1. Первый контакт с клиентом
Самое начало. Обычно это звонок или сообщение в духе:
«Нам нужно провести мероприятие. Вы занимаетесь таким?» Здесь важно не просто сказать "да", а выяснить максимум: что за событие, сколько людей, где, когда, бюджет, стиль, ожидания. Чем больше информации — тем точнее будет предложение.
2. Бриф и предложение
После первого разговора мы составляем бриф — документ с ключевой информацией. На его основе готовится предложение: концепция, идеи, формат, примерная смета. Это тот момент, когда клиент начинает видеть картину будущего мероприятия, а ты — понимать, с кем имеешь дело.
3. Подписание договора
Когда обе стороны определились, подписываем договор. Это важный этап, где фиксируются: – сроки – объёмы – обязанности – оплата И, конечно, предоплата — без неё не двигаемся.
4. Подбор подрядчиков и площадки
Начинается самое «вкусное» — подбор всего, что сделает событие живым: – зал/площадка – ведущий – кейтеринг – фотограф/видеограф – декор – звук, свет, сцена И тут всегда появляются нюансы: кто-то занят, кто-то завышает цену, кто-то отменяется в последний момент. Важно держать руку на пульсе и иметь запасные варианты.
5. Подготовка и тайминг
Это этап, когда всё «складывается» в единый сценарий: кто, во сколько, что делает. Создаётся тайминг, ведутся созвоны с подрядчиками, проверяется логистика, закупаются материалы. Если ты хорошо поработал здесь — день мероприятия пройдёт спокойно. Если нет — готовься бегать с квадратными глазами.
6. Проведение мероприятия
День «Х». Всё уже не в теории, а в реальности. Организатор — как дирижёр невидимого оркестра. Никто его не видит, но если он уйдёт — всё начнёт фальшивить. Ты следишь за таймингом, координируешь людей, решаешь проблемы на ходу и улыбаешься, даже если внутри всё горит.
7. Финал и расчёты
После мероприятия — разбор: – расчёт с подрядчиками – сбор отзывов – закрытие проекта – иногда — анализ, что пошло не так И только потом — выдох. Хотя нет, уже следующий клиент пишет:
«Вы нам нужны через две недели. Освободите дату?»
Вывод
Организация мероприятия — это не про «шарики и фуршет». Это управляемый процесс, где важно всё: от звонка до фургона с оборудованием. Хорошее событие никогда не рождается само. Оно — результат множества решений, компромиссов, ночных переписок и желания сделать красиво.
Теги:
#организация мероприятий, ивент, event, мероприятие, сценарий, тайминг, лайфхаки, подрядчики, ивент-менеджер