Компания-производитель, являющаяся лидером рынка РФ с 2021 по 2025 год. Было принято решение о внедрении корпоративного портал «1С-Битрикс24» для 250 пользователей. Предприятие специализируется на полном производственном цикле различных видов спецодежды и СИЗ.
Среди клиентов компании преобладают государственные контракты (90% портфеля), а также крупные коммерческие организации, включая «М.Видео», «Магнит», «Пятёрочку» и другие ведущие фирмы.
Компания «Смарт Прожектс» осуществила комплексное внедрение системы. Был проведен тщательный аудит регламентов и бизнес-процессов компании. Было выявлено множество учётных и самописных систем, требующих интеграции: собственный сервер телефонии, СКУД, 1С и другие. Сформированы требования бизнеса к автоматизации и на основании их составлено техническое задание.
Основные цели внедрения:
- Отказ от коммуникации в мессенджерах
- Переход на электронный документооборот
- Внедрение производственной логики (45 рабочих дней на производство, 20 дней на предварительную работу с заказами)
- Миграция данных из Excel в «1С-Битрикс24»
- Внедрение KPI для офисных подразделений
- Настройка системы отчётности для руководителей
Для обеспечения бесшовного внедрения было принято решение разбить весь проект на этапы. Это позволило уделить больше внимания качеству внедрения и снизить финансовую нагрузку.
Процесс внедрения включал следующие этапы:
- Разработка технического задания
- Настройка корпоративного портала и документооборота
- Настройка CRM
- Интеграция с существующими системами
- Разработка инструкций и обучение персонала
Для удовлетворения специфических потребностей клиента были внесены доработки в ряд модулей системы:
- модуль учёта рабочего времени был интегрирован со СКУД: рабочий день начинается и заканчивается автоматически при проходе через турникет
- табель учёта перевели в автоматический режиме, подключили учёт больничных и отпусков через бизнес-процессы в новостной ленте.
По результатам внедрения коробочного решения руководители компании отметили значительное повышение эффективности работы более 200 офисных сотрудников. Система обеспечила прозрачную визуализацию KPI по всем отделам и автоматизированным процессам. Компания продолжает активно внедрять новые инструменты и доработки, совершенствуя работу с системой.
Внедрение корпоративного портала «1С-Битрикс24»
Корпоративной часть
- ·Лента новостей
- Добавлены расширенные права доступа
- Настроены бизнес-процессы для электронного согласования:
- Оплата счетов
- Заявление на отпуск (автоматическое внесение в табель)
- Заявление на командировку (автоматическое внесение в табель)
- Заявки на IT-инфраструктуру (компьютеры, оргтехника, сети)
- Обращение в техподдержку
- Заявки на закупки
- Организация рабочих мест
- HR-процессы (подбор персонала)
- Услуги водителя
- Хозяйственное обеспечение
- Управление расходными материалами
- Заказ канцелярских товаров и визиток
- Курьерская доставка
- Оформление пропусков для посетителей
Скриншот с портала:
- Доработан «отчет по задачам» для клиента. Все коммуникации отдела с отделом идут через задачи:
Скриншот с портала:
Автоматизации коммуникации между сотрудниками
- Согласования всех договоров в компании через отельный инструмент и отчет через Смарт Процесс - "Согласование договоров"
- Для упрощения было реализовано создание задачи на согласование и невозможность закрыть задачу без заполнения определенных полей, влияющих на автоматизацию процесса. Если необходимые поля заполнены - задача закрывается автоматически.
- Все необходимые процессы согласования были оцифрованы, что обеспечило полную прозрачность регламентов и в несколько раз ускорило согласование.
- Отдельно реализован реестр договоров. Он заполняется автоматически в Смарт Процессе.
Скриншоты:
- Реализован автоматический Смарт Процесс - "KPI отделов". Для каждого из Руководителей он создается автоматически по заданным числам.
- Срок действия сдачи отчетов регламентирован сроками задач и автоматизацией.
- Реализован отчет, в котором выводится информация по согласованным документам.
Скриншоты:
Автоматизация отдела персонала HR
- Для обработки заявок на подбор кандидатов и сбор резюме настроены отдельные (не штатные) интеграции с «АВИТО и HH» для парсинга резюме в контакты и отельный «Смарт Процесс».
Скриншоты:
- Контакты выведены кастомные поля, видимые только для HR.
