Любой бизнес-процесс начинается с данных: он получает их, обрабатывает и выдаёт результат. Иногда один процесс передаёт данные другому, сохраняя их в промежуточном источнике. Чтобы всё работало слаженно, данные должны быть точными, актуальными и поступать из проверенных источников.
В этой статье разберём, как правильно собирать данные для бизнес-процессов, на примере онлайн-магазина спортивной обуви.
1. Определение состава данных
Прежде чем собирать данные, нужно понять, какие именно данные нужны для процесса. Они должны быть необходимыми и достаточными — лишняя информация только усложнит работу.
Как определить состав данных?
- Изучить документацию по архитектуре хранения данных (если она есть и актуальна).
- Опросить исполнителей или владельцев процесса — они могут подсказать важные нюансы.
- Разобраться в информационной системе, если процесс автоматизирован.
Пример:
В процессе «Обновление каталога товаров» онлайн-магазину нужны:
✔ Цены в рублях
✔ Фотографии товаров
✔ Описания товаров
А вот данные о складских запасах здесь избыточны — они не влияют на обновление каталога. Также цена в иностранной валюте (например, в долларах) может быть противоречивой, так как курс меняется, а в каталоге нужна фиксированная цена в рублях.
2. Поиск источников данных
Когда список данных готов, нужно найти, откуда их брать. Источники можно классифицировать по способу хранения и по отношению к компании.
Классификация по способу хранения
- Информационные системы (1С, SAP, AmoCRM).
- Базы данных (MySQL, PostgreSQL).
- Файлы (Excel на компьютере, облачные хранилища).
- Сторонние сервисы (например, API Центробанка для курсов валют).
Основные классы информационных систем:
- Бухгалтерские (1С:Бухгалтерия) — финансы, активы.
- CRM (AmoCRM) — клиенты, продажи.
- Кадровые (1С:Зарплата и кадры) — сотрудники.
- ERP (SAP, 1С:ERP) — комплексное управление бизнесом.
Классификация по отношению к компании
- Внутренние (создаются внутри компании, например, база данных товаров).
- Внешние (данные от поставщиков, курсы валют).
Пример для онлайн-магазина:
- Цены → берутся из бухгалтерской системы (1С).
- Фотографии → приходят от производителя и хранятся в облаке.
- Описания → создаются контент-менеджером и хранятся в Excel.
3. Получение доступа к данным
Некоторые данные конфиденциальны (персональные данные, финансовая отчётность), поэтому доступ к ним нужно запрашивать.
Как получить доступ?
- Оформить запрос согласно регламенту компании.
- Получить разрешение от ответственного лица.
- Чаще всего доступ выдают только на чтение, без права редактирования.
Пример:
- Для получения цен из 1С нужно запросить доступ у менеджера проекта.
- Фотографии хранятся в облаке — нужен отдельный запрос.
- Описания товаров в Excel могут быть не защищены, если это просто тексты.
4. Оптимизация источников данных
Иногда данные дублируются или берутся из ненадёжных источников, что приводит к ошибкам.
Пример проблемы:
- В онлайн-магазине цены берутся автоматически из 1С.
- В офлайн-магазине цены обновляются вручную через Excel-файл.
- Из-за этого цены могут различаться, и клиенты возмущаются.
Решение:
- Убрать Excel-файл и настроить единый источник цен (например, синхронизацию с 1С).
Вывод:
Каждый источник данных должен иметь чёткое назначение и использоваться только там, где это необходимо.
Вывод: как правильно собирать данные?
- Определить, какие данные нужны для процесса.
- Найти источники (внутренние и внешние).
- Получить доступ, если данные защищены.
- Оптимизировать источники, убрав дублирование.
Следующий шаг — обработка данных, но об этом в следующей статье.
🔹 А вы сталкивались с проблемами из-за некорректных данных в бизнес-процессах? Делитесь в комментариях!