распределения задач среди членов команды.
Планируйте на канбан-досках, в списках и на календаре, обсуждайте задания во внутреннем мессенджере. Можно регулировать доступ сотрудников к настройкам, заявкам и отчетности.
Срочные задачи попадают в папку «Входящие», что помогает держать работу под контролем и ускорять согласования. А если нужно проинформировать о чем-то всю команду, оставляйте заметки в разделе «Объявления».
Другие возможности:
- отслеживайте время и прогресс по ходу работы;
- составляйте схемы процессов и шаблоны для повторяющихся задач;
- выстраивайте связи между карточками, добавляйте подзадачи;
- принимайте и обрабатывайте обращения от клиентов;
- сохраняйте шаблоны документов и собирайте их в базу знаний;
- в бесплатном тарифе вполне хватает функций для личного и командного планирования.
Минусы: канбан-доски в сервисе — вторичная функция, колонки нужно настраивать с нуля через создание подсписков.
Как подключиться: веб-версия, мобильные приложения, коробочная версия.
Сколько стоит:
- бесплатно — любое количество участников и задач, все базовые функции и 1 Гб облачной памяти;
- пакет «Облачный» за 415 рублей за человека в месяц включает также ведение клиентской базы, документооборот и 100 Гб памяти;
- пакет «Безоблачный», от 82 500 рублей за компанию в месяц — предполагает установку на свой сервер, регулярные обновления и безлимитный диск для файлов.
Смотрите также:
Российские аналоги сервисов для пиарщиков и маркетологов
11. MeisterTask
Международная платформа для постановки личных целей и командной работы по методу Kanban. Включает доски, списки, календарь и диаграмму Ганта, где можно распределять таски между исполнителями, прикреплять файлы и ставить сроки, настраивать оповещения.
Также доступна «Повестка дня» — личная доска, на которую вы можете перемещать актуальные задачи из разных проектов.
Другие возможности:
- сохраняйте образцы повторяющихся задач и заметки с важной информацией;
- используйте таймтрекер и графики эффективности процессов;
- интегрируйте сторонние приложения, например, Google Drive и электронную почту,
- есть бесплатная подписка для самозанятых специалистов и групп любого размера.
Минусы: хотя сайт работает в России, оплата возможна только зарубежными картами.
Как подключиться: веб-версия, софт для Windows и смартфонов.
Сколько стоит:
- бесплатно — до 3 проектов, сколько угодно участников и задач;
- продвинутые тарифы от $13,50 за человека в месяц — включают неограниченное количество проектов и заметок, настройки доступа для членов команды.
12. «Битрикс24»
«Битрикс24» — комплексная программа для организации работы бизнеса. Включает CRM-систему, конструктор сайтов, чаты и видеозвонки, таск-менеджер (раздел «Задачи и Проекты»).
Для планирования используйте канбан-доски, календарь или шкалу Ганта, общайтесь в мессенджере внутри сервиса, устраивайте созвоны, добавляйте к карточкам файлы.
Другие возможности:
- устанавливайте исполнителей и их доступ к файлам;
- собирайте базу знаний с файлами по проектам;
- интегрируйте платформу с другими приложениями из каталога подписки «Битрикс24 Маркетплейс»;
- используйте ИИ-помощника для создания пересказов и чек-листов;
- можно организовать все бизнес-процессы в одном месте;
- есть бесплатный доступ для любого количества человек.
Минусы:
- много лишних функций для тех, кому нужно только планирование;
- мало настроек для оформления досок и карточек «под себя».
Как подключиться: онлайн-версия, мобильные приложения, коробочная версия.
Сколько стоит:
- бесплатно — безлимит на количество участников, диск на 5 Гб, ограниченный набор функций;
- PRO-тарифы начинаются от 1 743 рублей в месяц на команду от 5 человек. Они увеличивают объем хранилища, дают больше функций для совместной работы, общения в чатах и ведения клиентов.
13. «Мегаплан»
Еще одна платформа для структурирования бизнес-процессов, управления сотрудниками и продажами, хранения документации по проектам.
Планируйте дела и поручения команде с помощью канбан-досок и диаграммы Ганта, контролируйте сроки, прогресс и результаты. Общайтесь в чатах и видеозвонках, подключайте оповещения о дедлайнах.
Другие возможности:
- контролируйте время выполнения работы и эффективность сотрудников;
- настраивайте автоматический перенос карточек из колонки в колонку;
- прикрепляйте файлы к таскам или формируйте из них базу знаний;
- добавляйте шаблоны для повторяющихся дел;
- доступны синхронизация с 1C и Google-календарем, подключение сторонних сервисов и приложений, например, Whatsapp и Телеграм, бухгалтерских программ;
- бесплатные обучающие материалы для освоения платформы.
Минусы: нет бесплатной подписки, только пробный доступ.
Как подключиться: онлайн-версия, мобильные приложения, коробочная версия.
Сколько стоит: от 454 рублей за 1 человека в месяц. Подписка включает 2 ТБ хранилища для файлов, инструменты для управления сотрудниками и работы с аналитикой. Более дорогие тарифы добавляют к списку возможностей CRM-систему. Есть бесплатный тестовый доступ на 14 дней.
Смотрите также:
Как CRM-маркетинг поможет компании вырасти в кризис
Что в итоге
Методика Kanban помогает организовать работу с контентом, поручать задачи сотрудникам, следить за соблюдением сроков.
Если вы работаете как фрилансер или сотрудник компании и хотите эффективно управлять своими задачами, попробуйте работу с канбан-досками бесплатно, например, в WEEEK, Kaiten, Strive, YouGile, Shtab. При расширении команды можно воспользоваться платными тарифами. А если нужна комплексная система управления бизнес-процессами, подойдут «Мегаплан» и «Битрикс24».
P.S. Ну а если вы слишком заняты планированием задач и не успеваете сами делать контент, искать для него темы и форматы, мы можем все сделать за вас. У Pressfeed есть услуга «Создание контента для корпоративных блогов». Мы напишем статьи для вашего блога или для СМИ, в которые вы хотите предложить свой материал. Оставляйте заявку на бесплатную консультацию по этой ссылке.