- Другие процессы компании с помощью инструмента «Смарт Процессы»
Внедрение CRM и интеграции
- Создан инструмент административной работы и коммуникаций «отдела с отделом»
- Обработка заявок и тендеров с помощью отдельной воронки
- Настроены все бизнес-процессы обработки новых клиентов, коммерции и заявок на участие в тендерах.
- Переименованы все сущности в CRM и скрыты лишние разделы.
Автоматизированы отделы коммерческого департамент:
- Отдел продаж
- Отдел аккаунтинга
- Отдел закупок
- Отдел работы с подрядчиками
Оптимизирована работа с новыми клиентами:
- Настроены интеграции для сбора лидов (сайт, телефония, почты)
- Настроено распределение лидов и источники.
- Настроены карточка лидов и воронка.
- Бизнес-процессы обработки лидов (роботы и бизнес-процессы, движение по воронке делает система по бизнес-процессу компании, менеджер не трогает воронки)
Скриншоты:
Работа с проектами «Заявки на участие в тендере и коммерция»
После того как лид согласен на расчеты по его запросу, или это заявка на участие в тендере, вся информация заноситься в сделки «Проекты».
Скриншот:
Бизнес-процессы
В данном разделе для расчетов проекта подключается много отделов по Бизнес процессу компании - это «ПЭО», конструктора, плоттеры, дизайнеры и т.д.
Бизнес-процесс "Сценарии"
С помощью инструмента бизнес-процессы (задачи и автоматизация) движение идет по нужному сценарию. У компании может быть 3 варианта (собственное производство, закупка, переработчик) или могут быть сразу 3 варианта или 2 в одном проекте.
Движение по воронке идет автоматически. Менеджеру достаточно заполнить обязательные поля и запустить процесс после проверки РОПом.
На проработку коммерции и тендеров сотрудникам компании дается 20 рабочих дней. Для этого у каждой задачи есть крайний срок и регламент по времени закрытия автоматизации и задач. После заполнения автоматизаций отделами, все подгружается в карточку проекта с подробной историей.
После всех расчетов по тендеру или коммерции идет передача в отдел сопровождения проектов.
Бизнес-процесс "Передача и шаблон документа"
После принятия заказа, менеджер сопровождения автоматически становиться ответственным за сделку. Она копируется по 2 путям – заказ покупателя или заказ давальца. Для этого реализованы 2 отдельных направления сделок, после чего они выгружаются в учетную систему.
Так же на предварительной работе есть много нюансов, для этого были реализованы «воронка образцы» со своими бизнес-процессами, заявки конструкторам, заявки операторам плоттера.
После выгрузки заказа покупателя в учетную систему, смежные отделы наполняют его документами и товарами, и от этого через 600 секунд после заполнения и проверок идет выгрузка обратно в «1С-Битрикс 24».
Бизнес-процесс "Проект 45 дней"
Создается проект «45 дней». По нормам и современным реалиям компания поставила себе рамки 45 рабочих дней на отгрузку любого заказа клиенту, чтобы быть конкурентоспособными на рынке этой сферы.
В проект «45 дней» заложены большое число инструментов в «Битрикс 24» включая разработанный отчет «Производственный календарь»
Так выглядит воронка (пример) по «заказам покупателей»
В воронке настроены свои Бизнес-процессы от момента получения денег и отгрузки клиенту.
Бизнес-процесс "Паспорта изделий"
После наполнения товаров из учетной системы, на каждый товар в Битрикс24 обработкой через «Смарт Процессы» создаются «Паспорта изделий»:
- Собственное производство
- Заявка на закупку
- Заказ переработчик.
У каждого паспорта изделия есть своя воронка и бизнес-процессы. Менеджер контролирует отгрузку по всем товарам в режиме реального времени.
Движение по воронкам идет автоматически с помощью настроенных бизнес-процессов.
Скриншот:
Движение по всем этапам идет автоматически.
Отчет «Производственный календарь»
- Отслеживает сроки по заказам и не выйти за регламент 45 дней.
Скриншот:
Таким образом компания контролирует все заказы и изделия по каждому заказу. Автоматизация бизнеса с помощью сервисов "Битрикс24" играет огромную роль в становлении рынка и легкой промышленности. Предоставляет компаниями сильное конкурентное преимущество и повышает контроль качества выпускаемой продукции.