Бухгалтерия — это не только про цифры, но и про стратегию. От того, какую систему ведения учёта вы выберете, зависит комфорт работы, контроль за бизнесом и даже ваша уверенность в завтрашнем дне.
Разберемся в еженедельной статье от АК, какой формат и для чего используется💙
❓Что такое онлайн-бухгалтерия
Онлайн-бухгалтерия — это облачная платформа, доступная через браузер или приложение. Всё работает без установки: данные хранятся на серверах сервиса, доступ к ним — из любой точки при наличии сети.
🔥 Преимущества и недостатки онлайн-сервисов
Преимущества:
- Минимум рутины: налоги, отчётность, напоминания
- Доступ с любого устройства
- Нет затрат на установку и обслуживание
- Автоматические учитывания обновления законодательства
- Поддержка 24/7
- Защита данных: двухфакторная авторизация и контроль доступа
Недостатки:
- Зависимость от интернета
- Ограниченные настройки под специфические процессы
Кому подходит онлайн-бухгалтерия
✅ ИП и малый бизнес с простым учётом
✅ Удалённые команды, фрилансеры
✅ Предприниматели, стремящиеся сократить расходы
Кому не подойдёт:
⛔ Крупным компаниям с уникальными процессами
⛔ Тем, кому нужно локальное хранение данных
⛔ При необходимости глубокой кастомизации и интеграции
💙Что предлагает рынок?
👌🏻 Как перейти на онлайн-бухгалтерию — пошагово
— Оцените текущую систему: сколько времени и денег уходит?
Перед переходом стоит понять, что именно вы хотите улучшить. Сколько сейчас уходит часов на учёт, сдачу отчётности, согласование счетов и оформление первички? Сколько вы платите бухгалтеру, за почтовые расходы на отправку документов, лицензии 1С или услуги аутсорса? Это поможет зафиксировать точку А и понимать выгоды после перехода.
— Определите приоритеты: какие функции критичны?
Нужен ли вам расчёт зарплаты? Работа с НДС? Учет доходов по эквайрингу? Интеграция с банками или маркетплейсами? У разных платформ разные сильные стороны: где-то удобнее для ИП, где-то — для ООО на ОСНО с несколькими юрлицами. Составьте список «must have» — и подбирайте систему под свои задачи, а не наоборот.
— Выберите платформу: сравните тарифы, наличие пробного периода
Популярные сервисы — АК-Бухгалтерия, 1С:Фреш, Бухсофт. Проверьте, входит ли в стоимость отправка отчётности, КЭП, количество пользователей, поддержка, обновления законодательства. Желательно начать с тестового периода, чтобы оценить интерфейс и логику работы.
— Перенесите данные: справочники, документы, остатки
На этом этапе важно не просто «начать с нуля», а аккуратно перенести данные: контрагентов, сотрудников, остатки по счетам, товары, договора, сальдо. Многие платформы предлагают помощь при переходе или делают это за вас по доверенности. Чем аккуратнее перенос — тем меньше ошибок в будущем.
– Обучите сотрудников: короткие инструкции — ваш друг
Даже простая система вызовет трудности, если сотрудники не поймут, как оформлять счёт, загружать документ или согласовывать платёж. Однако многие сервисы предоставляют короткие видеоинструкции по работе с сервисом. Это ускорит адаптацию и снизит число ошибок в первые недели.
– Контролируйте работу: особенно в первые месяцы
Проверьте, правильно ли загружаются документы, уходят ли отчёты, корректно ли формируется отчётность. Назначьте ответственного или установите регулярный контроль: 1 раз в неделю просматривать ошибки, недостающие документы и невыполненные задачи. Через 1–2 месяца система начнёт работать на вас.
❓Можно ли совмещать 1С и онлайн-бухгалтерию?
Да! Если вы пока не готовы полностью перейти на одну из платформ или хотите вести бухгалтерию сразу в нескольких местах, подходящих под определенные функции. Это часто оптимальный вариант не только для крупного бизнеса, но и для малого.
🤔Почему бизнес продолжает использовать 1С?
1С — это мощный инструмент, который адаптируется под любые задачи.
Подходит для:
● Любых форм налогообложения
● Производств, сетей, холдингов
● Глубокой интеграции с ИТ-системами
● Работы без интернета (локально)
✅Варианты решений:
Базовая версия - ИП и микробизнес
Профессиональная версия - Компании среднего масштаба
Корпоративная версия - Холдинги, сложные корпоративные структуры
👀Когда стоит полностью перейти в облако
У вас типовой бизнес без сложных процессов
1️⃣ Если ваша компания не требует глубокой кастомизации — например, вы оказываете услуги, ведёте онлайн-магазин, агентство или кафе — то стандартные функции облачных решений (учёт, документы, CRM, кадры, зарплата) полностью покрывают потребности. Не нужно ничего «допиливать», всё работает из коробки — быстро, просто и надёжно.
2️⃣ Вы хотите сократить IT-расходы.
Облачные платформы избавляют от необходимости покупать дорогое оборудование, лицензии, серверы и оплачивать IT-поддержку. Вместо этого вы платите фиксированный тариф и получаете доступ к обновлениям, безопасности, резервному копированию и поддержке. Это особенно выгодно для малого и среднего бизнеса, где каждый рубль имеет значение.
3️⃣ Вся команда работает удалённо.
Если сотрудники находятся в разных городах или работают из дома, облачные системы позволяют всем подключаться к данным из любой точки мира — через браузер или мобильное приложение. Нет нужды настраивать удалённые подключения или держать сервер в офисе. Все видят актуальную информацию в реальном времени.
4️⃣ Нет критичной потребности в локальном хранении и кастомизации.
Если вы не работаете с гостайной, медицинскими данными или коммерческой тайной в узком понимании — облачное хранение безопасно, особенно если поставщик использует шифрование и сертифицированные ЦОД. Также, если вам не требуется сложная индивидуальная настройка под внутренние регламенты — типовые решения с API и модулями вполне подойдут.
💙Чек-лист: что выбрать?
🔹У вас типовой учёт? — Онлайн-сервисы
🔹Есть нестандартные процессы? — 1С или гибрид
🔹Работаете удалённо? — Облако
🔹Нужна глубокая интеграция с другими системами? — 1С
🔹Важна минимальная стоимость на старте? — Онлайн-сервисы
✔️Выбор правильной платформы — это не обременительное решение, а стратегическое решение.
Он позволяет:
● Автоматизировать рутину
● Сохранять контроль над сложным учётом
● Использовать сильные стороны обеих систем
Выбор между онлайн-бухгалтерией и 1С — это не вопрос «или-или», а вопрос приоритетов. Главное — трезво оценить потребности бизнеса и выбрать подходящий инструмент, а не следовать за трендами😇
С любовью,
Ваш АК💙